TEACHINGRESOURCEDATABASEOFMODERNSECRETARYMAJOR現代文秘專業教學資源庫主講人：梁

珊

|職稱：副教授TEACHINGRESOURCEDATABASEOFMODERNSECRETARYMAJOR辦公室秘書工作的作用1.助手作用2.參謀作用3.協調作用4.信息樞紐作用5.保密作用6.公共關系作用辦公室是單位的中樞性機構辦公室秘書工作的作用上傳下達聯系左右溝通內外PART01PART02PART03PART0401現代文秘專業教學資源庫助手作用PART05PART06秘書工作的助手作用在具體工作中體現為替上司把關和幫助上司處理事務把關表現為對來訪人員的把關,下情上傳的把關,以及文件內容、信函措辭、接待規格、會議時間、人員調配等具體事務的把關。幫助則表現為幫助或者代替上司處理單位日常事務,節省上司的精力，可以使領導人有更多的精力與時間去從事更重要的工作。（一）助手作用PART01PART02PART03PART0402現代文秘專業教學資源庫參謀作用PART05PART06中高級秘書服務的對象都是中高級領導前期調查研究（二）參謀作用中期分析歸納后期提供意見輔助領導決策這就是參謀作用：為上司草擬文件和方案，或者組織專家論證、參與調查研究、選定方案。高級秘書還能充當領導人的“顧問”,利用自己工作掌握的情況,解決領導人的疑難問題,為領導決策出謀劃策,以供參考。PART01PART02PART03PART0403現代文秘專業教學資源庫協調作用PART05PART06辦公室秘書所涉及的工作很多是需要多個部門配合的（三）協調作用秘書常常需要代表上司：在上下左右部門之間溝通、協商,以消除誤會，調整進度,配置資源,分配利益,促進協作,并將難辦的問題呈報給上司處理。以便工作得以推進，相比于各部門代表從自己部門利益出發的辦事態度,秘書可以以局外人的身份從中斡旋，還能以上司代表的身份避免矛盾激化。PART01PART02PART03PART0404現代文秘專業教學資源庫信息樞紐作用PART05PART06很重要的內容就是信息指令的上傳下達(四)信息樞紐作用秘書機構是相應組織的信息集散地和信息庫：某個團體組織的領導是計算機的CPU,那么秘書就是那個儲存、提取和管理大量信息的操作系統界面,隨時為領導者提供關信息。文檔管理接待工作辦公室事務管理對外聯絡信息工作與調查研究督查PART01PART02PART03PART0405現代文秘專業教學資源庫保密作用PART05PART06秘書崗位是單位的信息樞紐(五)保密作用秘書部門在中國古代中央機關就長期被稱為密院：一些涉密的政府和企事業單位的秘書，更要有大局觀念,管好自己的手和嘴,嚴守機密,知道的不亂說,不該知道的不要亂打聽。負責保管各種機密文件、數據組織機密會議安排重要會晤PART01PART02PART03PART0406現代文秘專業教學資源庫公共關系作用PART05PART06秘書部門素有“關口”、“窗口”、“門面”之稱(六)公共關系作用是指在一個機關里，秘書部門要嚴把文字關、用印關、保密關。“關口”是指內外聯系、群眾來訪、各方來人洽談工作、商辦事情，都由秘書部門出面“窗口”指秘書能代表領導處理問題，代表領導辦事，秘書能反映領導意圖。秘書部門是領導機關的“門面”起到“內聯外達”的公共關系作用本著“外