證照與證明管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證照與證明的管理，規(guī)范證照與證明的申請(qǐng)、使用、保管、年審、變更及注銷等流程，保障公司合法合規(guī)運(yùn)營(yíng)，維護(hù)公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在涉及公司證照與證明相關(guān)事務(wù)中的管理活動(dòng)。（三）定義1.證照：指公司依法取得的各類資質(zhì)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證、榮譽(yù)證書(shū)等具有法律效力的文件。2.證明：指公司為滿足內(nèi)部管理或外部業(yè)務(wù)需要，出具的各類介紹信、工作證明、收入證明、在職證明等文件。二、管理職責(zé)（一）行政部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類證照的統(tǒng)一申請(qǐng)、領(lǐng)取、保管、年審、變更及注銷等工作。2.建立證照管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄證照的基本信息、領(lǐng)取時(shí)間、有效期、年審情況等。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，審核并開(kāi)具各類證明文件。4.定期對(duì)公司證照與證明的管理情況進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保證照與證明的安全與完整。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.根據(jù)工作需要，向行政部門(mén)提出證照使用申請(qǐng)，并提供相關(guān)資料。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)所使用證照的日常保管，確保其安全、妥善使用，使用完畢后及時(shí)歸還行政部門(mén)。3.在證照有效期屆滿前，提前通知行政部門(mén)辦理年審或換證手續(xù)。4.配合行政部門(mén)完成證照的變更、注銷等相關(guān)工作。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)審核與證照辦理、年審、變更等相關(guān)的費(fèi)用支出，并確保費(fèi)用的合理合規(guī)支付。（四）員工個(gè)人職責(zé)1.嚴(yán)格按照公司規(guī)定申請(qǐng)和使用證照與證明，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造。2.使用完畢后，及時(shí)將證照與證明歸還行政部門(mén)或相關(guān)保管責(zé)任人。3.如發(fā)現(xiàn)證照與證明遺失、被盜或損壞，應(yīng)立即向行政部門(mén)報(bào)告，并配合采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。三、證照管理（一）證照申請(qǐng)1.各部門(mén)因業(yè)務(wù)需要申請(qǐng)新的證照時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《證照申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)證照的名稱、用途、所需資料等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交行政部門(mén)。2.行政部門(mén)收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)所需資料是否齊全、真實(shí)有效。如資料不全或不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)部門(mén)補(bǔ)充或修正。3.行政部門(mén)根據(jù)審核結(jié)果，安排專人負(fù)責(zé)辦理證照申請(qǐng)手續(xù)。辦理過(guò)程中，應(yīng)積極與相關(guān)政府部門(mén)或機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，確保申請(qǐng)工作順利進(jìn)行。（二）證照領(lǐng)取1.證照申請(qǐng)獲批后，行政部門(mén)指定專人前往相關(guān)部門(mén)或機(jī)構(gòu)領(lǐng)取證照。領(lǐng)取時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)證照內(nèi)容，確保證照信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.領(lǐng)取的證照應(yīng)及時(shí)登記在《證照管理臺(tái)賬》中，記錄證照名稱、編號(hào)、頒發(fā)日期、有效期等詳細(xì)信息。3.行政部門(mén)應(yīng)將領(lǐng)取的證照原件妥善保管，如需留存復(fù)印件，應(yīng)在復(fù)印件上注明“與原件一致”字樣，并加蓋公司公章。（三）證照保管1.行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的證照保管專柜，將證照原件分類存放，確保證照的安全與完整。2.證照保管專柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全措施，配備必要的保險(xiǎn)柜、文件柜等設(shè)備。3.對(duì)于重要的證照，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)等，應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人和指定的專人分別保管鑰匙，確保證照在任何情況下都能得到妥善保管。4.除行政部門(mén)指定的保管人員外，其他人員未經(jīng)授權(quán)不得擅自接觸和使用證照原件。（四）證照使用1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要使用證照原件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、使用期限、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交行政部門(mén)。2.行政部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，方可將證照原件交予申請(qǐng)人使用。申請(qǐng)人應(yīng)在規(guī)定的使用期限內(nèi)歸還證照原件，如因特殊情況需要延長(zhǎng)使用期限，應(yīng)提前向行政部門(mén)申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。3.證照原件原則上不得外借，如因業(yè)務(wù)合作等特殊原因需要外借的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。借閱期限不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，借閱人應(yīng)妥善保管證照原件，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印或用于其他非規(guī)定用途。4.如因工作需要復(fù)印證照，應(yīng)經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由行政部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)復(fù)印，并在復(fù)印件上注明“與原件一致”字樣，加蓋公司公章。復(fù)印件僅供內(nèi)部使用，如需對(duì)外提供，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（五）證照年審1.行政部門(mén)應(yīng)提前關(guān)注各類證照的年審時(shí)間，在年審期限屆滿前[X]天，通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)準(zhǔn)備年審所需資料。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照行政部門(mén)的要求，及時(shí)整理并提交年審資料。行政部門(mén)對(duì)資料進(jìn)行審核后，安排專人負(fù)責(zé)辦理年審手續(xù)。3.在年審過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或需要補(bǔ)充資料，行政部門(mén)應(yīng)積極與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，確保年審工作順利完成。4.年審?fù)ㄟ^(guò)后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新《證照管理臺(tái)賬》中的年審信息，并將年審結(jié)果告知相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)。（六）證照變更1.當(dāng)公司的名稱、地址、經(jīng)營(yíng)范圍、法定代表人等信息發(fā)生變更時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理證照變更手續(xù)。2.辦理證照變更前，行政部門(mén)應(yīng)準(zhǔn)備好相關(guān)變更資料，如變更申請(qǐng)書(shū)、股東會(huì)決議、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件等，并按照規(guī)定的程序向相關(guān)政府部門(mén)或機(jī)構(gòu)提交申請(qǐng)。3.證照變更完成后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新《證照管理臺(tái)賬》中的相關(guān)信息，并將新的證照原件妥善保管。（七）證照注銷1.當(dāng)公司不再需要某項(xiàng)證照或證照已過(guò)期失效時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理注銷手續(xù)。2.辦理證照注銷前，行政部門(mén)應(yīng)確認(rèn)該證照是否存在未了結(jié)的業(yè)務(wù)或事項(xiàng)，如有，應(yīng)先處理完畢。3.行政部門(mén)按照相關(guān)規(guī)定向原發(fā)證機(jī)關(guān)提交注銷申請(qǐng)，并提交相關(guān)證明材料。注銷完成后，在《證照管理臺(tái)賬》中注明注銷日期和原因。四、證明管理（一）證明申請(qǐng)1.員工因個(gè)人事務(wù)或公司業(yè)務(wù)需要開(kāi)具證明時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《證明申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明證明的內(nèi)容、用途、接收單位等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交行政部門(mén)。2.行政部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)內(nèi)容是否真實(shí)、合理。如申請(qǐng)內(nèi)容不符合公司規(guī)定或存在疑問(wèn)，應(yīng)與申請(qǐng)人所在部門(mén)進(jìn)行溝通核實(shí)。3.審核通過(guò)后，行政部門(mén)按照公司規(guī)定的格式和內(nèi)容開(kāi)具證明文件，并加蓋公司公章。（二）證明使用1.證明開(kāi)具后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人領(lǐng)取。申請(qǐng)人領(lǐng)取證明時(shí)，應(yīng)在《證明領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。2.申請(qǐng)人應(yīng)按照申請(qǐng)用途使用證明文件，不得擅自更改證明內(nèi)容或用于其他非規(guī)定用途。3.如因特殊情況需要重新開(kāi)具證明，申請(qǐng)人應(yīng)提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明原因，并按照證明申請(qǐng)流程重新辦理。（三）證明保管1.行政部門(mén)應(yīng)建立證明文件的使用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄證明的開(kāi)具時(shí)間、內(nèi)容、領(lǐng)取人、用途等信息，以便查詢和追溯。2.對(duì)于已開(kāi)具的證明文件的存根，行政部門(mén)應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。3.證明文件的保管應(yīng)遵循安全、保密的原則，防止證明文件丟失、泄露或被篡改。五、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司證照與證明的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括證照與證明的保管是否安全、使用是否規(guī)范、年審與變更手續(xù)是否及時(shí)辦理等。2.檢查周期為每季度一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，提交給公司管理層。（二）不定期抽查1.公司管理層有權(quán)對(duì)證照與證明的管理情況進(jìn)行不定期抽查，了解實(shí)際管理情況。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到徹底解決。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證照與證明，或因保管不善導(dǎo)致證照與證明遺失、