保密郵件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保密郵件的管理，確保公司機(jī)密信息的安全，防止公司機(jī)密信息的泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在使用公司郵件系統(tǒng)過程中涉及保密郵件的管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：所有涉及公司機(jī)密的郵件必須嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得向任何第三方披露。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)郵件內(nèi)容的敏感程度，對(duì)保密郵件進(jìn)行分級(jí)管理，采取相應(yīng)的保密措施。3.規(guī)范操作原則：?jiǎn)T工在處理保密郵件時(shí)，必須嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的流程和操作規(guī)范進(jìn)行，確保郵件的安全傳遞和存儲(chǔ)。二、保密郵件的定義與分級(jí)（一）保密郵件的定義保密郵件是指涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息、人事信息等機(jī)密內(nèi)容的郵件。（二）保密郵件的分級(jí)1.絕密級(jí)：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大技術(shù)突破、關(guān)鍵財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等極其重要且一旦泄露將給公司帶來巨大損失的信息。2.機(jī)密級(jí)：涉及公司重要業(yè)務(wù)信息、客戶關(guān)鍵信息、內(nèi)部管理策略等，泄露后可能對(duì)公司業(yè)務(wù)產(chǎn)生較大影響的信息。3.秘密級(jí)：涉及公司一般業(yè)務(wù)信息、普通客戶資料等，泄露后可能對(duì)公司正常運(yùn)營(yíng)造成一定影響的信息。三、保密郵件的發(fā)送與接收（一）發(fā)送保密郵件的要求1.明確收件人：發(fā)送保密郵件前，必須明確收件人，確保郵件僅發(fā)送給需要知曉該機(jī)密信息的人員。嚴(yán)禁將保密郵件發(fā)送給無關(guān)人員。2.正確標(biāo)注密級(jí)：在郵件主題前顯著標(biāo)注郵件的密級(jí)，如“[絕密級(jí)]關(guān)于新產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃”。3.加密處理：對(duì)于絕密級(jí)和機(jī)密級(jí)保密郵件，必須進(jìn)行加密處理。可使用公司指定的加密軟件或工具對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行加密，確保郵件在傳輸過程中的安全性。4.審批流程：發(fā)送絕密級(jí)保密郵件，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。發(fā)送機(jī)密級(jí)保密郵件，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。發(fā)送秘密級(jí)保密郵件，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。審批通過后，方可發(fā)送保密郵件。發(fā)送人應(yīng)留存審批記錄，以備查閱。（二）接收保密郵件的要求1.及時(shí)查收：?jiǎn)T工應(yīng)定期查收郵件，確保及時(shí)接收保密郵件。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)的保密郵件，應(yīng)優(yōu)先處理。2.確認(rèn)密級(jí)：接收保密郵件時(shí)，首先查看郵件主題前的密級(jí)標(biāo)注，確認(rèn)郵件的敏感程度。3.妥善保存：將接收的保密郵件妥善保存于公司指定的存儲(chǔ)位置或個(gè)人加密文件夾中，不得隨意轉(zhuǎn)發(fā)、復(fù)制或刪除。四、保密郵件的閱讀與處理（一）閱讀保密郵件的要求1.在指定環(huán)境閱讀：?jiǎn)T工應(yīng)在公司內(nèi)部辦公區(qū)域或經(jīng)授權(quán)的安全環(huán)境下閱讀保密郵件，不得在公共場(chǎng)所或不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中閱讀。2.嚴(yán)格限制知悉范圍：閱讀保密郵件時(shí)，應(yīng)確保只有需要知曉該信息的人員在場(chǎng)，嚴(yán)格限制知悉范圍。不得將保密郵件內(nèi)容告知無關(guān)人員。3.不得私自留存副本：未經(jīng)授權(quán)，不得私自留存保密郵件的副本。閱讀完畢后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。（二）處理保密郵件的要求1.及時(shí)回復(fù)：對(duì)于需要回復(fù)的保密郵件，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行回復(fù)，并確保回復(fù)內(nèi)容的準(zhǔn)確性和保密性。回復(fù)郵件時(shí)，同樣要按照發(fā)送保密郵件的要求進(jìn)行標(biāo)注密級(jí)、加密處理和審批流程。2.妥善歸檔：處理完畢的保密郵件，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)確保郵件的完整性和可追溯性。3.銷毀處理：對(duì)于不再需要保存的保密郵件，應(yīng)按照公司規(guī)定的銷毀流程進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、刪除等方式，確保郵件內(nèi)容無法恢復(fù)。五、保密郵件的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.公司郵件服務(wù)器存儲(chǔ)：公司保密郵件應(yīng)存儲(chǔ)于公司郵件服務(wù)器的加密存儲(chǔ)區(qū)域，由公司信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)維護(hù)和管理。2.個(gè)人加密文件夾存儲(chǔ)：?jiǎn)T工可在個(gè)人電腦中設(shè)置加密文件夾，用于存儲(chǔ)個(gè)人接收和處理的保密郵件。加密文件夾應(yīng)使用公司指定的加密軟件進(jìn)行加密，并設(shè)置強(qiáng)密碼。（二）保管責(zé)任1.信息技術(shù)部門：負(fù)責(zé)公司郵件服務(wù)器存儲(chǔ)的保密郵件的日常維護(hù)、備份和安全管理，確保郵件數(shù)據(jù)的完整性和安全性。定期對(duì)郵件服務(wù)器進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，防止數(shù)據(jù)泄露。2.員工個(gè)人：負(fù)責(zé)個(gè)人加密文件夾中保密郵件的保管，確保密碼安全。不得將個(gè)人加密文件夾的密碼告知他人。如發(fā)現(xiàn)密碼泄露或存在安全風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)更換密碼。（三）存儲(chǔ)期限1.絕密級(jí)保密郵件：存儲(chǔ)期限為[X]年，自郵件生成之日起計(jì)算。2.機(jī)密級(jí)保密郵件：存儲(chǔ)期限為[X]年，自郵件生成之日起計(jì)算。3.秘密級(jí)保密郵件：存儲(chǔ)期限為[X]年，自郵件生成之日起計(jì)算。存儲(chǔ)期限屆滿后，由信息技術(shù)部門或員工個(gè)人按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。六、保密郵件的安全審計(jì)與監(jiān)督（一）安全審計(jì)1.信息技術(shù)部門：公司信息技術(shù)部門應(yīng)建立郵件系統(tǒng)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)保密郵件的發(fā)送、接收、閱讀、處理、存儲(chǔ)等操作進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和記錄。審計(jì)記錄應(yīng)至少保存[X]年，以備查閱。2.審計(jì)內(nèi)容：審計(jì)內(nèi)容包括郵件的發(fā)送時(shí)間、發(fā)件人、收件人、主題、密級(jí)、內(nèi)容摘要、操作時(shí)間等信息。通過審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常操作行為，防止保密郵件泄露。（二）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部監(jiān)督：公司人力資源部門和各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)員工處理保密郵件的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保員工嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)督促整改。2.外部審計(jì)：公司可定期聘請(qǐng)外部專業(yè)審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司保密郵件管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，評(píng)估制度的有效性和合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)并提出改進(jìn)建議。七、保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.定期培訓(xùn)：公司人力資源部門應(yīng)制定保密郵件管理培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織員工進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括保密郵件的定義、分級(jí)、發(fā)送與接收要求、閱讀與處理規(guī)范、存儲(chǔ)與保管責(zé)任、安全審計(jì)與監(jiān)督等方面。2.新員工培訓(xùn)：對(duì)于新入職員工，應(yīng)在入職培訓(xùn)中增加保密郵件管理相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)，使其了解公司保密郵件管理制度的基本要求和操作流程。（二）培訓(xùn)方式1.集中授課：采用集中授課的方式，由公司內(nèi)部專家或外部專業(yè)講師對(duì)員工進(jìn)行保密郵件管理知識(shí)的講解和培訓(xùn)。2.案例分析：通過實(shí)際案例分析，讓員工了解保密郵件泄露可能帶來的后果，增強(qiáng)員工的保密意識(shí)。3.在線學(xué)習(xí)：提供在線學(xué)習(xí)平臺(tái)，員工可自主學(xué)習(xí)保密郵件管理相關(guān)知識(shí)和技能，方便員工隨時(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)和復(fù)習(xí)。八、保密責(zé)任與處罰（一）保密責(zé)任1.員工責(zé)任：公司全體員工有責(zé)任遵守本制度規(guī)定，妥善處理保密郵件，確保公司機(jī)密信息的安全。如因個(gè)人疏忽或故意行為導(dǎo)致保密郵件泄露，將依法追究其責(zé)任。2.部門負(fù)責(zé)人責(zé)任：各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工保密郵件管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，確保本部門員工嚴(yán)格遵守制度規(guī)定。如因部門管理不善導(dǎo)致保密郵件泄露，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。（二）處罰措施1.警告：對(duì)于初次違反保密郵件管理制度，情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責(zé)令其立即整改。2.罰款：對(duì)于違反保密郵件管理制度，情節(jié)較重的員工，給予罰款處理，罰款金額根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度確定。3.解除勞動(dòng)合同：對(duì)于故意泄露保密郵件，給公司造成重大損失的員工，公司將依法解除勞動(dòng)合同，并追究其法律責(zé)任。4.其他處罰：對(duì)于因違反保密郵件管理制度給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司有權(quán)要求其賠償相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí)，公司將視情節(jié)嚴(yán)重程度，對(duì)相關(guān)責(zé)任人采取其他相應(yīng)的處罰措施，如限制晉升、取消評(píng)優(yōu)資格等。九、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人力