公司行政后期管理制度一、總則（一）目的為了加強公司行政后期管理工作，提高行政工作效率和服務質量，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及公司行政后期相關工作的管理。（三）基本原則1.規范化原則：各項行政后期工作均應按照規定的流程和標準進行操作，確保工作的規范性和一致性。2.高效性原則：優化行政后期工作流程，提高工作效率，及時、準確地完成各項工作任務，滿足公司運營的需求。3.服務性原則：行政后期工作要以服務公司員工和業務發展為宗旨，提供優質、周到的服務，樹立良好的公司形象。4.節約性原則：合理利用公司資源，倡導節約意識，降低行政成本，提高資源利用效率。二、辦公環境管理（一）辦公區域規劃1.根據公司組織架構和業務需求，合理劃分辦公區域，明確各部門的辦公位置。2.辦公區域應保持整潔、明亮、通風良好，為員工創造舒適的工作環境。（二）辦公設施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、復印機等辦公設備，并確保設備的正常運行。2.根據工作需要，合理配置文件柜、檔案架等辦公用品，方便員工存放文件和資料。（三）環境衛生維護1.制定辦公區域環境衛生標準，明確各區域的清潔責任人。2.每日定時對辦公區域進行清掃，包括地面、桌面、門窗等，保持環境整潔。3.定期對辦公區域進行消毒，預防疾病傳播，保障員工健康。4.禁止在辦公區域內吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等不文明行為。（四）安全管理1.加強辦公區域的安全防范措施，安裝必要的安全設備，如監控攝像頭、門禁系統等。2.定期對辦公設備、電器線路等進行安全檢查，及時消除安全隱患。3.教育員工增強安全意識，妥善保管個人財物，防止盜竊和火災等事故的發生。4.制定安全應急預案，定期組織演練，提高應對突發事件的能力。三、辦公用品管理（一）辦公用品采購1.根據公司實際需求，制定辦公用品采購計劃，明確采購的種類、數量和時間。2.選擇合格的供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和管理。3.采購辦公用品時，應遵循性價比原則，確保所采購的辦公用品質量可靠、價格合理。4.采購人員應嚴格按照采購流程進行操作，簽訂采購合同，確保采購過程的合法性和規范性。（二）辦公用品入庫1.辦公用品到貨后，采購人員應及時通知倉庫管理人員進行驗收。2.倉庫管理人員按照采購合同和驗收標準對辦公用品進行驗收，檢查其數量、規格、質量等是否符合要求。3.驗收合格的辦公用品應及時辦理入庫手續，填寫入庫單，注明辦公用品的名稱、規格、數量、入庫日期等信息。4.對驗收不合格的辦公用品，應及時與供應商聯系，辦理退換貨手續。（三）辦公用品發放1.員工因工作需要領取辦公用品時，應填寫辦公用品領用申請表，注明領用的辦公用品名稱、規格、數量、用途等信息。2.部門負責人對員工的領用申請進行審核，簽字確認后交倉庫管理人員。3.倉庫管理人員根據審批后的領用申請表發放辦公用品，填寫出庫單，注明辦公用品的名稱、規格、數量、領用日期、領用人等信息。4.倉庫管理人員應定期對辦公用品的發放情況進行統計和分析，及時掌握辦公用品的使用動態，合理控制辦公用品的庫存。（四）辦公用品庫存管理1.倉庫管理人員應定期對辦公用品進行盤點，確保賬實相符。2.建立辦公用品庫存臺賬，詳細記錄辦公用品的出入庫情況，包括日期、名稱、規格、數量、領用人等信息。3.根據辦公用品的庫存情況，及時提出采購計劃，避免因庫存不足影響工作正常開展，同時也要防止庫存積壓。4.對庫存的辦公用品應進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件的起草、審核與發布公司各類文件由相關部門負責起草，確保文件內容準確、規范、符合公司實際情況。文件起草完成后，應提交部門負責人審核，審核通過后報分管領導審批。經審批后的文件由行政部門統一編號、排版、印發，并加蓋公司公章。2.文件的傳閱與歸檔文件印發后，行政部門應及時將文件分發給相關部門和人員進行傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱完畢的文件，由傳閱人簽字后交回行政部門，行政部門負責將文件整理歸檔。3.文件的保管與借閱文件檔案管理人員應妥善保管公司各類文件，建立文件檔案目錄，便于查找和利用。因工作需要借閱文件時，借閱人應填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、借閱日期、借閱用途等信息，經部門負責人和行政部門負責人審批后，方可借閱。借閱人應在規定的時間內歸還文件，不得擅自轉借他人或復印、摘抄文件內容。如因特殊情況需要延長借閱時間，應提前辦理續借手續。（二）檔案管理1.檔案的分類與整理公司檔案分為行政檔案、人事檔案、財務檔案、業務檔案等類別，檔案管理人員應按照分類標準對檔案進行整理。對各類檔案應進行編號、編目，建立檔案索引，便于查詢和管理。2.檔案的收集與歸檔各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，定期將整理好的檔案移交公司檔案管理人員。檔案管理人員對接收的檔案進行審核，確保檔案資料齊全、完整、真實，符合歸檔要求后進行歸檔。3.檔案的保管與利用檔案管理人員應妥善保管公司檔案，確保檔案的安全和完整。檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。因工作需要查閱檔案時，查閱人應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、查閱日期、查閱用途等信息，經部門負責人和檔案管理人員審批后，方可查閱。查閱檔案時，查閱人應在檔案管理人員的監督下進行，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案內容。如需復印檔案資料，應經檔案管理人員同意，并登記復印內容。五、會議管理（一）會議計劃1.各部門應根據工作需要，提前制定本部門的會議計劃，明確會議的主題、時間、地點、參會人員等信息。2.每月初，各部門將會議計劃報行政部門匯總，行政部門根據公司整體工作安排，對各部門的會議計劃進行審核和調整，制定公司月度會議計劃。（二）會議組織1.行政部門根據會議計劃，提前做好會議的籌備工作，包括會議場地的預訂、會議資料的準備、會議設備的調試等。2.會議組織者應提前通知參會人員會議的時間、地點、主題等信息，確保參會人員按時參加會議。3.會議期間，會議組織者應負責維持會議秩序，做好會議記錄，記錄會議的主要內容、討論結果、決議事項等。（三）會議紀要1.會議結束后，會議組織者應及時整理會議紀要，經會議主持人審核后，發送給參會人員和相關部門。2.會議紀要應明確會議的主要內容、討論結果、決議事項、責任部門和完成時間等，確保會議精神得到有效傳達和落實。（四）會議跟進1.各責任部門應按照會議紀要的要求，按時完成相關工作任務，并及時向行政部門反饋工作進展情況。2.行政部門負責對會議決議事項的執行情況進行跟蹤和檢查，對未按時完成的工作任務進行督促和協調，確保會議決議事項得到有效執行。六、車輛管理（一）車輛調度1.公司車輛由行政部門統一調度管理，根據工作需要合理安排車輛的使用。2.各部門因工作需要使用車輛時，應提前填寫車輛使用申請表，注明用車時間、地點、事由、乘車人數等信息，經部門負責人審批后交行政部門。3.行政部門根據車輛的使用情況和駕駛員的工作安排，進行車輛調度，并及時通知駕駛員做好出車準備。（二）車輛使用1.駕駛員接到出車任務后，應提前檢查車輛的狀況，包括車輛的外觀、內飾、輪胎、剎車、機油、水箱等，確保車輛性能良好，能夠正常行駛。2.駕駛員應嚴格遵守交通規則，安全駕駛，文明行車，確保乘車人員的安全。3.車輛使用過程中，駕駛員應妥善保管車輛鑰匙和行駛證等相關證件，不得擅自將車輛轉借他人或用于非工作用途。4.如遇車輛故障或交通事故，駕駛員應及時報告行政部門，并采取相應的措施進行處理。（三）車輛維護與保養1.行政部門應制定車輛維護保養計劃，定期安排車輛進行維護保養，確保車輛性能良好。2.駕駛員應按照車輛維護保養計劃的要求，及時將車輛送到指定的維修保養點進行維護保養，并做好車輛維護保養記錄。3.車輛維修保養費用由行政部門統一審核報銷，駕駛員應提供正規的發票和維修保養清單。（四）車輛費用管理1.公司車輛的燃油費、過路費、停車費等費用由駕駛員先行墊付，每月底憑相關票據到行政部門報銷。2.行政部門應嚴格審核車輛費用報銷票據，確保費用的合理性和真實性。3.車輛保險費用由行政部門統一辦理，按照規定的時間和金額進行繳納。七、印章管理（一）印章種類與保管1.公司印章分為公章、合同專用章、財務專用章、法人章等，各類印章由行政部門指定專人負責保管。2.印章保管人員應妥善保管印章，確保印章的安全和完整，不得擅自將印章轉借他人或帶出公司使用。（二）印章使用1.公司印章的使用應嚴格按照規定的流程進行審批，未經審批不得擅自使用印章。2.使用印章時，申請人應填寫印章使用申請表，注明使用印章的事由、文件名稱、使用時間等信息，經部門負責人、分管領導審批后，交印章保管人員辦理蓋章手續。3.印章保管人員應對印章使用申請表進行審核，確認審批手續齊全后，方可在文件上加蓋印章，并做好印章使用記錄。