檔案數(shù)字化管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案數(shù)字化管理工作，規(guī)范檔案數(shù)字化流程，提高檔案利用效率，確保檔案信息的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門檔案數(shù)字化工作的管理，包括但不限于文件檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等各類檔案的數(shù)字化處理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案數(shù)字化應確保數(shù)字檔案與原始檔案內(nèi)容一致，真實反映檔案的原貌。2.完整性原則：對公司各類檔案進行全面數(shù)字化處理，保證檔案信息的完整性，不遺漏重要內(nèi)容。3.安全性原則：采取有效的安全措施，保障數(shù)字檔案在存儲、傳輸和利用過程中的信息安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.便利性原則：通過數(shù)字化手段，提高檔案檢索、查閱和利用的效率，為公司各項工作提供便利支持。二、檔案數(shù)字化工作組織與職責（一）檔案數(shù)字化工作領導小組成立公司檔案數(shù)字化工作領導小組，由公司總經(jīng)理擔任組長，各部門負責人為成員。領導小組負責統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案數(shù)字化工作，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的重大問題，保障檔案數(shù)字化工作的順利開展。（二）檔案管理部門職責1.負責制定檔案數(shù)字化工作計劃和實施方案，明確工作目標、任務、步驟和要求。2.組織檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等數(shù)字化工作的具體實施。3.對檔案數(shù)字化工作進行質(zhì)量控制，確保數(shù)字檔案的準確性和規(guī)范性。4.負責數(shù)字檔案的存儲、保管和維護，建立健全數(shù)字檔案的管理制度和檢索體系。5.定期對檔案數(shù)字化工作進行總結和評估，及時向上級領導匯報工作進展情況。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案齊全、完整、真實，并按照檔案管理部門的要求進行分類和編號。2.配合檔案管理部門做好本部門檔案數(shù)字化工作的相關事宜，如提供必要的工作場地、設備等支持。3.在檔案數(shù)字化過程中，對涉及本部門的檔案內(nèi)容進行審核和確認，保證數(shù)字檔案與原始檔案一致。4.負責本部門數(shù)字檔案的日常查詢和利用工作，嚴格遵守檔案利用規(guī)定，確保檔案信息安全。（四）技術支持部門職責1.為檔案數(shù)字化工作提供技術指導和支持，包括數(shù)字化設備的選型、安裝、調(diào)試和維護等。2.協(xié)助檔案管理部門建立數(shù)字化工作平臺，實現(xiàn)數(shù)字檔案的存儲、檢索、利用等功能。3.負責開發(fā)和優(yōu)化與檔案數(shù)字化相關的軟件系統(tǒng)，提高工作效率和質(zhì)量。4.對檔案數(shù)字化過程中的技術問題進行及時處理和解決，保障數(shù)字化工作的正常進行。三、檔案數(shù)字化流程（一）檔案整理1.各部門按照檔案管理的有關規(guī)定，對本部門的檔案進行全面清查和整理。2.對檔案進行分類、編號，編制檔案目錄。檔案分類應遵循公司檔案分類方案，保持分類的一致性和系統(tǒng)性。檔案編號應按照檔案管理部門規(guī)定的編號規(guī)則進行，確保編號的唯一性和穩(wěn)定性。3.剔除重復、無效的檔案，對破損、褪色等狀況不佳的檔案進行必要的修復和裱糊。（二）檔案掃描1.根據(jù)檔案整理后的情況，確定掃描范圍和掃描方式。掃描方式可分為批量掃描和單件掃描，應根據(jù)檔案數(shù)量、類型和掃描要求進行合理選擇。2.選擇合適的掃描設備和掃描參數(shù)，確保掃描圖像清晰、完整、不失真。一般情況下，掃描分辨率應不低于300dpi，彩色檔案應采用24位真彩色模式進行掃描。3.在掃描過程中，對掃描圖像進行實時檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于圖像模糊、偏斜、缺頁等情況，應重新掃描。4.按照檔案編號順序，逐份對檔案進行掃描，并將掃描圖像命名為與檔案編號一致的文件名，確保文件名的唯一性和規(guī)范性。（三）圖像處理1.對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，確保圖像質(zhì)量符合要求。去污處理應去除圖像中的污漬、黑點等雜質(zhì)；裁剪處理應去除圖像中的空白邊緣，使圖像內(nèi)容完整、緊湊；糾偏處理應調(diào)整圖像的傾斜角度，使其符合閱讀習慣；拼接處理應將多頁掃描圖像拼接成完整的一頁圖像，確保拼接準確、無縫。2.對圖像處理后的圖像進行質(zhì)量檢查，檢查內(nèi)容包括圖像清晰度、完整性、色彩一致性等。對于不符合要求的圖像，應返回掃描環(huán)節(jié)進行重新處理。3.將圖像處理后的圖像進行格式轉換，一般轉換為PDF格式，以保證圖像的通用性和可讀性。（四）數(shù)據(jù)掛接1.根據(jù)檔案目錄信息，將數(shù)字化后的檔案圖像與檔案目錄數(shù)據(jù)進行掛接，建立一一對應的關系。掛接的信息應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等。2.在數(shù)據(jù)掛接過程中，認真核對檔案圖像與目錄數(shù)據(jù)的一致性，確保掛接準確無誤。對于掛接過程中發(fā)現(xiàn)的錯誤信息，應及時進行修正。3.將掛接好的數(shù)據(jù)上傳至檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，完成檔案數(shù)字化成果的入庫工作。（五）存儲與備份1.數(shù)字檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，如磁盤陣列、磁帶庫等。存儲設備應具備冗余備份功能，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立數(shù)字檔案存儲目錄結構，按照檔案類別、年份、保管期限等進行分類存儲，便于管理和查詢。3.定期對數(shù)字檔案進行備份，備份方式可采用全量備份和增量備份相結合的方式。備份數(shù)據(jù)應存儲在與生產(chǎn)數(shù)據(jù)不同的物理位置，如異地存儲等，以防止因自然災害、硬件故障等原因導致數(shù)據(jù)丟失。4.對備份數(shù)據(jù)進行定期檢查和恢復測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。四、檔案數(shù)字化質(zhì)量控制（一）質(zhì)量控制標準1.掃描圖像應清晰、完整，無明顯污漬、黑點、劃痕等缺陷。2.圖像色彩應真實、準確，與原始檔案一致。3.檔案目錄數(shù)據(jù)應準確無誤，與檔案圖像內(nèi)容一致。4.數(shù)據(jù)掛接應準確、完整，確保數(shù)字檔案能夠通過系統(tǒng)快速準確地查詢和利用。（二）質(zhì)量檢查流程1.檔案數(shù)字化工作人員在完成每一項工作任務后，應進行自我檢查，確保工作質(zhì)量符合要求。2.檔案管理部門安排專人對數(shù)字化工作進行抽檢，抽檢比例應不低于10%。抽檢內(nèi)容包括掃描圖像質(zhì)量、圖像處理效果、數(shù)據(jù)掛接準確性等。3.對于抽檢中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時通知相關工作人員進行整改，整改完成后重新進行檢查，直至符合質(zhì)量控制標準為止。4.在檔案數(shù)字化工作全部完成后，檔案管理部門組織進行全面的質(zhì)量驗收。驗收合格后，方可將數(shù)字檔案正式入庫保存和利用。五、檔案數(shù)字化安全管理（一）網(wǎng)絡安全1.檔案數(shù)字化工作應在公司內(nèi)部局域網(wǎng)內(nèi)進行，嚴禁將數(shù)字化設備連接到外部網(wǎng)絡。2.對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進行安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備，防止外部網(wǎng)絡攻擊。3.定期對網(wǎng)絡安全設備進行檢查和維護，及時更新安全策略和病毒庫，確保網(wǎng)絡安全。（二）數(shù)據(jù)安全1.對數(shù)字化設備和存儲介質(zhì)進行嚴格管理，設置訪問權限和密碼，防止未經(jīng)授權的人員訪問數(shù)字檔案。2.在數(shù)據(jù)傳輸過程中，應采用加密技術，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴?.對數(shù)字檔案進行分級分類管理，根據(jù)檔案的敏感程度和重要性，設置不同的訪問權限。重要檔案應實行專人專管，嚴格限制訪問范圍。4.定期對數(shù)字檔案進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的位置，并進行異地存儲。同時，建立數(shù)據(jù)恢復機制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復。（三）人員安全1.對參與檔案數(shù)字化工作的人員進行安全培訓，提高其安全意識和操作技能。2.要求工作人員嚴格遵守公司的安全管理制度和操作規(guī)程，不得擅自更改系統(tǒng)設置和數(shù)據(jù)信息。3.在檔案數(shù)字化工作場所設置安全警示標識，提醒工作人員注意安全。（四）安全監(jiān)督與檢查1.檔案管理部門定期對檔案數(shù)字化工作的安全情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.對違反安全管理制度的行為進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的追究相關人員的法律責任。3.根據(jù)安全檢查結果，及時調(diào)整和完善安全管理制度和安全措施，確保檔案數(shù)字化工作的安全運行。六、檔案數(shù)字化成果利用（一）利用方式1.公司內(nèi)部人員可通過檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)查詢和利用數(shù)字檔案。查詢時應按照系統(tǒng)規(guī)定的檢索方式進行操作，輸入相關關鍵詞或檔案編號等信息，即可獲取所需檔案。2.如需借閱數(shù)字檔案，借閱人員應填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應記錄借閱人員的姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息，并按照借閱期限及時催還。3.對于需要提供檔案復印件的情況，應由檔案管理部門按照規(guī)定的程序進行復印，并加蓋檔案利用專用章。（二）利用權限1.根據(jù)檔案的密級和重要性，設定不同的利用權限。一般檔案可由普通員工按照規(guī)定程序查詢和借閱；重要檔案和機密檔案需經(jīng)公司高層領導審批方可查閱和借閱。2.嚴禁將數(shù)字檔案提供給外部單位或個人使用，確因工作需要必須提供的，應按照公司相關規(guī)定履行審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。（三）利用記錄與統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案利用記錄臺賬，詳細記錄檔案利用的時間、人員、內(nèi)容、用途等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用的頻率、趨勢和需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案數(shù)字化工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.檔案數(shù)字化工作領導小組負責對檔案數(shù)字化工作進行全面監(jiān)督，定期檢查工作進展情況和質(zhì)量控制情況。2.檔案管理部門設立專門的監(jiān)督崗位，對檔案數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)進行實時監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題。3.鼓勵公司員工對檔案數(shù)字化工作中的違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）考核辦法1.制定檔案數(shù)字化工作考核指標體系，考核內(nèi)容包括工作進度、質(zhì)量控制、安全管理、成果利用等方面。2.對各部門檔案數(shù)字