小公司公帳管理制度一、總則（一）目的為加強本公司對公帳的管理，規范公帳操作流程，確保公司資金的安全、完整、合理使用，提高資金使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在涉及公帳收支業務時的操作與管理。（三）基本原則1.合法性原則：公帳管理必須符合國家法律法規及相關財務制度的規定。2.安全性原則：確保公司資金安全，防止資金被盜用、挪用等情況發生。3.準確性原則：公帳記錄要準確無誤，保證財務信息的真實可靠。4.效益性原則：合理安排資金，提高資金使用效率，降低資金成本。二、公帳賬戶管理（一）賬戶開設1.根據公司業務需要，由財務部門提出開設公帳賬戶的申請，經公司管理層審批后，按照銀行相關規定辦理開戶手續。2.開戶時，應選擇信譽良好、服務優質、結算便捷的銀行，并確保賬戶類型符合公司業務特點和財務管理要求。（二）賬戶信息維護1.財務部門應妥善保管公帳賬戶的相關信息，包括開戶銀行名稱、賬號、密碼等，并定期進行核對，確保信息準確無誤。2.如遇賬戶信息變更，如銀行賬號變更、預留印鑒變更等，財務部門應及時辦理相關手續，并將變更情況通知相關部門和人員。（三）賬戶安全管理1.公帳賬戶密碼應嚴格保密，由專人負責保管，并定期更換。2.嚴禁將公帳賬戶出借、出租給其他單位或個人使用。3.加強對公帳賬戶的監控，定期查看賬戶余額及交易明細，發現異常情況及時報告并處理。三、公帳收支管理（一）收入管理1.收入范圍：公司公帳收入包括但不限于銷售商品收入、提供勞務收入、租金收入、利息收入、投資收益等。2.收款流程業務部門在簽訂銷售合同或提供勞務后，應及時將合同副本及相關收款信息傳遞給財務部門。財務部門根據業務部門提供的信息，開具收款憑證，并及時通知客戶付款。客戶付款時，應通過銀行轉賬、支票、匯票等合規方式匯入公司公帳賬戶。出納人員在收到款項后，應及時核對收款金額、付款單位等信息，并在收款憑證上簽字確認。財務部門應定期與業務部門核對收款情況，確保款項及時足額到賬。3.收入確認：財務部門應按照國家會計準則和公司財務制度的規定，及時確認收入。對于已實現的收入，應在相關經濟利益很可能流入公司且收入金額能夠可靠計量時予以確認。（二）支出管理1.支出范圍：公司公帳支出包括但不限于采購原材料、支付員工薪酬、繳納稅費、償還債務、支付費用等。2.支出審批流程費用報銷：員工因工作需要發生費用支出后，應及時填寫費用報銷單，并附上相關發票、收據等原始憑證。費用報銷單應按照公司規定的格式填寫，注明費用發生的日期、事由、金額等信息，并經部門負責人審核簽字。財務部門對費用報銷單及原始憑證進行審核，重點審核費用的真實性、合理性、合法性以及報銷手續是否齊全。審核無誤后，報公司管理層審批。經公司管理層審批通過后，出納人員按照規定的付款方式進行支付，并在費用報銷單上加蓋“付訖”章。采購付款：采購部門根據業務需要，填寫采購申請單，注明采購物資的名稱、規格、數量、金額等信息，并經部門負責人審核簽字。采購申請單經審核通過后，采購部門負責與供應商簽訂采購合同，并將合同副本及相關付款信息傳遞給財務部門。財務部門根據采購合同和采購申請單，對付款金額進行審核，并報公司管理層審批。經公司管理層審批通過后，出納人員按照采購合同約定的付款方式和時間，將款項支付給供應商。重大支出：對于金額較大的重大支出，如投資項目、固定資產購置等，應按照公司規定的重大事項決策程序進行審批，必要時還需經過董事會或股東會審議通過。3.支出控制嚴格執行預算控制制度，各項支出應在預算范圍內進行。如遇特殊情況需要超預算支出，應按照公司規定的預算調整程序進行審批。加強對支出的審核監督，確保支出的真實性、合理性、合法性。對于不符合規定的支出，財務部門有權拒絕支付。四、公帳資金結算管理（一）結算方式1.公司公帳資金結算主要采用銀行轉賬、支票、匯票等方式。在選擇結算方式時，應根據業務實際情況、資金安全要求、結算成本等因素綜合考慮，確保結算方式的合理性和便捷性。2.對于金額較大的款項支付，應優先采用銀行轉賬方式，以保證資金的安全和及時到賬。（二）支票管理1.支票由出納人員負責購買、保管和開具。支票購買時，應登記支票號碼、購買日期、金額等信息，并妥善保管支票存根。2.開具支票時，應嚴格按照規定填寫支票內容，包括出票日期、收款人名稱、金額、用途等，并確保字跡清晰、數字準確。支票金額不得涂改，如因特殊情況需要更改，應加蓋預留印鑒并注明更改原因。3.支票開具后，應及時交付給收款人，并要求收款人在支票存根上簽字確認。同時，應建立支票使用登記制度，記錄支票的領用日期、用途、金額、領用人等信息。4.作廢支票應加蓋“作廢”戳記，并與支票存根一并妥善保管，定期裝訂成冊，以備查核。（三）匯票管理1.匯票包括銀行匯票和商業匯票。公司如需使用匯票進行結算，應按照銀行相關規定辦理匯票開具手續。2.開具匯票時，應明確匯票的收款人、金額、出票日期、到期日等信息，并確保匯票的真實性和有效性。3.匯票交付給收款人后，應及時跟蹤匯票的到期兌付情況。如遇匯票到期無法兌付等異常情況，應及時與銀行溝通并采取相應措施。（四）銀行賬戶余額調節1.出納人員應每月末編制銀行存款余額調節表，對公司銀行賬戶余額與銀行對賬單余額進行核對。2.銀行存款余額調節表應詳細記錄未達賬項的原因、金額等信息，并逐筆進行分析核對。對于長期未達賬項，應及時查明原因并進行處理。3.財務部門負責人應對銀行存款余額調節表進行審核，確保調節表編制的準確性和合理性。審核無誤后，將銀行存款余額調節表存檔保管。五、公帳財務印章管理（一）印章種類公司公帳財務印章主要包括財務專用章、法人章、發票專用章等。（二）印章保管1.財務專用章由財務部門負責人指定專人保管，法人章由法定代表人或其授權的人員保管，發票專用章由發票開具人員保管。2.印章保管人員應妥善保管印章，不得隨意將印章轉借他人使用。如因工作需要臨時交接印章，應辦理交接手續，并記錄交接時間、交接人等信息。3.印章保管人員應確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失等情況發生。如發現印章丟失或被盜用，應立即報告公司管理層，并采取相應的掛失、補辦等措施。（三）印章使用1.印章使用必須經過嚴格的審批程序，由使用人填寫印章使用申請表，注明使用事由、金額、日期等信息，并經部門負責人、財務部門負責人審核簽字，報公司管理層審批。2.經審批通過后，印章保管人員方可在相關文件、票據上加蓋印章，并對印章使用情況進行登記，記錄印章使用日期、使用人、使用事由、蓋章文件名稱等信息。3.嚴禁在空白支票、空白發票、空白合同等文件上加蓋印章。如因特殊情況需要加蓋空白印章，必須經公司管理層批準，并由專人負責監督使用。六、公帳財務檔案管理（一）檔案范圍公司公帳財務檔案包括但不限于會計憑證、會計賬簿、財務報表、銀行對賬單、發票、收據、合同等與公帳收支業務相關的資料。（二）檔案整理1.財務部門應定期對各類公帳財務檔案進行整理，按照檔案形成的時間順序、類別等進行分類編號，確保檔案資料的完整性和系統性。2.會計憑證應按照記賬憑證的編號順序進行裝訂，每本憑證應加具封面、封底，并注明憑證種類、起止號碼、年度、月份、日期等信息。3.會計賬簿應按照科目分類進行整理，每本賬簿應加具封面、扉頁，并注明賬簿名稱、年度、月份、啟用日期、截止日期等信息。（三）檔案保管1.公帳財務檔案應指定專人負責保管，保管人員應具備良好的職業道德和專業知識，確保檔案的安全和完整。2.財務檔案應存放在專門的檔案柜中，并按照檔案類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和使用。3.公帳財務檔案的保管期限應按照國家法律法規和公司財務制度的規定執行。一般情況下，會計憑證、會計賬簿等檔案應保管15年以上，財務報表等檔案應保管10年以上。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱公帳財務檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱事由、查閱范圍等信息，并經部門負責人、財務部門負責人審核簽字，報公司管理層審批。2.經審批通過后，檔案保管人員應按照申請表注明的查閱范圍提供檔案資料，并對查閱情況進行登記，記錄查閱日期、查閱人、查閱內容等信息。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽換等，如需復印或摘錄檔案資料，應經檔案保管人員同意，并在復印件或摘錄件上注明出處。4.外部單位或個人因審計、稅務檢查等原因需要查閱公帳財務檔案時，應出具相關證明文件，并按照公司規定的程序辦理查閱手續。查閱過程中，公司應安排專人陪同，確保檔案資料的安全。（五）檔案銷毀1.公帳財務檔案保管期滿后，由財務部門提出銷毀申請，經公司管理層審批后，按照國家法律法規和公司財務制度的規定進行銷毀。2.檔案銷毀時，應編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數量、保管期限等信息，并由檔案保管人員、財務部門負責人、公司管理層等相關人員簽字確認。3.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案資料無法恢復。銷毀過程中，應安排專人監督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。七、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對公帳管理情況進行審計監督，檢查公帳管理制度的執行情況、資金收支的合規性、財務檔案的管理情況等。2.財務部門應加強對自身公帳管理工作的自查自糾，定期對賬戶余額、交易明細、財務報表等進行核對，發現問題及時整改。3.各部門應配合內部審計部門和財務部門的監督檢查工作，如實提供相關資料和信息。（二）外部檢查1.公司應積極配合國家財政、稅務、審計等部門的監督檢查工作，如實提供公帳管理相關資料和信息。2.對于外部檢查中發現的問題，公司應及時整改，并按照要求報送整改情況報告。八、違規處理（一）違規行為界定1.違反公帳管理制度規定，擅自開設、變更、注銷公帳賬戶的。2.未經審批擅自進行公帳收支業務，或在公帳收支業務中弄虛作假、虛報冒領的。3.違反公帳資金結算管理規定，使用不合規結算方式、出借出租賬戶、簽發空頭支票等的。4.未按照規定保管公帳財務印章，導致印章被盜用、丟失或違規使用的。5.對公帳財務檔案未按照規定進行整理、保管、查閱、銷毀，造成檔案資料丟失、損壞或泄露的。6.其他違反公帳管理制度的行為。（二）處理措施1