財務部檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司財務部檔案管理，確保財務檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司財務部在各項財務活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告、審計報告、稅務資料、合同協議以及其他與財務相關的文件和資料。（三）管理原則1.集中統一管理原則：財務部檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實、準確地反映公司財務活動的實際情況。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、使用和檢索。二、檔案管理職責（一）財務部負責人1.全面負責財務部檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和目標。2.監督檔案管理制度的執行情況，確保檔案管理工作的規范進行。3.審批重要檔案的查閱、借閱和銷毀等事項。（二）檔案管理人員1.負責財務部檔案的收集、整理、歸檔、保管和統計等工作。2.建立健全檔案管理臺賬，記錄檔案的收進、移出、保管和利用等情況。3.按照檔案管理的要求，對檔案進行分類、編號、裝訂和編目等工作，確保檔案的整齊、規范。4.負責檔案庫房的日常管理，保持庫房的清潔、通風、防潮、防蟲、防火和防盜等。5.辦理檔案的查閱、借閱和歸還手續，對查閱和借閱情況進行登記。6.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。（三）財務人員1.負責將各自工作中形成的財務文件和資料及時整理、移交檔案管理人員。2.按照檔案管理的要求，規范填寫和整理財務憑證、賬簿等資料，確保資料的質量。3.在工作中需要查閱檔案時，按照規定辦理查閱手續。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會計憑證：包括原始憑證和記賬憑證，如發票、收據、報銷單、付款憑證等。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片等。3.財務報告：月度、季度、年度財務報表及其附注、財務分析報告等。4.審計報告：內部審計報告、外部審計報告等。5.稅務資料：納稅申報表、稅務審計報告、稅收優惠申請資料等。6.合同協議：與財務相關的合同，如借款合同、采購合同、銷售合同等。7.其他財務文件：財務預算、財務計劃、財務制度、財務審批文件等。（二）收集要求1.財務人員應在每月末或每完成一項重要財務工作后，及時將相關文件和資料整理好，移交檔案管理人員。2.移交的文件和資料應齊全、完整、真實，簽字蓋章手續完備。3.檔案管理人員應認真核對移交的文件和資料，對不符合要求的及時退回補充或更正。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質和內容，分為會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、審計報告類、稅務資料類、合同協議類和其他財務文件類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性。例如，會計憑證類可按年份和月份進行編號，如“20XX年X月記字第X號”。3.裝訂：會計憑證應按照編號順序進行裝訂，每本憑證厚度應適中，一般不超過3厘米。裝訂應牢固、整齊，封面應填寫齊全、規范。會計賬簿、財務報告等應根據實際情況進行裝訂或成冊。4.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等內容。檔案目錄應一式兩份，一份留存檔案管理人員，一份供查閱使用。四、檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務報告：月度、季度財務報告保管期限為10年，年度財務報告永久保管。4.審計報告：內部審計報告保管期限為10年，外部審計報告永久保管。5.稅務資料：保管期限為10年。6.合同協議：與財務相關的合同協議保管期限根據合同的性質和重要程度確定，一般為10年至永久保管。7.其他財務文件：根據實際情況確定保管期限，一般為5年至永久保管。（二）保管方式1.紙質檔案：設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案柜、貨架等保管設備，對紙質檔案進行分類存放。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管的要求。2.電子檔案：采用光盤、硬盤等存儲介質進行存儲，并進行備份。電子檔案應按照一定的分類方法進行存儲，建立電子檔案索引，便于檢索和利用。同時，應定期對電子檔案進行檢查和維護，確保數據的安全和完整。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量、質量和保管情況與檔案管理臺賬一致。2.對保管期限已滿的檔案，應按照規定的程序進行鑒定和銷毀，不得擅自銷毀。3.檔案庫房應配備必要的安全防護設施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設備，確保檔案的安全。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應經財務部負責人批準，并由檔案管理人員陪同。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱財務檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容和查閱時間等，經所在部門負責人簽字同意后，報財務部負責人審批。2.檔案管理人員應根據審批后的申請表，為查閱人員提供必要的檔案查閱條件，并在查閱現場進行監督。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換或損壞檔案。3.查閱財務檔案時，查閱人員只能查閱與本人工作相關的部分，不得查閱涉及公司機密或其他不應查閱的內容。如需查閱其他內容，應重新辦理審批手續。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性。（二）借閱規定1.公司內部人員因工作需要借閱財務檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間和歸還時間等，經所在部門負責人簽字同意后，報財務部負責人審批。2.財務部負責人應根據檔案的重要程度和借閱用途，決定是否批準借閱申請。對于重要檔案的借閱，應報公司主管領導審批。3.檔案管理人員應按照審批后的申請表，辦理檔案借閱手續，將檔案借給借閱人員，并在借閱期限屆滿前提醒借閱人員歸還檔案。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或擅自復制、摘錄檔案內容。如需復制、摘錄檔案內容，應經財務部負責人批準。5.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理審批手續。借閱人員應在規定的時間內歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還的，應提前向檔案管理人員說明情況，并辦理續借手續。六、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限已滿且無繼續保存價值的檔案。2.因保管不善等原因導致檔案損壞、變質，無法修復且無繼續保存價值的。3.公司根據實際情況決定銷毀的其他檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理人員應定期對保管期限已滿的檔案進行清理，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數量、保管期限和銷毀原因等。2.《檔案銷毀申請表》經財務部負責人審核后，報公司主管領導審批。3.經批準銷毀的檔案，應指定專人負責監銷。監銷人員應認真核對銷毀檔案的名稱、編號、數量等，確保銷毀的檔案與申請表一致。4.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中應做好記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監銷人員等。5.銷毀完畢后，監銷人員應在《檔案銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況報告財務部負責人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立財務檔案信息化管理系統，實現財務檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.提高財務檔案管理的效率和準確性，方便財務人員和其他相關人員查閱和使用檔案。3.加強財務檔案的安全保密管理，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設備、存儲設備和軟件系統，建立財務檔案信息化管理平臺。2.將紙質檔案進行數字化掃描，轉換為電子檔案，并按照規定的分類方法進行