行政+會議管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政管理，規范會議組織與管理流程，提高工作效率，確保各項工作順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門組織召開的各類行政會議及業務會議。（三）基本原則1.高效務實原則：會議應注重實效，精簡會議流程，提高會議效率，避免形式主義。2.統一規范原則：會議組織、記錄、紀要等環節應遵循統一規范，確保會議信息準確傳遞。3.分級負責原則：根據會議性質和參會人員范圍，明確各級管理人員在會議組織與管理中的職責。二、會議分類及組織（一）公司級會議1.公司年度大會召開時間：每年年初召開，具體日期由公司管理層確定。參會人員：公司全體員工。會議內容：總結上一年度工作，部署本年度工作計劃和目標，表彰優秀員工和團隊，通報公司重大事項等。組織部門：行政部負責會議的整體策劃、組織和協調工作，包括場地布置、設備調試、會議資料準備等。2.公司季度例會召開時間：每季度末召開，具體日期由行政部提前通知。參會人員：公司管理層、各部門負責人。會議內容：各部門匯報本季度工作進展、存在問題及下季度工作計劃，公司領導對各部門工作進行點評，協調解決跨部門問題，部署下季度重點工作等。組織部門：行政部負責會議的組織安排，包括會議通知、議程擬定、會議記錄等。（二）部門級會議1.部門周會召開時間：每周固定時間召開，具體時間由各部門自行確定。參會人員：部門全體員工。會議內容：總結上周工作完成情況，安排本周工作任務，傳達公司相關政策和要求，解決部門內部工作問題等。組織部門：各部門負責人負責會議的組織和主持，指定專人負責會議記錄。2.部門專項會議召開時間：根據工作需要不定期召開。參會人員：與專項工作相關的人員，包括部門內部人員、其他部門相關人員等。會議內容：針對特定專項工作進行討論、決策和部署，如項目推進會議、業務研討會等。組織部門：專項工作負責人負責會議的發起和組織，明確會議主題、議程和參會人員，確保會議達到預期目的。（三）跨部門會議1.項目協調會召開時間：根據項目進度和需要不定期召開。參會人員：涉及項目的各部門負責人及相關工作人員。會議內容：協調項目推進過程中的資源分配、進度安排、問題解決等事項，確保項目順利進行。組織部門：項目負責人負責會議的組織和召集，行政部協助做好會議安排工作。2.工作協調會召開時間：根據工作需要適時召開。參會人員：相關部門負責人及工作人員。會議內容：針對工作中出現的跨部門問題進行溝通協調，明確職責分工，制定解決方案，推動工作協同開展。組織部門：涉及問題的主要部門負責人提出會議申請，行政部審核后確定會議時間、地點和議程，并負責會議組織。三、會議準備（一）會議申請1.召開會議前，會議組織者需填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、預計時長等信息。2.《會議申請表》經部門負責人審核后，提交至行政部審批。行政部根據公司工作安排和會議室使用情況進行審批，并及時反饋審批結果。（二）會議通知1.行政部根據審批通過的《會議申請表》，及時發布會議通知。會議通知應包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等內容。2.對于重要會議，行政部應提前[X]天發布通知；對于一般性會議，應提前[X]天發布通知。通知方式可采用郵件、內部辦公系統、微信群等多種形式，確保參會人員能夠及時收到通知。3.參會人員應認真閱讀會議通知，如有特殊情況不能參會，需提前向會議組織者請假，并說明原因。（三）會議資料準備1.會議組織者應根據會議內容和議程，準備相關會議資料，如匯報材料、文件、數據報表等。2.會議資料應提前發送給參會人員，以便參會人員提前了解會議內容，做好發言準備。對于重要會議資料，會議組織者應確保資料的準確性和完整性，并進行保密管理。（四）會議室安排1.行政部負責公司會議室的日常管理和安排。根據會議規模和需求，合理安排會議室，并提前做好會議室的清潔、設備調試等準備工作。2.會議室應配備必要的會議設備，如投影儀、音響、麥克風、白板等，確保設備正常運行。如遇設備故障，行政部應及時安排維修人員進行維修。四、會議組織與實施（一）會議簽到1.參會人員應提前到達會議地點，在會議簽到處進行簽到。簽到表應記錄參會人員姓名、部門、簽到時間等信息。2.會議組織者應指定專人負責會議簽到工作，確保簽到信息準確無誤。對于未按時簽到的參會人員，會議組織者應及時進行催促。（二）會議主持1.會議主持人應提前熟悉會議議程和內容，確保會議按照預定流程進行。2.會議主持人應引導參會人員積極發言，控制會議節奏，避免出現跑題、爭吵等情況。對于會議討論中的分歧和爭議，主持人應及時進行協調和引導，確保會議能夠達成共識。（三）會議記錄1.會議組織者應指定專人負責會議記錄。會議記錄應準確、完整地記錄會議內容，包括會議討論的問題、提出的建議、做出的決策等。2.會議記錄可采用紙質記錄或電子記錄的方式。記錄人員應在會議結束后及時整理會議記錄，并形成會議紀要。會議紀要應經會議主持人審核后，發送給參會人員和相關部門。（四）會議紀律1.參會人員應遵守會議紀律，按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況需要請假，應提前按照規定程序辦理請假手續。2.參會人員在會議期間應將手機調至靜音或關機狀態，不得隨意接聽電話或離開會場。如有緊急情況需要處理，應向會議主持人請假后離開會場。3.參會人員應認真聽取會議內容，積極參與會議討論，不得在會議期間交頭接耳、玩手機、做與會議無關的事情。五、會議紀要（一）會議紀要的撰寫1.會議紀要應準確概括會議主要內容，包括會議討論的問題、達成的共識、做出的決策、工作任務安排及責任人等。2.會議紀要應語言簡潔、邏輯清晰、重點突出，避免冗長和繁瑣的表述。會議紀要的篇幅應根據會議內容和重要性合理確定，一般控制在[X]字左右。（二）會議紀要的審核與發布1.會議紀要撰寫完成后，應提交會議主持人審核。會議主持人應認真審核會議紀要內容，確保紀要準確反映會議精神，并對紀要進行必要的修改和完善。2.審核通過的會議紀要由行政部負責發布。會議紀要應發送給參會人員、相關部門及需要知曉會議內容的其他人員。對于重要會議紀要，行政部應及時存檔，以便日后查閱。六、會議跟進與反饋（一）會議決議執行情況跟蹤1.會議組織者負責對會議決議的執行情況進行跟蹤和督促。對于明確了責任人的工作任務，應定期與責任人溝通，了解工作進展情況，及時發現問題并協調解決。2.責任人應按照會議決議要求，認真履行工作職責，按時完成工作任務。如遇困難或問題，應及時向會議組織者匯報，尋求支持和幫助。（二）會議效果評估1.行政部定期對會議效果進行評估，收集參會人員對會議組織、內容、形式等方面的意見和建議。評估方式可采用問卷調查、面談等形式。2.根據會議效果評估結果，總結經驗教訓，不斷改進會議組織與管