保險物資管理制度一、總則1.目的為了加強公司保險物資的管理，確保保險物資的安全、完整，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及保險物資的部門和人員。3.定義保險物資：指公司為應(yīng)對各類風險而購買的保險產(chǎn)品所涉及的相關(guān)資產(chǎn)、權(quán)益及資料等。包括但不限于保險單、保險標的清單、理賠資料、保險賠款等。二、管理職責1.風險管理部門負責制定和完善保險物資管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。定期評估公司面臨的風險，根據(jù)風險狀況提出保險需求建議。參與保險方案的制定和審核，協(xié)助選擇合適的保險公司和保險產(chǎn)品。負責保險理賠工作的協(xié)調(diào)和跟進，確保公司能夠及時、足額獲得保險賠款。2.財務(wù)部門負責保險費用的預算編制、支付和核算工作。對保險賠款進行賬務(wù)處理，確保資金的安全和準確記錄。協(xié)助風險管理部門進行保險方案的成本效益分析。3.各業(yè)務(wù)部門負責提供準確、完整的保險標的信息，配合風險管理部門進行風險評估和保險方案制定。在保險期間內(nèi)，妥善保管保險標的，按照保險合同要求履行相關(guān)義務(wù)。發(fā)生保險事故時，及時通知風險管理部門，并提供相關(guān)資料，配合進行理賠工作。三、保險物資的采購與合同管理1.保險需求分析風險管理部門每年定期對公司面臨的風險進行全面評估，包括市場風險、信用風險、操作風險、自然災害風險等。根據(jù)風險評估結(jié)果，結(jié)合公司的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)特點，確定保險需求，明確保險標的、保險金額、保險期限、保險責任等關(guān)鍵要素。2.保險方案制定風險管理部門根據(jù)保險需求，制定詳細的保險方案。保險方案應(yīng)包括多家保險公司的產(chǎn)品比較、費率分析、保障范圍、理賠流程等內(nèi)容。組織相關(guān)部門對保險方案進行評審，充分聽取財務(wù)部門、法律合規(guī)部門等的意見和建議，確保保險方案的合理性、可行性和經(jīng)濟性。3.保險公司選擇按照公司規(guī)定的供應(yīng)商選擇流程，對多家保險公司進行篩選和評估。評估指標包括保險公司的信譽、實力、服務(wù)質(zhì)量、理賠效率等。與選定的保險公司進行談判，爭取有利的保險條款和費率。談判過程中，應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保保險合同的公平、公正。4.保險合同簽訂保險方案和談判結(jié)果經(jīng)公司審批通過后，由風險管理部門負責與保險公司簽訂保險合同。簽訂保險合同前，應(yīng)仔細審查合同條款，確保合同內(nèi)容與保險方案一致，不存在歧義或潛在風險。保險合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門、各業(yè)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各方了解保險合同的具體內(nèi)容和要求。四、保險物資的日常管理1.保險單管理風險管理部門負責保險單的統(tǒng)一保管，建立保險單臺賬，詳細記錄保險單的編號、保險標的、保險金額、保險期限、保險公司等信息。定期對保險單進行核對和盤點，確保保險單的準確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)保險單丟失、損壞或信息變更等情況，應(yīng)及時與保險公司聯(lián)系辦理相關(guān)手續(xù)。2.保險標的管理各業(yè)務(wù)部門負責保險標的的日常管理，確保保險標的的安全和正常使用。按照保險合同要求，對保險標的進行定期檢查、維護和保養(yǎng)，及時消除安全隱患。建立保險標的清單，詳細記錄保險標的的名稱、型號、數(shù)量、價值、存放地點等信息，并定期更新。保險標的清單應(yīng)與保險單中的信息保持一致。如保險標的發(fā)生增減變動、轉(zhuǎn)移、報廢等情況，應(yīng)及時通知風險管理部門，由風險管理部門辦理保險合同的變更手續(xù)。3.理賠資料管理發(fā)生保險事故時，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即通知風險管理部門，并按照保險公司的要求及時收集、整理和提交理賠資料。理賠資料應(yīng)包括事故報告、損失清單、相關(guān)證明文件、保險單副本等。風險管理部門負責對理賠資料進行審核和匯總，確保理賠資料的真實性、完整性和有效性。如發(fā)現(xiàn)理賠資料存在問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補充或更正。理賠資料審核通過后，由風險管理部門提交給保險公司，并跟蹤理賠進展情況，及時與保險公司溝通協(xié)調(diào)，確保公司能夠順利獲得保險賠款。4.保險賠款管理財務(wù)部門負責保險賠款的賬務(wù)處理，按照保險合同的約定及時、準確地記錄保險賠款的收付情況。收到保險賠款后，財務(wù)部門應(yīng)及時通知風險管理部門，并按照公司規(guī)定的資金管理流程進行處理。保險賠款應(yīng)專款專用，不得挪作他用。定期對保險賠款的使用情況進行監(jiān)督和檢查，確保保險賠款用于彌補公司因保險事故造成的損失。五、保險物資的盤點與清查1.盤點計劃制定風險管理部門每年制定保險物資盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、人員、方法等要求。盤點計劃應(yīng)根據(jù)公司的實際情況和保險物資的特點進行制定，確保盤點工作能夠全面、準確地反映保險物資的實際狀況。2.盤點實施按照盤點計劃組織相關(guān)人員進行保險物資的盤點工作。盤點過程中，應(yīng)認真核對保險單、保險標的清單、理賠資料、保險賠款等與實際情況是否相符。對盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時記錄并進行分析，查找原因，提出整改措施。如發(fā)現(xiàn)保險物資存在丟失、損壞、賬實不符等情況，應(yīng)立即報告公司領(lǐng)導，并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.清查報告編制盤點工作結(jié)束后，由風險管理部門編制保險物資清查報告。清查報告應(yīng)包括盤點情況概述、發(fā)現(xiàn)的問題及原因分析、整改措施及建議等內(nèi)容。清查報告經(jīng)審核后提交給公司領(lǐng)導，為公司決策提供參考依據(jù)。六、保險物資的檔案管理1.檔案分類保險物資檔案分為保險合同檔案、保險單檔案、理賠檔案、保險賠款檔案等幾大類。每大類檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如保險合同檔案可分為財產(chǎn)保險合同、人身保險合同等；理賠檔案可分為事故理賠檔案、非事故理賠檔案等。2.檔案整理對保險物資檔案進行定期整理，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。整理過程中，應(yīng)按照檔案分類標準對檔案進行分類、編號、裝訂，并編制檔案目錄。對檔案中的文件資料進行審核，確保文件資料的真實性、合法性和有效性。如發(fā)現(xiàn)文件資料存在問題，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通，要求其補充或更正。3.檔案保管設(shè)立專門的保險物資檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案的安全和完整。檔案保管人員應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，對檔案的借閱、查閱、歸還等進行登記和管理，防止檔案丟失、損壞或泄露。定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的質(zhì)量不受影響。如發(fā)現(xiàn)檔案存在損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復或更換。4.檔案借閱與查閱因工作需要借閱或查閱保險物資檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱或查閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，并經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人批準。檔案借閱人員應(yīng)按照批準的范圍和期限使用檔案，不得擅自擴大借閱范圍、延長借閱期限或轉(zhuǎn)借他人。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。檔案查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行查閱，不得將檔案帶出保管場所。查閱過程中如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查風險管理部門定期對公司保險物資的管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括保險物資的采購、合同管理、日常管理、盤點清查、檔案管理等方面。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，應(yīng)進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。2.考核評價建立保險物資管理考核評價機制，對各部門和相關(guān)人員的保險物資管理工作進行考核評價。考核評價指標包括制度執(zhí)行情況、工作質(zhì)量