64SpecificationforconferenceservicesofpartyandgovernmentorgansI 2 3 6 本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。本文件起草單位：寧夏回族自治區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)1黨政機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)規(guī)范GB/T30520-2014會(huì)議分類GB/T41568-2022機(jī)關(guān)事務(wù)管理術(shù)語(yǔ)DB64/T1766城市生活垃圾分類及評(píng)價(jià)GB/T30520和GB/T41568界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。3.1機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)conferenceservicesofpartyandgovernmento3.23.3會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)conferenceserviceorganiz3.4會(huì)議服務(wù)人員conferenceservicepers會(huì)議承辦單位在會(huì)務(wù)服務(wù)的整個(gè)過(guò)程中所投入的人員，包括專職于會(huì)務(wù)服務(wù)的人員以及其他輔助3.5會(huì)議服務(wù)管理conferenceservicemanag23.63.7基于網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù),利用遠(yuǎn)程視頻設(shè)備把不同地點(diǎn)的人員無(wú)需物理移動(dòng)而集合起來(lái)召開3.83.93.104.2專業(yè)化體驗(yàn)感，從而提高參會(huì)人員的滿意程度，提升會(huì)議服務(wù)工作的整4.5信息化35.1.1.1機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門應(yīng)向本級(jí)黨政機(jī)關(guān)單位公示會(huì)議預(yù)約聯(lián)系電話，有會(huì)議需求的單位可撥打5.1.1.2會(huì)議預(yù)約電話響起時(shí)，應(yīng)及時(shí)接聽電話，主動(dòng)問(wèn)候，在明確來(lái)電預(yù)約會(huì)議后，應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)5.1.2.1服務(wù)提供單位應(yīng)在與會(huì)議主辦單位聯(lián)系人充分溝通、確認(rèn)后，在《會(huì)議預(yù)約登記表》中詳細(xì)5.1.2.2重要會(huì)議或大型會(huì)議，應(yīng)由服務(wù)提供單位按照事先溝通的會(huì)議需求，提前制定會(huì)議服務(wù)實(shí)施5.1.3.1機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門可建立本級(jí)黨政機(jī)關(guān)會(huì)議預(yù)約微信群，會(huì)議主辦單位可詳細(xì)填寫《會(huì)議預(yù)5.1.3.2機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門可根據(jù)本級(jí)黨政機(jī)關(guān)會(huì)議需求的實(shí)際情況，開發(fā)會(huì)議預(yù)約小程序，提供會(huì)5.1.3.3會(huì)議主辦單位可通過(guò)黨政機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，在平臺(tái)上完成會(huì)議預(yù)約。5.2會(huì)前籌備5.2.1.1根據(jù)會(huì)議主辦方要求，服務(wù)提供機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)組織人員完成會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)布置工作。常規(guī)會(huì)議應(yīng)在5.2.1.3會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)按照主辦單位的要求進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)場(chǎng)布局、主席臺(tái)、桌椅等布置應(yīng)符合45.2.2.1技術(shù)服務(wù)人員應(yīng)對(duì)會(huì)議室的線路、話筒、音響、網(wǎng)線、視頻等設(shè)備進(jìn)行布置，具體操作應(yīng)符5.2.3.1會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)認(rèn)真檢查會(huì)議物品，保持表面潔凈無(wú)污漬、無(wú)破損，便于參會(huì)人員使用。5.2.3.2物品擺放應(yīng)符合附錄DD.3的要求，具備5.2.4.1會(huì)議服務(wù)人員在會(huì)前籌備工作全部結(jié)束后，應(yīng)按照本文件要求，詳細(xì)開展自查工作。5.2.4.2自查完成后，應(yīng)及時(shí)上報(bào)會(huì)議主辦單位人員進(jìn)行檢查，按需5.2.4.3會(huì)前檢查過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)存在影響會(huì)議正常進(jìn)行的問(wèn)題時(shí)，應(yīng)立即向機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門上報(bào)尋5.3會(huì)中服務(wù)5.3.1.1特殊、重要會(huì)議需要步行一段距離方能進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的，應(yīng)配備引導(dǎo)人員。引導(dǎo)人員應(yīng)位于貴賓側(cè)前方1.5m，步伐不宜過(guò)快或過(guò)慢，根據(jù)貴賓步伐及時(shí)調(diào)整自己的引導(dǎo)步伐。在引導(dǎo)過(guò)程中如遇貴賓主動(dòng)問(wèn)候“您好”并使用標(biāo)準(zhǔn)引導(dǎo)手勢(shì)引導(dǎo)參會(huì)5.3.1.4服務(wù)人員應(yīng)熟悉會(huì)議場(chǎng)所的空間布局，了解當(dāng)日會(huì)議情況（地點(diǎn)、時(shí)間、名稱、規(guī)模、主辦），5.3.1.5會(huì)議正式開始且再無(wú)人員進(jìn)入，服務(wù)人員應(yīng)及時(shí)關(guān)閉會(huì)議室門。會(huì)議期間參會(huì)人員進(jìn)出會(huì)議5.3.2.2續(xù)茶期間，不應(yīng)將暖瓶口正對(duì)參會(huì)人員，不應(yīng)使茶具發(fā)出響聲，確保茶水不外濺，續(xù)茶后蓋好杯蓋，將杯把轉(zhuǎn)向參會(huì)人員右側(cè)45°放好，將杯蓋留2mm55.3.2.4續(xù)茶服務(wù)結(jié)束后，服務(wù)人員應(yīng)輕聲退出會(huì)場(chǎng)，并關(guān)好會(huì)場(chǎng)大門，會(huì)議期間，服務(wù)人員應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況開展會(huì)場(chǎng)巡查工作，具體——為臨時(shí)離場(chǎng)人員提供開門或引導(dǎo)服務(wù)；5.3.4.1休會(huì)后，服務(wù)人員應(yīng)迅速進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，及時(shí)檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)是否存在安全隱患或設(shè)施設(shè)備故障。5.3.4.2應(yīng)及時(shí)將使用過(guò)的紙巾、消毒紙巾等撤下并更換新的，簡(jiǎn)單整理桌面茶杯、席簽、墊碟、水5.3.4.4在會(huì)間整理過(guò)程中，服務(wù)人員可對(duì)桌面會(huì)議文件和相關(guān)資料做簡(jiǎn)單規(guī)整。不應(yīng)翻閱、記錄任5.3.4.5服務(wù)人員在完成會(huì)場(chǎng)整理后，應(yīng)立即撤出會(huì)議室，在門5.4.1.1會(huì)議結(jié)束時(shí)，引導(dǎo)人員應(yīng)及時(shí)打開會(huì)議室門，等候在會(huì)議室門口兩側(cè)，保持面部微笑，為參5.4.1.2會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)面帶微笑、保持標(biāo)準(zhǔn)站立5.4.2.2依次撤下會(huì)議使用過(guò)的茶杯、衛(wèi)生清潔用品等，并將可重復(fù)利用的器具及用品分類收納整齊5.4.2.3仔細(xì)清洗茶杯，完畢后，用消毒干毛巾擦拭干凈5.4.2.4應(yīng)將桌面、座椅等部位擦拭干凈，確保表面無(wú)灰塵、無(wú)水跡、無(wú)破損。擦拭完畢后按照標(biāo)準(zhǔn)5.4.2.5按照由內(nèi)到外、由上到下的順序擦拭墻面、窗臺(tái)、門及門套。使用吸塵器或拖布對(duì)地面進(jìn)行5.4.2.7退至門口，環(huán)視現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行再次檢查6人員或辦會(huì)單位取回。不能及時(shí)取回的，應(yīng)妥善保管，不應(yīng)隨意翻動(dòng)，并按照附錄F的要求詳細(xì)記錄，5.5.2.2服務(wù)人員應(yīng)精神飽滿，熱情禮貌的迎候參會(huì)人員。當(dāng)參會(huì)人員走近時(shí)，服務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)微笑5.5.2.4參會(huì)人員離開時(shí)，服務(wù)人員應(yīng)善意提醒檢查個(gè)人物品，防止與會(huì)物品遺漏，并指引參會(huì)人員5.5.2.5參會(huì)人員離開后，服務(wù)人員應(yīng)及時(shí)清理客用茶具，整理現(xiàn)場(chǎng)衛(wèi)生，并做好茶具的清潔和消毒——雨傘、雨衣雨具；——醫(yī)用應(yīng)急包；——針線包；——提供無(wú)障礙設(shè)施服務(wù)；——車站、機(jī)場(chǎng)接送服務(wù)；6.1.1會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)具備良好的會(huì)議服務(wù)能力，能夠提供與會(huì)議需求相適應(yīng)的會(huì)議服務(wù)。具備對(duì)會(huì)6.1.2機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)應(yīng)由本級(jí)機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織實(shí)施及管理。本級(jí)機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門也可購(gòu)買社會(huì)服務(wù)引入會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)開展機(jī)關(guān)會(huì)議6.1.3在黨政機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)過(guò)程中，鼓勵(lì)有條件的地區(qū)或單位采用信息化、數(shù)據(jù)化、智能化技術(shù)或手76.2.1.1會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善的會(huì)議服務(wù)管理制度，包括會(huì)議接待、語(yǔ)言行為、儀容儀表、服務(wù)禮儀、設(shè)備調(diào)試及操作、檔案管理、環(huán)境衛(wèi)生、安全應(yīng)急、會(huì)議保密、6.2.1.3應(yīng)針對(duì)各崗位建立服務(wù)流程和技術(shù)規(guī)程，針對(duì)突發(fā)應(yīng)急事件建立應(yīng)急處置流程等，確保會(huì)議6.2.1.4會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立良好的會(huì)議溝通機(jī)制6.2.1.5應(yīng)建立科學(xué)合理、符合實(shí)際的會(huì)議服務(wù)質(zhì)量管理機(jī)制，對(duì)會(huì)議服務(wù)資源、服務(wù)過(guò)程、服務(wù)監(jiān)——購(gòu)買服務(wù)行為應(yīng)符合國(guó)家及自治區(qū)公共資源交易相關(guān)規(guī)定；——機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門應(yīng)與會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂服務(wù)合同，并明確規(guī)定雙方權(quán)責(zé)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量要求、質(zhì)量評(píng)價(jià)方法、監(jiān)督考核形式及指標(biāo)等必會(huì)議服務(wù)合同解除或終止后，服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按合同約定辦理退出手續(xù)，開展以下工——會(huì)同機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門、新進(jìn)會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)共同查驗(yàn)會(huì)議公共區(qū)域位、設(shè)備設(shè)施、會(huì)議物資——提供會(huì)議服務(wù)期間設(shè)施設(shè)備維修、巡檢、保養(yǎng)等檔案資料；——移交會(huì)議服務(wù)期間所使用的辦公用房、設(shè)施設(shè)備等；——按規(guī)定程序辦理完交接手續(xù)后，終止所有會(huì)議服務(wù)活動(dòng)，退出服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)。8——應(yīng)熟練使用普通話，熟悉禮貌用語(yǔ)，有較好的語(yǔ)言溝通及表達(dá)能力；——個(gè)人背景審核合格，政治素質(zhì)和政治面貌合格；——應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)要求，嚴(yán)格遵守會(huì)議主辦單位、承辦單位的會(huì)議——應(yīng)充分尊重參會(huì)人員的個(gè)人隱私，不應(yīng)向任何機(jī)構(gòu)和個(gè)人透漏參會(huì)人員的個(gè)人信息；——應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議保密要求，開會(huì)前不向任何機(jī)構(gòu)和個(gè)人泄露會(huì)議信息。會(huì)議服務(wù)期間不記錄6.3.4.1針對(duì)服務(wù)人員開展持續(xù)、系統(tǒng)的技能培訓(xùn)，并確保培訓(xùn)內(nèi)容充實(shí)、形式多6.3.4.2會(huì)議服務(wù)培訓(xùn)內(nèi)容包括但不限于以——會(huì)議服務(wù)的理論知識(shí)及會(huì)務(wù)服務(wù)理念；——儀容儀表、規(guī)范用語(yǔ)、行為禮儀；——安全管理與安全檢查；——服務(wù)人員服務(wù)流程及技巧；——應(yīng)對(duì)會(huì)議突發(fā)事件應(yīng)急處理能力；——組織內(nèi)部技術(shù)指導(dǎo)和實(shí)訓(xùn)；6.4設(shè)施設(shè)備及用品9——在會(huì)議區(qū)域適當(dāng)位置設(shè)置垃圾桶，并貼有分類標(biāo)識(shí)；——有特殊要求的，配置文件保密柜、碎紙機(jī)、手機(jī)存放柜、手機(jī)干擾器等會(huì)議用品應(yīng)嚴(yán)格遵循按需提供原則，可包括但不限于以下——音視頻設(shè)備，——紙和鉛筆（以可回收材料為宜），——紙巾、消毒濕紙巾（以可回收材料為宜），6.5保密措施6.5.1應(yīng)建立會(huì)議保密制度，確定保密責(zé)任人，定期開展會(huì)議保密安全培訓(xùn)教育，明確保密紀(jì)律；重6.5.3會(huì)議開始前，應(yīng)清理會(huì)場(chǎng)無(wú)關(guān)人員，檢查會(huì)議室、通6.5.4會(huì)議期間，巡視檢查有無(wú)違反保密紀(jì)律的行為和泄密6.5.5會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行檢查，防止遺留涉密文件和6.5.6涉密會(huì)議應(yīng)要求所有參會(huì)人員入場(chǎng)前存放手機(jī)，或在會(huì)議開始時(shí)開啟會(huì)場(chǎng)內(nèi)的手機(jī)屏蔽設(shè)6.6厲行節(jié)約6.6.2.1會(huì)議室空閑期間及會(huì)議結(jié)束時(shí)，應(yīng)6.6.2.2會(huì)議室開展日常衛(wèi)生工作時(shí)，可使用自然光燈光或采用節(jié)能模式，采用分區(qū)域開燈保潔等方6.6.2.3會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉電子屏、空調(diào)、投影設(shè)備6.6.3.2加強(qiáng)供水管路巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)6.6.3.3可使用節(jié)水裝置，提高節(jié)約用提供會(huì)議用品時(shí)，應(yīng)本著節(jié)約資源、循環(huán)利用原則，宜使用可回收、可降解的123457.2.1定期對(duì)使用的會(huì)務(wù)用品如茶杯、毛巾等進(jìn)行清潔消毒，每次會(huì)后應(yīng)對(duì)破損、污染的用品及時(shí)更7.2.2定期檢查會(huì)議用品的配備數(shù)量、使用情況、損耗情況等，建立臺(tái)賬，提升會(huì)議管——常洗澡、勤換衣，保持衣物干凈整潔無(wú)異味，身體無(wú)體味；——常洗頭、勤刮須，保持發(fā)型自然無(wú)異樣，面部清潔無(wú)油膩；——常修甲、勤清潔，保持指甲整齊無(wú)異形，不做五顏六色的指甲；7.4垃圾分類會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議服務(wù)人員在整理會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)8.1應(yīng)建立會(huì)議安全管理制度，明確工作職責(zé)，加強(qiáng)消防、水、電、暖氣、空調(diào)等設(shè)施設(shè)備的安全巡8.2制定消防疏散應(yīng)急預(yù)案、消防設(shè)施設(shè)備應(yīng)急預(yù)案、突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案，成立應(yīng)急處置小組，8.3每半年開展1次安全事故模擬演練，8.4會(huì)議安全與應(yīng)急服務(wù)相關(guān)要求應(yīng)嚴(yán)格按照附錄G的規(guī)定執(zhí)行。9監(jiān)督考核9.1.1應(yīng)根據(jù)合同內(nèi)容制度監(jiān)督檢查細(xì)則，對(duì)會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的履約情況和服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行考核。9.1.2會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)主動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部自查，接受會(huì)議主辦單位的監(jiān)督，并對(duì)問(wèn)題及時(shí)整改。9.1.3可依據(jù)考核結(jié)果按合同約定進(jìn)行懲罰。9.2考核要求9.2.1可采取日常監(jiān)督考核、評(píng)價(jià)小組考核等方——工作能力考核通過(guò)日常考勤及會(huì)議服務(wù)情況對(duì)日常工作質(zhì)量進(jìn)行考核，由會(huì)議服務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)——業(yè)務(wù)技能考核通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)考核的方式對(duì)服務(wù)人員禮儀體態(tài)、相關(guān)業(yè)務(wù)技能、表達(dá)能力進(jìn)行考10.1.1應(yīng)建立覆蓋全面、行之有效、便——服務(wù)對(duì)象滿意度；——服務(wù)時(shí)間準(zhǔn)確率；——服務(wù)期間差錯(cuò)率；——服務(wù)項(xiàng)目完成率；——服務(wù)投訴完結(jié)率。——定期開展服務(wù)滿意度調(diào)查工作。征求會(huì)議主辦單位的意見(jiàn)和建議，定期按——開展參會(huì)人員的走訪調(diào)研工作。通過(guò)訪談、調(diào)研的方式，征求參會(huì)人員對(duì)會(huì)議服務(wù)的意見(jiàn)和——設(shè)置意見(jiàn)投訴箱或意見(jiàn)簿；10.2投訴管理10.3服務(wù)改進(jìn)10.3.1采取措施，對(duì)出現(xiàn)的不合格服務(wù)進(jìn)行糾正，消除或降低A.1會(huì)議主管A.1.1負(fù)責(zé)會(huì)議服務(wù)工作的日常管理A.1.2帶領(lǐng)預(yù)定人員、服務(wù)人員、技術(shù)人員做好會(huì)議組織實(shí)施等保障工作。A.1.3負(fù)責(zé)客戶滿意度測(cè)評(píng)改進(jìn)、投A.1.4按照本文件要求，對(duì)工作人員進(jìn)行工作A.1.5與會(huì)議主辦單位保持良好的溝通，及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)議主辦A.2會(huì)議預(yù)定人員A.2.1通過(guò)各個(gè)渠道受理會(huì)議預(yù)定信息，全面A.2.2詳細(xì)、充分溝通，做好會(huì)議預(yù)定信息的記錄工作，及時(shí)將會(huì)以預(yù)訂情況向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確定A.2.3按照會(huì)議需求，做好會(huì)議室座次安排、會(huì)A.2.4及時(shí)與主辦單位溝通，確認(rèn)會(huì)議室的布置情況，并能按照要求及時(shí)調(diào)整、補(bǔ)充會(huì)場(chǎng)布置。A.2.5根據(jù)主辦單位會(huì)議調(diào)整通知A.3技術(shù)人員A.3.1負(fù)責(zé)會(huì)議室音響設(shè)備、投影器材、電腦設(shè)備、電子顯示屏、有線無(wú)線網(wǎng)絡(luò)、視頻設(shè)備等會(huì)議用A.3.2根據(jù)電子設(shè)備更新?lián)Q代情況，結(jié)合會(huì)議實(shí)A.3.3配合會(huì)議主管領(lǐng)導(dǎo)做好其他工作。A.4會(huì)議服務(wù)員A.4.2及時(shí)與會(huì)議預(yù)約人員溝通，嚴(yán)格按照《會(huì)議預(yù)約登記表》上的要求，組織開展會(huì)議布置、會(huì)間A.4.4積極配合會(huì)議主管領(lǐng)導(dǎo)的日常管理和工作部署，做好本職工作，提升自身服務(wù)技能。A.4.5熟悉會(huì)場(chǎng)布局及設(shè)施設(shè)備、外部環(huán)境。A.4.6配合會(huì)議主管領(lǐng)導(dǎo)做好其他工作。——佩戴工牌上崗服務(wù)（工牌上應(yīng)由部門、姓名、職務(wù)及編號(hào)等信息）；——頭發(fā)梳理整齊，女性服務(wù)員的長(zhǎng)發(fā)用統(tǒng)一的頭花盤起，發(fā)色以黑色、深咖色為宜；男性服務(wù)B.2.1會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)講普通話，語(yǔ)言文明、禮貌、簡(jiǎn)潔、清晰，語(yǔ)氣、語(yǔ)調(diào)、語(yǔ)B.2.2應(yīng)做到有問(wèn)必答、及時(shí)回答、耐心解答、坦然應(yīng)答，賓客未聽清楚時(shí)，應(yīng)重B.2.3服務(wù)人員應(yīng)使用文明禮貌用語(yǔ)，包——六聲：（迎接接待的）迎接聲、（操作失誤的）道歉聲、（會(huì)場(chǎng)碰面的）問(wèn)候聲、（服務(wù)提——十一字：您好、您、請(qǐng)、謝謝、對(duì)不起、再見(jiàn)。B.2.4服務(wù)人員應(yīng)舉止大方，行為得體，儀態(tài)端莊，按照崗位規(guī)范，主動(dòng)——三輕：走路輕、說(shuō)話輕、操作輕；——九服務(wù)：聽到呼喚有服務(wù)、見(jiàn)到賓客有服務(wù)、賓客反饋有服務(wù)、投訴建議有反饋、凸顯特色暖心服務(wù)、體現(xiàn)效率快捷服務(wù)、強(qiáng)化管理主動(dòng)服務(wù)、樹立形象禮——站姿：呈丁字步直立，雙膝、腳跟靠緊，雙手自然交叉輕放在下腹部（示意圖見(jiàn)圖B.3著地，屈膝蹲下，形成左膝高右膝低的姿態(tài)，上身挺直，側(cè)身?yè)煳铮粦?yīng)低頭——走姿：呈直線行進(jìn)，兩眼平視前方，手指自然彎曲，雙臂前后自然擺動(dòng)，步伐輕穩(wěn)優(yōu)美度約為90°,目視腳面；——遞物：不應(yīng)把刀尖、筆尖正對(duì)賓客遞送，遞送物品時(shí)應(yīng)雙手遞送且在賓支D.1.2.1應(yīng)檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)每張桌椅是否有損壞，根據(jù)參會(huì)人員數(shù)量按比例擺放桌椅，每排前后距離不少于130cm。會(huì)場(chǎng)桌椅應(yīng)按圖D.1要求擺放。D.1.3.1.3場(chǎng)內(nèi)座次布局主要包括——橫排列：按參會(huì)人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左到右依次橫向排列；——縱排列：按各單位和成員的既定次序和姓氏筆畫，從前到后依次縱向排列，排列時(shí)遵循正式D.1.3.1.4舉行簽約儀式時(shí)，主方在簽約桌的左邊，客方在簽約桌的右邊，其他人員分主、客各站一12話筒距離聲源(與會(huì)者嘴部)20㎝為宜。重要會(huì)議可采取雙話筒一主一備工一個(gè)發(fā)言位擺放兩支或多支話筒，話筒應(yīng)盡量接近并對(duì)準(zhǔn)與會(huì)者嘴部聲源的距離盡量持平，話筒鵝頸桿與桌面夾立式話筒擺放，調(diào)節(jié)話筒桿需保持平衡狀態(tài)，避免重心不穩(wěn)發(fā)生傾倒，多345612逐個(gè)測(cè)試話筒音量，音量適中，聲音清晰飽滿，無(wú)噴麥、嘯叫、失真等問(wèn)3提前檢查顯示設(shè)備（投影機(jī)、LED顯示屏、電視等）與投屏設(shè)備（電腦、手機(jī)筆記本電腦音頻接入調(diào)音臺(tái)需注意是否存在音視頻相互干擾情況（出），4席簽擺放席簽擺放以距離沙發(fā)扶手前緣5cm～6cm為D.3.5.1.2添加茶葉時(shí)，應(yīng)使用茶勺根據(jù)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)添加茶葉，不應(yīng)用手直接抓取，茶葉量以覆蓋茶杯D.3.6.1會(huì)議文件應(yīng)由會(huì)議主辦單位統(tǒng)一提供，由服務(wù)人員擺放，不應(yīng)調(diào)換會(huì)議文件順序。擺放時(shí)應(yīng)D.3.6.2會(huì)議所需紙張應(yīng)與會(huì)議文件疊放整齊，文件在上，紙張?jiān)谙拢粺o(wú)會(huì)議文件，紙張擺放與會(huì)議D.3.6.3會(huì)議用筆以鉛筆、黑色中性筆為宜，使用統(tǒng)一樣式和顏色的筆筒收納會(huì)議用筆，桶中筆的數(shù)便于與會(huì)人員使用；文具盒擺放應(yīng)注意整體D.3.7.2大型會(huì)議期間，需要穿D.3.8.1會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)懸掛已制作好的橫幅懸掛式會(huì)標(biāo)，會(huì)標(biāo)懸掛在主會(huì)場(chǎng)頂部居中位置，根據(jù)D.3.8.2會(huì)標(biāo)宜使用電子屏?xí)?biāo)，由會(huì)議主辦單位提供內(nèi)容，會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)技術(shù)人員負(fù)責(zé)電子會(huì)標(biāo)內(nèi)D.3.9.1會(huì)議中所需布置的其他物品，應(yīng)由會(huì)議主辦單位提出具體需求，經(jīng)確認(rèn)后由會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)組D.3.9.3根據(jù)會(huì)議需要配備的相關(guān)物品，擺放時(shí)應(yīng)充分考慮桌面美觀，保持配列有序，整齊茶，續(xù)茶服務(wù)示意圖見(jiàn)圖E.2。若兩張桌子并排擺放或者圍桌，桌子兩邊都有座位，上茶方式為：將右向賓客做“請(qǐng)用茶”的手勢(shì)，然后倒退兩步再轉(zhuǎn)身離開。具體操作按照?qǐng)DE.4的服務(wù)人員續(xù)茶時(shí)，應(yīng)注意細(xì)節(jié)、動(dòng)作輕盈、避免發(fā)出1會(huì)場(chǎng)布置期間，應(yīng)關(guān)閉會(huì)議室大門，無(wú)關(guān)人員不應(yīng)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)；大型會(huì)議布置過(guò)程會(huì)議期間，非會(huì)議人員不應(yīng)擅自進(jìn)入會(huì)場(chǎng)；會(huì)場(chǎng)外不應(yīng)出現(xiàn)高聲喧嘩、爭(zhēng)吵、打?qū)Σ慌浜蠒?huì)場(chǎng)秩序的人員，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系安保人員處理，拒不配合的，可視具體情況撥會(huì)議期間出現(xiàn)上訪事件的，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并與會(huì)議主辦單位溝通協(xié)商2會(huì)議期間發(fā)現(xiàn)火情，服務(wù)人員應(yīng)第一時(shí)間使用滅火器材進(jìn)行初起火情的撲救工作；火情控制后，應(yīng)向主管領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)火災(zāi)情況，立即組織引導(dǎo)參會(huì)人員從安全出口撤離，并協(xié)助安保人員清點(diǎn)人數(shù)，做3緊急停電時(shí)，服務(wù)人員應(yīng)立即聯(lián)系技術(shù)人員并啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，做好會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的致歉、情況說(shuō)明及安如有應(yīng)急供電系統(tǒng)的，應(yīng)及時(shí)開啟并恢復(fù)供電；如短時(shí)間內(nèi)無(wú)法恢復(fù)供電，會(huì)議主管單位應(yīng)與主辦4緊急停水后且長(zhǎng)時(shí)間無(wú)法恢復(fù)的，會(huì)議負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主辦方報(bào)告，并組織人員前往沒(méi)有停水5與患者溝通，視具體情況選擇離場(chǎng)休息或撥打120急救電話送醫(yī)救治；針對(duì)臨時(shí)離場(chǎng)休息的人員，6會(huì)議期間話筒、音響等設(shè)備臨時(shí)出現(xiàn)故障，應(yīng)第一時(shí)間告知會(huì)議服務(wù)人員，及時(shí)排查故障，立即啟會(huì)