信息發送管理制度一、總則（一）目的為了規范公司內部信息發送行為，確保信息傳遞的準確性、及時性和安全性，提高工作效率，避免信息混亂和失誤，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職人員以及外包服務人員等。（三）基本原則1.準確原則：信息內容應真實、準確、完整，避免虛假、誤導性信息的傳遞。2.及時原則：根據信息的重要性和緊急程度，及時發送和處理信息，確保信息的時效性。3.安全原則：保護公司機密信息和員工個人隱私，防止信息泄露和濫用。4.規范原則：信息發送應遵循統一的格式、渠道和流程，確保信息的規范性和一致性。二、信息分類及發送要求（一）公司內部通知1.定義：公司內部通知是指由公司管理層、各部門負責人或指定人員發布的，涉及公司內部管理、工作安排、政策調整等方面的信息。2.發送渠道：主要通過公司內部辦公系統（如OA系統）、電子郵件、公告欄等渠道發布。3.發送要求重要通知：應在辦公系統首頁顯著位置置頂顯示，并通過郵件、即時通訊工具等方式提醒相關人員查看。一般通知：在辦公系統相應板塊發布，確保相關人員能夠及時查閱。緊急通知：除在辦公系統發布外，還應通過電話、短信等方式立即通知相關人員，并要求其回復確認收到。（二）工作匯報1.定義：工作匯報是指員工向上級領導或部門提交的關于工作進展、成果、問題及解決方案等方面的信息。2.發送渠道：根據匯報內容和對象，可通過電子郵件、辦公系統工作匯報模塊、面對面匯報等方式進行。3.發送要求定期匯報：員工應按照規定的時間周期（如每周、每月、每季度等）向上級提交工作匯報，內容應詳細、具體、有條理。臨時匯報：遇有重要工作進展、突發事件或需要及時溝通的問題，應隨時向上級進行匯報，確保信息及時傳遞。匯報格式：工作匯報應采用統一的格式，包括標題、正文、附件（如有）等部分。正文應包含工作目標、完成情況、存在問題及改進措施等內容。（三）業務溝通1.定義：業務溝通是指公司內部各部門之間、員工與外部合作伙伴之間就業務工作進行的信息交流和協調。2.發送渠道：根據溝通對象和內容，可通過電子郵件、即時通訊工具（如企業微信、釘釘等）、電話、會議等方式進行。3.發送要求內部溝通：部門之間的溝通應及時、準確，避免因信息不暢導致工作延誤或失誤。涉及跨部門協作的重要事項，應通過正式的溝通渠道（如郵件、會議紀要等）進行確認和記錄。外部溝通：與外部合作伙伴溝通時，應注意禮貌、專業，確保信息傳遞的清晰和準確。重要的業務合作信息應通過書面形式（如合同、協議等）進行確認，并妥善保存相關文件。（四）文件資料傳遞1.定義：文件資料傳遞是指公司內部各部門之間、員工與外部機構之間傳遞各類文件、資料、報表等信息載體。2.發送渠道：根據文件資料的性質和緊急程度，可通過電子郵件附件、辦公系統文件共享模塊、快遞、專人送達等方式進行。3.發送要求重要文件：應采用加密或專人送達的方式進行傳遞，確保文件的安全性。同時，應對文件的接收情況進行跟蹤和確認。一般文件：可通過電子郵件附件或辦公系統文件共享模塊進行傳遞，但應確保文件格式正確、內容完整。發送郵件時，應在主題中注明文件名稱和主要內容，以便收件人快速了解郵件主旨。（五）個人信息1.定義：個人信息是指員工在工作過程中涉及的個人隱私信息，如聯系方式、身份證號碼、工資信息等。2.發送渠道：個人信息應嚴格保密，未經員工本人同意，不得隨意在公司內部傳播或向外部泄露。如因工作需要必須使用員工個人信息，應遵循合法、正當、必要的原則，并采取相應的保密措施。3.發送要求內部使用：如需在公司內部使用員工個人信息，應通過正式的審批流程，并在使用過程中嚴格遵守保密規定。外部提供：如需向外部機構提供員工個人信息，必須事先獲得員工本人的書面授權，并確保外部機構具備合法的數據保護能力和保密措施。三、信息發送流程（一）信息起草1.信息起草人應根據信息的內容和目的，明確信息的主題、受眾、重點等要素，確保信息內容準確、清晰、有條理。2.在起草過程中，應認真核對相關數據、事實和政策依據，避免出現錯誤或歧義。對于重要信息，應進行必要的審核和修改，確保信息質量。（二）信息審核1.一般性信息由信息起草部門負責人進行審核，重點審核信息內容的準確性、完整性、合規性以及語言表達是否清晰。2.涉及重要決策、政策調整、重大事項等關鍵信息，需經公司管理層或相關領導審批后方可發送。審核人應從公司整體利益出發，對信息進行全面審查，提出修改意見或建議。（三）信息發送1.根據信息的性質和受眾，選擇合適的發送渠道進行發送。在發送前，應仔細檢查信息的格式、附件是否齊全等，確保信息能夠正常送達接收方。2.對于通過電子郵件發送的信息，應在郵件主題中注明信息的類別、重要程度和緊急程度，以便收件人快速判斷郵件的優先級。同時，應在郵件正文中簡要說明郵件的主要內容，方便收件人在不打開附件的情況下了解郵件大致情況。（四）信息接收與反饋1.接收方應及時查看收到的信息，并根據信息內容進行相應的處理。如對信息有疑問或需要進一步溝通，應及時與發送方取得聯系。2.對于需要反饋的信息，接收方應在規定的時間內給予明確的回復。反饋內容應簡潔明了，針對性強，確保信息傳遞的閉環管理。四、信息安全管理（一）保密措施1.公司員工應嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密信息和敏感信息的內容進行嚴格保密，不得泄露給任何無關人員。2.在信息發送過程中，對于機密文件和敏感信息應采用加密、專人傳遞等安全措施，確保信息在傳輸過程中的安全性。（二）訪問控制1.公司內部辦公系統應設置嚴格的用戶權限管理機制，根據員工的工作職責和崗位需求，分配相應的系統訪問權限。員工應妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號轉借他人使用。2.對于涉及重要信息的系統和文件，應設置多層次的訪問密碼和權限驗證，防止未經授權的訪問和操作。（三）數據備份與恢復1.公司應定期對重要信息進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并分別存儲在不同的地理位置。備份周期應根據信息的重要程度和更新頻率進行合理設置，確保數據的可恢復性。2.建立數據恢復應急預案，定期進行數據恢復演練，確保在數據丟失或損壞的情況下能夠及時恢復數據，保障公司業務的正常運轉。五、監督與考核（一）監督機制1.公司設立信息管理監督小組，負責對公司內部信息發送管理制度的執行情況進行定期檢查和不定期抽查。2.監督小組應重點檢查信息發送的準確性、及時性、規范性以及信息安全措施的落實情況等，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改效果。（二）考核辦法1.將信息發送管理工作納入員工績效考核體系，對在信息發送過程中表現優秀的員工給予表彰和獎勵，對違反本制度的員工進行相應的處罰。2.考核指標主要包括信息發送的準確性、及時性、完整性、規范性、保密性等方面。具體考核標準如下：準確性：信息內容準確無誤，數據、事實等真實可靠。如因信息不準確導致工作失誤或造成不良影響的，視情節輕重扣減相應績效分。及時性：按照規定的時間要求及時發送和處理信息，不出現延誤現象。對未按時發送或處理信息的，每次扣減一定績效分。完整性：信息內容完整，涵蓋必要的要素和細節。信息不完整影響工作開展的，酌情扣減績效分。規范性：信息發送格式、渠道、流程等符合公司規定。違反規范的，每次扣減相應績效分。保密性：嚴格遵守公司保密制度，未發生信息泄露事件。如有信息泄露行為，將按照公司相關規定嚴肅處理，并扣減