保潔材料管理制度一、總則1.目的為加強公司保潔材料的管理，規范保潔材料的采購、使用、儲存等環節，確保保潔工作的順利進行，提高保潔工作效率和質量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有保潔區域及保潔材料的管理。3.原則保潔材料管理遵循“統一管理、合理采購、節約使用、安全儲存”的原則，確保保潔工作的正常開展，同時避免資源浪費和成本增加。二、職責分工1.行政部門負責制定保潔材料管理制度，并監督制度的執行情況。根據公司保潔工作需求，編制保潔材料年度采購預算，報公司領導審批后執行。負責保潔材料的集中采購工作，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并跟進采購進度和到貨情況。定期對保潔材料的庫存進行盤點，確保賬物相符，及時處理積壓、過期等不良庫存。2.使用部門（各區域）負責提出本部門保潔材料的需求計劃，明確材料規格、數量等信息，并及時提交給行政部門。負責本部門保潔材料的領用、使用和日常保管工作，確保保潔材料的合理使用和安全存放。定期對本部門保潔材料的使用情況進行統計和分析，及時反饋使用過程中出現的問題。3.保管人員負責保潔材料的入庫驗收、儲存保管、發放等工作，確保材料質量完好、數量準確。按照規定的儲存條件和要求，妥善保管保潔材料，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保材料安全。定期對庫存保潔材料進行盤點，及時與行政部門核對賬目，如發現差異及時查明原因并處理。三、采購管理1.采購計劃每年年末，各使用部門應根據下一年度保潔工作的實際需求，結合當年使用情況，向行政部門提交保潔材料需求計劃。需求計劃應詳細列出材料名稱、規格、預計使用數量、需求時間等內容。行政部門匯總各部門需求計劃后，結合庫存情況進行綜合分析，編制保潔材料年度采購預算。采購預算應明確采購項目、金額、采購時間等，報公司領導審批。采購預算經批準后，行政部門應根據實際工作進度，合理安排采購時間，確保保潔材料及時供應，避免因材料短缺影響保潔工作。2.供應商選擇行政部門負責保潔材料供應商的選擇和管理。應通過多種渠道收集供應商信息，包括市場調研、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商名錄。對供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質信譽、產品質量、價格水平、售后服務等方面。選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商作為合作伙伴。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。合同應符合法律法規要求，并報公司備案。3.采購實施根據采購計劃和供應商合同，行政部門負責具體的采購操作。采購人員應按照合同要求，及時與供應商溝通聯系，確保采購任務順利完成。在采購過程中，采購人員應嚴格控制采購成本，在保證產品質量的前提下，爭取最優惠的采購價格。同時，要關注采購進度，及時跟蹤訂單執行情況，確保按時到貨。保潔材料到貨后，采購人員應及時通知保管人員進行驗收。驗收內容包括產品規格、數量、質量等方面，確保與采購合同一致。對于驗收不合格的產品，應及時與供應商協商解決，辦理退換貨等手續。四、驗收管理1.驗收流程保潔材料到貨后，保管人員應及時組織驗收。驗收時，保管人員應對照采購合同和送貨清單，對材料的規格、數量、質量等進行仔細核對。對于數量驗收，應逐一清點貨物數量，確保與送貨清單一致。如發現數量不符，應及時記錄并與送貨人員核實。對于質量驗收，應檢查材料的外觀、包裝、標識等是否符合要求，有無破損、變質等情況。對于一些需要檢驗質量的材料，如清潔劑、消毒劑等，應按照相關標準進行抽樣檢驗，合格后方可入庫。驗收合格的保潔材料，保管人員應在送貨清單上簽字確認，并辦理入庫手續。驗收不合格的材料，應填寫拒收記錄，注明不合格原因，并及時通知采購人員與供應商協商處理。2.驗收標準保潔材料的規格應符合采購合同要求，材料的型號、尺寸、性能等應與規定一致。數量應準確無誤，以送貨清單為準，如有差異應及時查明原因。質量方面，材料應無損壞、變質、過期等情況。清潔劑應具有良好的去污能力，無異味；消毒劑應符合衛生標準，有效成分含量達標等。具體質量標準應參考相關國家標準和行業規范，以及采購合同中的約定。五、儲存管理1.儲存環境保潔材料應存放在專門的倉庫或儲物間，倉庫應保持干燥、通風良好，溫度和濕度應符合材料儲存要求。對于一些易受潮、易揮發的材料，如清潔劑、消毒劑等，應存放在密封容器中，并放置在干燥通風的地方，避免陽光直射。倉庫應設置明顯的標識牌，標明材料名稱、規格、型號、批次、入庫日期等信息，便于查找和管理。2.分類存放保潔材料應按照類別、用途、規格等進行分類存放。例如，清潔劑可分為廚房清潔劑、衛生間清潔劑等；清潔工具可分為掃帚、拖把、抹布等。不同類別的材料應分開存放，避免混淆。對于易燃易爆的清潔材料，如酒精、汽油等，應按照危險化學品的儲存要求，單獨存放，并設置明顯的警示標識，確保儲存安全。3.庫存盤點保管人員應定期對保潔材料庫存進行盤點，確保賬物相符。盤點周期一般為每月一次，盤點時應逐一清點庫存材料數量，并與庫存賬目進行核對。如發現賬物不符，應及時查明原因，填寫盤點差異報告。差異原因可能包括采購數量有誤、入庫驗收疏忽、領用記錄不準確、被盜丟失等。針對不同原因，應采取相應的措施進行處理。對于積壓、過期的保潔材料，應及時清理并上報行政部門。行政部門應根據實際情況，會同相關部門研究處理方案，如進行報廢處理、降價促銷、與供應商協商換貨等，以減少庫存積壓，降低成本。六、領用管理1.領用流程使用部門如需領用保潔材料，應填寫《保潔材料領用申請表》，注明材料名稱、規格、數量、領用用途等信息，并由部門負責人簽字批準。將《保潔材料領用申請表》提交給保管人員，保管人員根據庫存情況進行審核。如庫存充足，保管人員應按照申請表上的數量發放材料，并在申請表上簽字確認；如庫存不足，保管人員應及時通知行政部門補貨，并告知使用部門預計到貨時間。使用部門領用材料后，應在規定時間內將《保潔材料領用申請表》交回保管人員，保管人員據此更新庫存賬目。2.領用標準保潔材料的領用應根據實際工作需求合理發放，避免浪費。保管人員應按照公司制定的用量標準進行發放，對于用量較大的清潔任務，應根據任務量適當增加發放量。對于一些特殊的保潔材料，如高價值的清潔劑、消毒設備等，應實行限額領用制度，嚴格控制領用數量，并要求使用部門說明領用原因和使用計劃，確保材料的合理使用。3.領用記錄保管人員應建立保潔材料領用臺賬，詳細記錄每一次材料的領用情況，包括領用日期、領用部門、領用人、材料名稱、規格、數量、用途等信息。領用臺賬應定期進行整理和核對，確保記錄準確無誤。同時，應將領用數據與庫存賬目進行比對，以便及時發現庫存異常情況，如庫存短缺或積壓等問題。七、使用管理1.培訓指導行政部門應定期組織保潔人員進行保潔材料使用培訓，培訓內容包括材料的性能、使用方法、注意事項等。培訓方式可以采用集中授課、現場演示等形式。通過培訓，使保潔人員熟悉各類保潔材料的正確使用方法，提高保潔工作效率和質量，同時確保使用過程中的安全。例如，在使用清潔劑時，要按照說明書的要求稀釋后使用，避免濃度過高對人體和環境造成危害；在使用消毒設備時，要掌握正確的操作流程，確保消毒效果。2.使用規范保潔人員應嚴格按照規定的使用方法和用量標準使用保潔材料。在使用過程中，要注意節約，避免浪費。如發現材料用量異常，應及時查找原因并向部門負責人報告。對于一些易燃、易爆、有毒等危險保潔材料，保潔人員在使用時必須嚴格遵守安全操作規程，佩戴好相應的防護用品，如手套、口罩等。使用完畢后，應妥善保管剩余材料，防止發生安全事故。3.監督檢查各區域負責人應定期對保潔人員保潔材料的使用情況進行監督檢查，確保保潔人員按照規范使用材料。檢查內容包括材料的使用方法是否正確、用量是否合理、有無浪費現象等。對于發現的問題，應及時督促保潔人員進行整改，并記錄在案。對于違反使用規定的行為，應按照公司相關規定進行處理，如批評教育、經濟處罰等，以規范保潔人員的使用行為。八、報廢管理1.報廢條件保潔材料出現以下情況之一的，可申請報廢：超過保質期且無法使用的材料；因損壞、變質等原因已無法正常使用的材料；由于技術更新、工作需求變化等原因，不再使用的材料。2.報廢流程使用部門或保管人員發現保潔材料符合報廢條件后，應填寫《保潔材料報廢申請表》，詳細說明報廢材料的名稱、規格、數量、報廢原因等信息，并提交給行政部門。行政部門收到報廢申請后，應組織相關人員進行審核。審核內容包括報廢原因是否屬實、材料是否確實無法使用等。審核通過后，報公司領導批準。經批準報廢的保潔材料，行政部門應安排專人進行處理。處理方式可以包括報廢銷毀、回收變賣等，具體處理方式應根據材料性質和公司規定執行。在處理過程中，要做好記錄，確保處理過程合規、可追溯。3.報廢記錄保管人員應建立保潔材料報廢臺賬，記錄每一次報廢材料的相關信息，包括報廢日期、報廢材料名稱、規格、數量、報廢原因、處理方式等。報廢臺賬應妥善保存，以備查閱。通過對報廢記錄的分析，可以了解保潔材料的使用情況和損耗規律，為今后的采購和庫存管理提供參考依據。九、盤點與審計1.定期盤點如前所述，保管人員每月應對保潔材料庫存進行一次盤點，確保賬物相符。盤點結束后，應編制盤點報告，說明盤點情況，包括盤點日期、庫存材料明細、賬實差異情況及原因分析等。行政部門應定期對保潔材料的采購、使用、庫存等情況進行檢查和審計，確保制度執行的有效性和合規性。審計內容包括采購流程是否規范、供應商選擇是否合理、材料驗收是否嚴格、庫存管理是否得當、領用使用是否合規等方面。2.審計監督公司內部審計部門有權對保潔材料管理情況進行審計監督。審計人員應根據審計計劃，通過查閱文件、賬目、記錄