辦公室設備管理制度一、總則1.目的為了加強公司辦公室設備的管理，確保設備的正常運行，提高設備的使用效率，延長設備的使用壽命，降低設備使用成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有辦公室設備的管理，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、投影儀、辦公桌椅、文件柜等。3.管理原則辦公室設備管理遵循“統一管理、分級負責、合理使用、定期維護、及時更新”的原則。二、設備采購與配置1.需求申請各部門根據工作需要，填寫《辦公室設備需求申請表》，詳細說明設備名稱、型號、數量、用途及預計使用時間等信息，經部門負責人簽字后提交至行政部門。2.審核與審批行政部門收到申請后，對設備需求的合理性、必要性進行審核，并根據公司實際情況進行綜合評估。審核通過后，報公司領導審批。3.采購流程經公司領導審批同意后，行政部門按照公司采購相關規定進行設備采購。采購過程中要嚴格遵循采購程序，選擇質量可靠、價格合理的設備供應商，確保所采購設備符合公司要求。4.設備配置設備采購到貨后，行政部門負責組織相關人員進行驗收。驗收合格后，按照各部門申請需求進行設備配置，并做好設備領用登記手續。三、設備使用與操作1.使用培訓新設備投入使用前，行政部門應組織相關人員進行使用培訓，確保使用人員熟悉設備的性能、操作方法、注意事項等。培訓內容應包括設備的基本原理、操作流程、日常維護、常見故障排除等。2.專人專用辦公室設備原則上實行專人專用，使用人員應妥善保管設備，不得擅自轉借他人使用。如有特殊情況需要轉借，須經部門負責人同意，并辦理相關轉借手續。3.規范操作使用人員應嚴格按照設備操作規程進行操作，不得違規操作或野蠻使用設備。在操作過程中如發現設備異常，應立即停止使用，并及時通知行政部門進行維修。4.安全使用使用人員要注意設備的安全使用，避免因操作不當引發安全事故。對于涉及電氣設備的操作，要確保設備接地良好，防止觸電事故發生。同時，要注意防火、防潮、防塵等，保持設備工作環境的整潔。四、設備維護與保養1.日常維護使用人員負責設備的日常清潔、保養工作，定期對設備進行擦拭、除塵，保持設備外觀整潔。同時，要按照設備使用說明書的要求，定期對設備進行檢查、維護，如添加墨水、更換硒鼓、清理卡紙等，確保設備正常運行。2.定期巡檢行政部門定期組織對辦公室設備進行巡檢，檢查設備的運行狀況、使用情況、維護記錄等。巡檢過程中發現問題及時記錄，并安排維修人員進行維修。3.維修管理設備出現故障時，使用人員應及時填寫《辦公室設備維修申請表》，詳細說明故障現象、發生時間等信息，提交至行政部門。行政部門根據故障情況，聯系專業維修人員進行維修。維修完成后，使用人員要對維修情況進行確認，并在維修記錄上簽字。4.保養計劃行政部門根據設備的使用情況和使用壽命，制定設備保養計劃。保養計劃應明確保養內容、保養時間、責任人等信息，并按照計劃組織實施設備保養工作。對于需要定期保養的設備，如打印機、復印機等，要確保按時進行保養，延長設備使用壽命。五、設備報廢與處置1.報廢鑒定設備因使用年限已久、技術落后、損壞嚴重等原因無法繼續使用時，由使用部門填寫《辦公室設備報廢申請表》，詳細說明設備報廢原因、購置時間、使用情況等信息，提交至行政部門。行政部門組織相關人員對設備進行技術鑒定，確認設備是否符合報廢條件。2.報廢審批經技術鑒定符合報廢條件的設備，行政部門將《辦公室設備報廢申請表》報公司領導審批。審批通過后，方可進行設備報廢處置。3.報廢處置設備報廢后，行政部門負責組織對設備進行清理、拆卸，將可回收利用的零部件進行回收，其余部分按照公司相關規定進行處理，如變賣、捐贈等。同時，要做好設備報廢處置記錄，包括設備名稱、型號、數量、報廢原因、處置方式等信息。六、設備盤點與清查1.定期盤點行政部門定期組織對辦公室設備進行盤點，盤點時間原則上為每年一次。盤點過程中要認真核對設備的數量、型號、使用狀態等信息，確保賬實相符。2.不定期清查根據工作需要，行政部門可隨時組織對辦公室設備進行不定期清查，重點檢查設備的使用情況、維護記錄、報廢處置等情況，及時發現和解決設備管理中存在的問題。3.盤點報告盤點結束后，行政部門應編制《辦公室設備盤點報告》，詳細說明盤點情況，包括設備數量、價值、使用狀況、存在問題及改進建議等信息。盤點報告經部門負責人審核后報公司領導。七、設備檔案管理1.檔案建立行政部門負責建立辦公室設備檔案，對每臺設備的相關資料進行歸檔管理。設備檔案應包括設備采購合同、發票、使用說明書、維修記錄、保養記錄、報廢申請表等資料。2.檔案保管設備檔案應妥善保管，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性。檔案管理人員要定期對檔案進行整理、歸檔，防止檔案丟失或損壞。3.檔案查閱因工作需要查閱設備檔案時，查閱人員應填寫《辦公室設備檔案查閱申請表》，經部門負責人簽字同意后，到行政部門查閱檔案。查閱過程中要愛護檔案資料，不得擅自涂改、復印、轉借檔案資料。八、違規處理1.違規行為使用人員如有以下違規行為，將視情節輕重給予相應處罰：擅自轉借設備或讓非指定人員使用設備的；違規操作設備，造成設備損壞的；未按規定進行設備維護、保養，導致設備出現故障的；故意損壞設備或隱瞞設備故障不報的；未經批準擅自處置設備的。2.處罰措施對于情節較輕的違規行為，給予警告處分，并責令其限期