信訪檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司信訪檔案的規范化管理，確保信訪檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮信訪檔案在公司管理和決策中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工涉及的信訪事項檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：信訪檔案應如實反映信訪事項的發生、處理過程及結果。2.完整性原則：全面收集與信訪事項相關的各類文件、資料，確保檔案內容完整。3.保密性原則：嚴格保護信訪檔案中涉及的個人隱私、商業機密等信息，防止泄露。4.規范性原則：按照統一的標準和規范對信訪檔案進行整理、分類、編號、保管和利用。二、信訪檔案管理職責（一）信訪工作領導小組1.負責領導和監督公司信訪檔案管理工作。2.對重大信訪檔案管理事項進行決策。（二）信訪工作部門1.具體負責信訪檔案的收集、整理、歸檔、保管和統計工作。2.指導和督促各部門做好信訪檔案的形成和積累工作。3.按照規定向檔案管理部門移交信訪檔案。（三）各部門1.負責本部門信訪事項相關文件、資料的形成、積累和初步整理工作。2.配合信訪工作部門做好信訪檔案的收集、整理等工作。（四）檔案管理部門1.對信訪工作部門移交的信訪檔案進行審核、接收和保管。2.提供信訪檔案的查閱、借閱等服務。3.對信訪檔案的管理情況進行監督和檢查。三、信訪檔案的收集（一）收集范圍1.信訪人提出的信訪事項書面材料，包括信訪信、申訴書、舉報信等。2.公司對信訪事項的受理、交辦、轉送、督辦等相關文件。3.信訪事項辦理過程中形成的調查筆錄、會議記錄、處理意見、答復文件等。4.與信訪事項有關的其他材料，如照片、錄音、錄像等。（二）收集要求1.各部門應在信訪事項處理完畢后及時將相關材料移交信訪工作部門。2.信訪工作部門應指定專人負責信訪檔案的收集工作，確保收集的文件、資料齊全、完整。3.對于重要信訪事項，應實行一案一卷，及時收集相關材料，確保檔案的連貫性。（三）收集時間1.一般性信訪事項，應在處理完畢后[X]個工作日內完成收集。2.重大、復雜信訪事項，應根據實際情況及時收集，確保檔案的時效性。四、信訪檔案的整理（一）分類標準1.按信訪事項類別分類：分為投訴類、建議類、咨詢類等。2.按信訪事項涉及部門分類：明確涉及的具體部門。3.按時間順序分類：按照信訪事項發生的先后順序排列。（二）整理步驟1.裝訂：將收集到的文件、資料進行整理，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式裝訂成冊。2.編頁號：在每一頁文件的右上角或右下角編寫頁號，便于查閱和統計。3.編目：編制信訪檔案目錄，包括檔案編號、信訪事項標題、信訪人姓名、受理時間、處理結果等信息。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、信訪事項類別、保管期限等信息。（三）整理要求1.整理后的信訪檔案應做到分類科學、排列有序、編目準確、裝訂整齊。2.對于同一信訪事項的不同階段材料，應按照時間順序依次排列，保持檔案的完整性。3.檔案目錄應清晰、準確，便于查找和利用。五、信訪檔案的歸檔（一）歸檔時間信訪工作部門應在信訪事項處理完畢后[X]個月內完成檔案的整理和歸檔工作。（二）歸檔流程1.信訪工作部門整理好檔案后，填寫檔案移交清單，一式兩份。2.將檔案及移交清單一并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，核對無誤后在移交清單上簽字確認，雙方各執一份。（三）歸檔要求1.歸檔的信訪檔案應符合整理要求，手續完備。2.檔案管理部門應按照規定的保管期限對歸檔檔案進行分類存放。六、信訪檔案的保管（一）保管期限1.短期保管：保管期限為[X]年，適用于一般性信訪事項檔案。2.長期保管：保管期限為[X]年，適用于重要信訪事項檔案。3.永久保管：適用于涉及公司重大利益、具有歷史查考價值等特殊信訪事項檔案。（二）保管條件1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風良好。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保檔案安全。3.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和管理。（三）保管期限的調整1.對于保管期限即將屆滿的信訪檔案，檔案管理部門應提前[X]個月通知信訪工作部門進行鑒定。2.信訪工作部門會同檔案管理部門等相關部門組成鑒定小組，對檔案進行鑒定。3.根據鑒定結果，對確無保存價值的檔案進行銷毀；對仍需保存的檔案，重新確定保管期限。七、信訪檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱信訪檔案的，應填寫《信訪檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息。2.經所在部門負責人簽字同意后，報信訪工作部門負責人審批。3.信訪工作部門審批通過后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.查閱人員只能在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或進行復制、拍照等操作。（二）借閱1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱信訪檔案的，應填寫《信訪檔案借閱申請表》，并提供相關證明材料。2.經信訪工作部門負責人審核，報公司分管領導審批。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞檔案，按時歸還檔案。（三）查閱與借閱記錄檔案管理部門應對信訪檔案的查閱與借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）時間、查閱（借閱）人員、查閱（借閱）內容、審批情況等信息，以備查詢。八、信訪檔案的統計與分析（一）統計1.信訪工作部門應定期對信訪檔案進行統計，包括信訪事項數量、類別、處理結果等信息。2.統計報表應準確、及時，于每季度末[X]個工作日內報送檔案管理部門。3.檔案管理部門應根據信訪工作部門報送的統計報表，對信訪檔案的總體情況進行匯總和分析。（二）分析1.檔案管理部門應結合信訪檔案統計數據，對信訪工作中的熱點、難點問題進行分析，為公司決策提供參考依據。2.定期撰寫信訪檔案分析報告，總結信訪工作經驗教訓，提出改進工作的建議和措施。九、信訪檔案的保密與安全（一）保密措施1.接觸信訪檔案的人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案內容。2.檔案管理部門應加強對檔案庫房的管理，限制無關人員進入。3.對涉及個人隱私、商業機密等敏感信息的信訪檔案，應采取特殊的保密措施。（二）安全管理1.檔案管理部門應建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房