采購詢比價管理制度一、總則（一）目的為規范公司采購活動中的詢比價行為，確保采購過程公開、公平、公正，有效降低采購成本，提高采購效率和質量，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及物資采購、工程服務采購等項目的詢比價活動。（三）基本原則1.合規性原則：詢比價活動必須遵守國家法律法規以及公司的相關規定。2.公平公正原則：對待所有參與詢比價的供應商一視同仁，不偏袒、不歧視，確保競爭環境公平。3.透明性原則：詢比價過程、標準、結果等應保持透明，接受公司內部監督。4.效益優先原則：在保證采購物資和服務質量的前提下，追求采購成本的最小化，實現公司效益最大化。二、詢比價流程（一）采購申請1.各部門根據實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格型號、數量、需求時間等信息。2.《采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購部門初審1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求的合理性、必要性進行初審。2.對于不符合公司采購政策或需求不明確的申請，采購部門與申請部門溝通，要求其補充或修正相關信息。（三）制定詢比價方案1.經初審通過的采購申請，采購部門制定詢比價方案。詢比價方案應包括采購物資或服務的詳細規格要求、質量標準、預計采購金額、詢比價范圍、詢比價方式（公開詢比價、邀請詢比價等）、詢比價時間安排等內容。2.根據采購物資或服務的特點，確定參與詢比價的供應商名單。供應商應具備相應的資質、良好的信譽、穩定的供應能力和合理的價格水平。3.編制詢比價文件，詢比價文件應明確詢比價的各項要求，如報價格式、交貨期、售后服務等，確保供應商能夠準確理解并按照要求進行報價。（四）發布詢比價信息1.對于公開詢比價，采購部門通過公司內部公告欄、官方網站、采購平臺等渠道發布詢比價信息，邀請符合條件的供應商參與報價。2.對于邀請詢比價，采購部門向選定的供應商發送詢比價邀請函，詳細介紹采購項目的要求和詢比價規則。（五）供應商報價1.供應商在收到詢比價信息后，應按照要求認真填寫報價文件，注明物資或服務的名稱、規格型號、數量、單價、總價、交貨期、付款方式等內容，并加蓋公章。2.供應商應在規定的報價截止時間前，將報價文件密封送達采購部門或按照指定的電子方式提交報價。（六）比價1.采購部門收到供應商的報價文件后，對各供應商的報價進行整理和分析。2.比較各供應商的報價、交貨期、質量保證、售后服務等因素，評估其綜合性價比。3.對于報價明顯高于市場合理水平或存在其他重大問題的供應商報價，采購部門可要求供應商作出書面解釋或重新報價。（七）議價1.根據比價結果，采購部門選擇部分或全部供應商進行議價。2.在議價過程中，采購部門與供應商就價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款進行協商，爭取更有利的采購條件。3.議價過程應做好記錄，包括參與議價的供應商、議價時間、議價內容、達成的共識等。（八）確定中標供應商1.采購部門綜合考慮詢比價和議價情況，按照公司制定的評標標準確定中標供應商。評標標準可包括價格因素、質量因素、信譽因素、售后服務因素等，根據采購項目的特點合理設置各因素的權重。2.采購部門編制《詢比價報告》，詳細說明詢比價過程、供應商報價情況、評標結果及推薦中標供應商的理由等內容。3.《詢比價報告》經采購部門負責人審核簽字后，提交至公司主管領導審批。（九）簽訂采購合同1.經公司主管領導審批通過后，采購部門與中標供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門，如財務部門、使用部門等，以便各部門做好相應的工作安排。三、詢比價相關職責（一）采購部門職責1.負責采購詢比價活動的組織和實施，制定詢比價方案，發布詢比價信息，接收供應商報價，進行比價、議價和評標等工作。2.建立和維護供應商數據庫，定期對供應商進行評估和管理，確保供應商的質量和信譽。3.與供應商進行溝通和協調，解決采購過程中出現的問題，確保采購項目的順利進行。4.整理和歸檔采購詢比價相關文件和資料，建立采購檔案，以備查閱和審計。（二）申請部門職責1.提出明確、合理的采購需求，填寫《采購申請表》，并對采購需求的真實性和必要性負責。2.協助采購部門進行詢比價工作，提供必要的技術支持和需求解釋，參與供應商的考察和評估。3.負責驗收采購物資或服務，對驗收結果負責，如發現問題及時與采購部門溝通并反饋處理情況。（三）財務部門職責1.參與采購詢比價方案的審核，從財務角度對采購成本、付款方式等提出意見和建議。2.負責對采購合同中的付款條款進行審核，確保付款安排符合公司財務制度和資金狀況。3.監督采購資金的支付情況，確保采購款項的支付安全、準確、及時。（四）審計部門職責1.對采購詢比價活動進行審計監督，檢查詢比價過程是否合規、公正，采購結果是否符合公司利益。2.對采購檔案進行定期審計，確保采購文件和資料的完整性和準確性。3.對發現的違規問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。四、詢比價過程管理（一）保密管理1.參與詢比價活動的所有人員應對采購項目的相關信息嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.詢比價文件、供應商報價及相關討論內容等屬于公司機密信息，應妥善保管，防止信息泄露。（二）時間管理1.采購部門應合理安排詢比價各環節的時間，確保詢比價活動按時完成，不影響公司生產經營活動的正常進行。2.明確各環節的時間節點，并在詢比價文件中告知供應商，要求供應商按時報價和參與后續環節。（三）溝通協調1.在詢比價過程中，采購部門應與申請部門、供應商保持密切溝通，及時反饋詢比價進展情況，解答各方疑問。2.對于出現的爭議和問題，應通過協商、溝通的方式妥善解決，避免影響詢比價工作的順利進行。五、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門根據采購項目的要求，從供應商數據庫或通過市場調研等方式篩選潛在供應商。2.對潛在供應商進行資格審查，包括營業執照、稅務登記證、資質證書、業績情況、信譽狀況等方面的審核。3.選擇具備良好信譽、較強供應能力、合理價格水平和優質服務的供應商參與詢比價。（二）供應商評估1.建立供應商評估體系，定期對供應商的產品質量、交貨期、售后服務、價格水平等方面進行評估。2.評估方式可包括實地考察、問卷調查、數據分析、客戶反饋等。3.根據評估結果對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予更多的合作機會，對于不符合要求的供應商及時淘汰。（三）供應商激勵與約束1.建立供應商激勵機制，對于在產品質量、交貨期、價格等方面表現突出的供應商，給予一定的獎勵，如增加采購份額、提供優惠政策等。2.同時，建立供應商約束機制，對于違反采購合同、提供不合格產品或服務、出現違規行為的供應商，采取警告、罰款、暫停合作、終止合作等措施進行處理。六、監督與考核（一）內部監督1.公司審計部門定期對采購詢比價活動進行審計監督，檢查詢比價過程是否符合規定程序，采購結果是否公正合理。2.采購部門應定期向公司管理層匯報采購詢比價工作進展情況，接受管理層的監督和指導。3.公司內部員工有權對采購詢比價活動中的違規行為進行舉報，公司應及時進行調查處理，并對舉報人給予保護。（二）考核機制1.建立采購詢比價工作考核制度，對采購部門及相關人員的工作進行考核評價。2.考核指標可包括詢比價完成時間、采購成本降低率、采購物資