信息核查管理制度一、總則（一）目的為規范公司信息核查工作流程，確保公司所掌握的各類信息真實、準確、完整，有效防范信息風險，保障公司的正常運營和健康發展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司有業務往來的合作伙伴、供應商、客戶等相關方。（三）基本原則1.真實性原則：信息核查工作應基于客觀事實，確保所獲取的信息真實可靠。2.準確性原則：對核查的信息進行細致核對，保證信息的準確無誤。3.完整性原則：全面收集相關信息，避免遺漏重要內容。4.及時性原則：及時開展信息核查工作，確保信息的時效性。二、信息核查的內容與范圍（一）員工信息核查1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯系方式等。2.學歷信息：核實學歷證書的真實性、有效性，通過學信網等官方渠道進行查詢驗證。3.工作經歷：與前雇主進行背景調查，確認工作起止時間、職位、工作職責、工作表現等信息。4.職業資格證書：核查各類職業資格證書的真偽及有效性。5.違法違紀記錄：通過相關渠道查詢員工是否存在違法犯罪、違紀違規等不良記錄。（二）合作伙伴信息核查1.公司基本信息：包括公司名稱、注冊地址、法定代表人、注冊資本、經營范圍、股權結構等。2.經營狀況：了解合作伙伴的經營業績、財務狀況、市場口碑等。3.信用記錄：查詢合作伙伴的信用評級、是否存在債務糾紛、訴訟案件等信用問題。4.資質證書：核實其相關業務資質證書的真實性與有效性。（三）供應商信息核查1.公司資質：確認供應商是否具備合法經營資質，如營業執照、生產許可證、行業準入證等。2.生產能力：考察供應商的生產設備、生產工藝、生產規模等，評估其生產能力是否滿足公司需求。3.產品質量：了解供應商的產品質量控制體系，查看相關質量認證文件，必要時進行樣品檢測。4.價格與成本：分析供應商的報價合理性，了解其成本結構，評估其價格優勢。5.售后服務：考察供應商的售后服務能力與承諾，包括響應時間、維修保障等。（四）客戶信息核查1.基本信息：包括客戶名稱、聯系人、聯系方式、地址、經營范圍等。2.信用狀況：評估客戶的信用等級、付款記錄、信用額度等，防范信用風險。3.經營穩定性：了解客戶的經營狀況、市場份額、發展前景等，判斷其合作的可持續性。三、信息核查的流程與方法（一）信息收集1.內部信息：員工入職時需填寫詳細的個人信息登記表，并提交相關證明材料，如身份證、學歷證書、職業資格證書等原件及復印件。對于合作伙伴、供應商、客戶等相關方，業務部門在合作洽談階段應收集對方的基本信息資料，并要求其提供必要的證明文件。2.外部信息：通過以下途徑收集外部信息：官方網站：查詢政府部門、行業協會、企業官網等發布的公開信息。信用機構：利用專業信用評級機構提供的信息。第三方平臺：借助企業信息查詢平臺、招聘背景調查平臺等獲取相關信息。實地考察：對合作伙伴、供應商等進行實地走訪，核實其實際經營情況。電話訪談：與相關人員進行電話溝通，核實信息的真實性。（二）信息初審1.資料完整性審查：對收集到的信息資料進行初步審核，檢查是否齊全、完整，如發現資料缺失或不符合要求，及時通知相關人員補充完善。2.邏輯一致性審查：核對信息之間的邏輯關系，如工作經歷與學歷背景是否相符，出生日期與身份證號碼是否一致等，對存在邏輯矛盾的信息進行重點關注。（三）信息核實1.學歷信息核實：通過學信網等官方學歷查詢平臺，輸入學歷證書編號、姓名、身份證號碼等關鍵信息進行在線驗證。對于國外學歷，可委托專業的學歷認證機構進行認證核實。2.工作經歷核實：與前雇主的人力資源部門或相關負責人取得聯系，通過電話、郵件或傳真等方式，核實員工的工作經歷、職位、離職原因等信息。必要時，可要求提供離職證明、工作表現評價等書面材料。3.信用記錄核實：通過中國執行信息公開網、信用中國等官方網站，查詢相關方的信用記錄，包括是否存在失信被執行人、重大稅收違法案件當事人、政府采購嚴重違法失信行為等信息。4.資質證書核實：對于各類資質證書，可通過發證機關的官方網站、咨詢熱線等渠道進行核實，確認證書的真實性與有效性。（四）信息反饋與處理1.核查結果反饋：信息核查人員應及時將核查結果反饋給相關部門或人員。對于核實無誤的信息，予以存檔備案；對于存在問題的信息，詳細說明問題所在及核查情況。2.問題處理：根據核查結果，采取相應的處理措施：員工信息問題：如發現員工提供虛假信息，公司將視情節輕重，給予警告、解除勞動合同等處理，并要求員工承擔相應的法律責任。合作伙伴、供應商、客戶信息問題：對于存在嚴重信用問題或資質不符的相關方，暫停或終止合作關系，并及時采取措施降低可能帶來的風險。四、信息核查的責任分工（一）人力資源部門1.負責員工信息核查工作的組織與實施，包括制定核查計劃、確定核查方式、收集與整理核查資料等。2.對新入職員工的基本信息、學歷信息、工作經歷等進行重點核查，并建立員工信息檔案。3.定期對員工信息進行更新與維護，確保信息的準確性與完整性。（二）業務部門1.在與合作伙伴、供應商、客戶開展業務合作前，負責收集相關方的基礎信息，并提交給信息核查部門。2.根據業務需求，協助信息核查部門開展針對性的信息核查工作，提供必要的業務背景資料與協助。3.對合作過程中發現的信息問題及時反饋給信息核查部門，并配合采取相應的處理措施。（三）信息核查部門1.獨立開展信息核查工作，運用專業方法和渠道，對各類信息進行全面、深入的核實。2.對核查過程中發現的問題進行分析與判斷，提出合理的處理建議，并及時向相關部門反饋核查結果。3.建立信息核查數據庫，對核查結果進行分類存儲與管理，為公司決策提供數據支持。五、信息安全與保密（一）信息安全管理1.建立健全信息安全管理制度，采取必要的技術手段和管理措施，保障信息核查過程中涉及的各類信息安全。2.對信息核查所使用的系統、工具和數據庫進行定期維護與更新，防止信息泄露、篡改或丟失。3.加強對信息核查人員的安全意識培訓，規范信息操作流程，確保信息安全。（二）保密措施1.參與信息核查工作的人員應嚴格遵守保密規定，對核查過程中獲取的各類信息予以保密，不得泄露給無關人員。2.信息核查資料應妥善保管，嚴格限制查閱范圍，如需借閱，需履行相應的審批手續。3.在信息核查結束后，對不再使用的信息資料進行及時銷毀或妥善存檔，防止信息擴散。六、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對信息核查工作進行監督檢查，評估信息核查制度的執行情況，發現問題及時督促整改。2.人力資源部門定期對員工信息檔案進行自查，確保員工信息的準確性與完整性。（二）外部監督1.接受政府相關部門、行業協會等的監督檢查，積極配合提供相關信息核查資料。2.關注社會輿論和市場反饋，及時發現并處理可能影響公司聲譽和利益的信息風險問題。七、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織信息核查相關培訓，提高信息核查人員的專業技能和業務水平，使其熟悉信息核查的流程、方法和技巧。2.對全體員工進行信息核查制度培訓，增強員工的誠信意識和對信息核查工作的認識，引導員工如實提供個人信息。（二）宣傳1.通過公司內部