促銷用品管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司促銷用品的管理，確保促銷用品的合理采購、有效使用、妥善保管及準確核銷，提高促銷活動的效果和資源利用效率，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及促銷用品管理的部門和人員，包括但不限于市場營銷部門、銷售部門、門店運營部門等。3.定義促銷用品：指公司為促進產(chǎn)品銷售、提升品牌知名度等目的，在各類促銷活動中使用的物品，包括但不限于宣傳海報、宣傳單頁、促銷贈品、展示道具等。促銷用品的采購管理1.需求預(yù)測與計劃各部門應(yīng)根據(jù)促銷活動計劃和業(yè)務(wù)需求，提前[X]周制定促銷用品需求預(yù)測表，詳細列出所需促銷用品的種類、規(guī)格、數(shù)量等信息。市場營銷部門負責匯總各部門的需求預(yù)測表，結(jié)合公司整體促銷策略和市場動態(tài)，制定年度促銷用品采購計劃，并提交至采購部門。2.采購審批采購部門依據(jù)年度促銷用品采購計劃進行采購操作。對于單次采購金額在[X]元以下的促銷用品，由采購部門負責人審批；超過該金額的采購項目，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門應(yīng)嚴格按照公司采購流程選擇合格的供應(yīng)商進行采購，確保所采購的促銷用品質(zhì)量符合要求，價格合理。3.采購合同管理采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同時，應(yīng)明確促銷用品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、驗收方式等條款，確保合同條款清晰、準確、完整。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本提交至財務(wù)部門和相關(guān)使用部門備案，以便跟蹤采購進度和進行后續(xù)管理。促銷用品的庫存管理1.入庫管理促銷用品到貨后，采購部門應(yīng)及時通知倉庫管理人員進行驗收。倉庫管理人員應(yīng)依據(jù)采購合同和送貨清單，對促銷用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行仔細核對。驗收合格的促銷用品，倉庫管理人員應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明促銷用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息，并將入庫單分別提交至采購部門和財務(wù)部門。對于驗收不合格的促銷用品，倉庫管理人員應(yīng)及時與采購部門溝通，由采購部門負責與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。2.庫存盤點倉庫管理人員應(yīng)定期對促銷用品進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月[X]日，盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制庫存盤點表，詳細記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)庫存差異，倉庫管理人員應(yīng)及時查明原因，并填寫庫存差異報告，說明差異情況、產(chǎn)生原因及處理建議。庫存差異報告經(jīng)倉庫主管審核后，提交至財務(wù)部門和相關(guān)部門進行處理。3.庫存安全管理倉庫應(yīng)具備良好的倉儲條件，確保促銷用品的存儲安全。倉庫應(yīng)設(shè)置防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，定期檢查維護，確保設(shè)施完好有效。倉庫管理人員應(yīng)嚴格遵守倉庫管理制度，嚴禁無關(guān)人員進入倉庫。對于易燃易爆、有毒有害等特殊促銷用品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放和管理，并采取相應(yīng)的安全防護措施。促銷用品的發(fā)放管理1.發(fā)放流程各部門因促銷活動需要領(lǐng)用促銷用品時，應(yīng)填寫促銷用品領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用部門、促銷活動名稱、促銷用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交至部門負責人審批。部門負責人審批通過后，領(lǐng)用申請表交至倉庫管理人員。倉庫管理人員依據(jù)申請表發(fā)放促銷用品，并在領(lǐng)用申請表上簽字確認，同時更新庫存臺賬。領(lǐng)用部門應(yīng)指定專人負責促銷用品的領(lǐng)取和保管，確保促銷用品的安全和合理使用。2.發(fā)放記錄倉庫管理人員應(yīng)建立促銷用品發(fā)放臺賬，詳細記錄促銷用品的發(fā)放日期、領(lǐng)用部門、促銷活動名稱、促銷用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。發(fā)放臺賬應(yīng)定期與庫存臺賬進行核對，確保賬賬相符。財務(wù)部門應(yīng)定期對促銷用品的發(fā)放記錄進行檢查，核實發(fā)放的真實性和合理性，防止出現(xiàn)違規(guī)發(fā)放的情況。促銷用品的使用管理1.使用規(guī)范各部門在使用促銷用品時，應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定的使用方法和范圍進行操作，確保促銷用品的使用效果和安全性。促銷用品的使用應(yīng)符合公司品牌形象和宣傳策略，不得擅自更改促銷用品的內(nèi)容、形式或用途。對于促銷贈品，應(yīng)建立嚴格的發(fā)放登記制度，確保贈品發(fā)放給目標客戶，并做好相關(guān)記錄。2.現(xiàn)場管理在促銷活動現(xiàn)場，各部門應(yīng)安排專人負責促銷用品的布置、展示和維護，確保促銷用品擺放整齊、美觀，展示效果良好。促銷活動結(jié)束后，現(xiàn)場工作人員應(yīng)及時清理促銷用品，妥善保管剩余的促銷用品，并將可回收利用的促銷用品交回倉庫進行統(tǒng)一處理。3.效果評估市場營銷部門應(yīng)定期對促銷用品的使用效果進行評估，收集客戶反饋和市場數(shù)據(jù)，分析促銷用品對銷售業(yè)績、品牌知名度等方面的影響。根據(jù)效果評估結(jié)果，市場營銷部門應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進建議，為后續(xù)促銷活動中促銷用品的管理和使用提供參考依據(jù)。促銷用品的核銷管理1.核銷流程促銷活動結(jié)束后，各部門應(yīng)及時對促銷用品的使用情況進行統(tǒng)計和匯總，填寫促銷用品核銷申請表，注明促銷活動名稱、促銷用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用情況等信息，并附上相關(guān)證明材料（如活動照片、客戶簽收記錄等）。促銷用品核銷申請表經(jīng)部門負責人審核后，提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門依據(jù)采購合同、入庫單、發(fā)放記錄等資料，對促銷用品的核銷申請進行審核。審核通過后，財務(wù)部門辦理促銷用品的核銷手續(xù)，將核銷金額計入相關(guān)費用科目，并在財務(wù)賬目中進行相應(yīng)處理。2.核銷監(jiān)督審計部門應(yīng)定期對促銷用品的核銷情況進行審計監(jiān)督，檢查核銷流程是否合規(guī)、核銷依據(jù)是否充分、核銷金額是否準確等。如發(fā)現(xiàn)核銷過程中存在問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進行整改。對于違規(guī)行為，應(yīng)按照公司規(guī)定追究相關(guān)人員的責任。促銷用品的報廢管理1.報廢條件促銷用品出現(xiàn)以下情況之一的，可申請報廢：因質(zhì)量問題無法正常使用，且無法修復(fù)或修復(fù)成本過高的；因市場變化、促銷活動調(diào)整等原因，不再需要使用且無其他用途的；超過保質(zhì)期或使用期限，已失去使用價值的。2.報廢申請與審批倉庫管理人員發(fā)現(xiàn)促銷用品符合報廢條件時，應(yīng)填寫促銷用品報廢申請表，注明報廢促銷用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報廢原因等信息，并提交至部門負責人審批。部門負責人審批通過后，報廢申請表交至財務(wù)部門和相關(guān)部門進行審核。對于價值較高的促銷用品報廢，還需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.報廢處理經(jīng)審批同意報廢的促銷用品，倉庫管理人員應(yīng)按照公司規(guī)定的報廢處理方式進行處理。對于可回收利用的促銷用品，應(yīng)聯(lián)系相關(guān)回收單位進行回收處理；對于不可回收的促銷用品，應(yīng)按照環(huán)保要求進行妥善處置，確保不對環(huán)境造成污染。報廢處理完成后，倉庫管理人員應(yīng)在庫存臺賬中核銷報廢的促銷用品，并將報廢處理情況及時反饋至財務(wù)部門和相關(guān)部門。罰則1.對于違反本制度規(guī)定，擅自采購、使用、發(fā)放、核銷促銷用品的部門和人員，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰。2.因