保潔費用管理制度一、總則（一）目的為加強公司保潔費用的管理，規范保潔費用的預算編制、審批、使用及核算等流程，確保保潔工作的順利開展，提高公司環境衛生質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及保潔費用的支出與管理，包括但不限于辦公區域、公共區域、生產車間、員工宿舍等場所的保潔服務費用。（三）基本原則1.預算控制原則：保潔費用應納入公司年度預算管理，嚴格按照預算進行控制支出，確保費用支出合理、合規。2.效益優先原則：在保證保潔服務質量的前提下，優化保潔資源配置，提高保潔費用的使用效益，降低運營成本。3.規范透明原則：保潔費用的管理應遵循國家法律法規和公司相關財務制度的規定，做到流程規范、賬目清晰、公開透明。二、職責分工（一）行政部門1.負責制定公司保潔服務標準和工作流程，明確保潔工作的范圍、內容、質量要求等。2.負責保潔服務供應商的選擇、評估與管理，簽訂保潔服務合同，確保服務質量符合公司要求。3.負責對保潔工作進行日常監督檢查，定期對保潔服務質量進行考核評估，根據考核結果提出改進意見和建議。4.根據公司實際情況和業務發展需求，合理編制保潔費用預算，報財務部門審核后提交公司領導審批。5.負責保潔費用的報銷審核工作，確保費用支出真實、合法、合規，并及時與財務部門核對賬目。（二）財務部門1.負責審核行政部門提交的保潔費用預算，結合公司財務狀況和經營目標，提出審核意見，報公司領導審批。2.負責制定保潔費用核算辦法，對保潔費用進行準確核算和賬務處理，確保費用支出清晰、準確、完整。3.定期對保潔費用的使用情況進行分析，為公司成本控制提供數據支持和決策建議。4.負責保潔費用報銷的支付工作，按照公司財務制度的規定及時、準確地支付費用。（三）審計部門1.負責對保潔費用的預算編制、執行情況及報銷等進行內部審計監督，檢查費用支出的真實性、合法性、合規性。2.對審計過程中發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況，確保保潔費用管理規范、有效。（四）各部門1.各部門應配合行政部門做好保潔工作，保持本部門辦公區域及責任區域的環境衛生整潔。2.負責監督本部門員工遵守公司環境衛生管理制度，對發現的問題及時反饋給行政部門。3.按照公司規定，不得擅自安排保潔人員從事不屬于保潔服務范圍內的工作，不得隨意增加保潔費用支出。三、預算管理（一）預算編制1.行政部門應于每年年底前，根據公司下一年度的工作計劃、業務發展需求及現有保潔人員配置情況，結合以往保潔費用支出情況，編制下一年度保潔費用預算。2.保潔費用預算內容應包括人員費用（工資、福利等）、清潔用品費用、設備維護費用、外包服務費用等明細項目，并詳細說明各項費用的計算依據和標準。3.在編制預算過程中，應充分考慮物價上漲、業務拓展等因素的影響，確保預算的合理性和準確性。（二）預算審批1.保潔費用預算編制完成后，行政部門應提交財務部門進行審核。財務部門應重點審核預算的合理性、準確性及與公司整體財務預算的一致性，提出審核意見后報公司領導審批。2.公司領導根據公司經營狀況、財務狀況及發展戰略等因素，對保潔費用預算進行審批。預算一經批準，必須嚴格執行，未經批準不得隨意調整。（三）預算執行與調整1.保潔費用預算批準后，行政部門應嚴格按照預算安排執行，確保各項費用支出控制在預算范圍內。2.如因特殊原因需要調整保潔費用預算，行政部門應提前提出預算調整申請，詳細說明調整原因、調整內容及預計增加或減少的費用金額等，并提交相關證明材料。3.預算調整申請經財務部門審核后報公司領導審批，經批準后方可進行預算調整。預算調整后，行政部門應及時將調整后的預算下達給相關部門和人員，并確保各項工作按照調整后的預算執行。四、費用報銷管理（一）報銷流程1.費用申請：保潔人員或相關負責人根據實際工作需要，填寫費用報銷申請表，詳細注明費用發生的事由、金額、時間等信息，并附上相關發票、收據等原始憑證。2.部門審核：費用報銷申請表經所在部門負責人審核簽字，確認費用支出的真實性、合理性及與本部門工作的相關性。3.行政審核：行政部門對費用報銷申請進行審核，重點審核費用是否符合保潔服務合同約定、是否在預算范圍內、發票等原始憑證是否合法合規等。審核通過后，行政部門負責人簽字確認。4.財務審核：財務部門對報銷申請進行財務審核，審核內容包括費用的核算是否準確、報銷手續是否齊全、是否符合公司財務制度等。審核無誤后，財務部門負責人簽字確認。5.領導審批：經行政和財務審核通過的費用報銷申請，報公司領導審批。公司領導根據公司財務狀況和相關規定進行審批，審批通過后方可報銷。6.報銷支付：財務部門依據公司領導審批后的報銷申請，按照公司財務制度的規定及時辦理報銷支付手續，將款項支付給相關人員或供應商。（二）報銷標準1.人員費用工資：根據公司薪酬制度規定，按時足額發放保潔人員工資，工資標準應合理體現保潔工作的強度、難度及市場行情。福利：按照國家法律法規和公司相關規定，為保潔人員提供相應的福利保障，如社會保險、住房公積金、節日福利等，福利費用支出應符合公司預算安排。2.清潔用品費用清潔用品的采購應按照公司相關采購制度進行，選擇質量可靠、價格合理的產品。根據保潔工作實際需求，合理確定清潔用品的采購數量和頻率，確保清潔用品的庫存合理，避免浪費。清潔用品費用報銷應提供正規發票，并注明采購物品的名稱、規格、數量、單價等詳細信息。3.設備維護費用保潔設備的購置應納入公司固定資產管理范疇，按照公司固定資產采購流程進行采購。定期對保潔設備進行維護保養，確保設備正常運行，延長設備使用壽命。設備維護費用報銷應提供維修發票、維修清單等相關憑證，注明維修設備的名稱、故障原因、維修內容及費用金額等。如因設備老化、損壞嚴重等原因需要更換新設備，應按照公司固定資產處置規定進行審批和處理。4.外包服務費用如有外包保潔服務，應與外包服務供應商簽訂詳細的服務合同，明確服務內容、服務標準、服務期限、費用結算方式等條款。外包服務費用報銷應根據合同約定和實際服務完成情況進行支付，提供服務發票、服務驗收報告等相關憑證，注明服務項目、服務時間、金額等信息。（三）報銷注意事項1.費用報銷必須在規定的時間內進行，逾期不予受理。2.報銷憑證應真實、合法、有效，發票必須是由稅務機關統一印制的正規發票，收據等其他憑證也應符合國家相關規定。3.報銷憑證應粘貼整齊、規范，不得隨意涂改、刮擦。費用報銷申請表填寫應清晰、準確，各項內容完整無缺。4.對于不符合報銷標準或報銷手續不全的費用報銷申請，財務部門有權拒絕報銷。五、核算與監督（一）費用核算1.財務部門應按照公司財務制度和保潔費用核算辦法的規定，對保潔費用進行準確核算。2.保潔費用應按照費用性質和用途進行明細核算，分別設置人員費用、清潔用品費用、設備維護費用、外包服務費用等明細科目，確保費用核算清晰、準確。3.每月末，財務部門應編制保潔費用明細報表，詳細反映當月保潔費用的發生情況，包括各項費用的支出金額、累計支出金額等，并及時報送行政部門和公司領導。（二）監督檢查1.行政部門應定期對保潔服務質量進行檢查，檢查內容包括保潔區域的環境衛生狀況、保潔工作執行情況、清潔用品使用情況等，并根據檢查結果對保潔人員進行考核評價。2.審計部門應定期或不定期對保潔費用的預算編制、執行情況及報銷等進行審計監督，檢查費用支出的真實性、合法性、合規性，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.對于違反本制度規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不