秘書溝通交談禮儀

秘書最常用的就是溝通禮儀了，那么你知道溝通禮儀有那么規范

嗎？下面小編給大家介紹關于秘書溝通禮儀的相關資料，希望對

您有所幫助.

秘書溝通禮儀

⑴語言與話題的選擇

在對外交往中，選用的語言是有講究的.

在正式的官方活動中：需要使用本國的國語，以體現國家主權的

尊嚴.

在非官方的商務活動中：可以使用國際通用的語言或是雙方都懂

的語言，或者配備翻譯.

話題的選擇，不僅僅是技巧問題、禮儀問題，有時甚至可以成為

政治問題，以致造成外交方面的糾紛，所以務必要小心.

以下的話題，是應該避開的：

①政治話題.

②個人隱私問題.

③非議他人

④庸俗下流的話題.

⑵談話的態度

在對外交往中，我們總會發現雙方的觀點、處理問題的方法有許

多不同之處.

在談話態度上表現在以下幾個方面：

①誠懇坦率.

②明確直率.

③堅持原則.

⑶聲音與語氣

在涉外工作中，秘書特別要注意控制自己的音量.中國人說話的

聲音一般比較大,但在國際禮儀中，以說話聲音適度為有修養.

所謂的適度：是以能讓參加者聽清而不影響其他的人為準：這樣

的音量相對于中國人來說是偏低的.

另外，語氣很重要：

一方面語氣要體現禮貌，多用謙詞敬語；

另一方面，不論對方單位規模多大、多么著名，己方也要不卑不

亢，不能曲意奉承、委曲求全，以至于丟失了自己的人格和國

格.

(4)傾聽者的禮貌

作為傾聽的一方，相對比較被動.

傾聽者應該學會從談話中獲得有益的信息.

作為傾聽者，要和說話者有眼.光上的交流和語言上的呼應.

五、姿態舉止的禮節

L正確的站姿、坐姿、行姿

正確的站、坐、行姿態是其他禮節的基礎，是舉止正派的表現.

正確的站姿關鍵要把腰挺直，收腹、挺胸、收臀；頭要正，要有

向上頂的感覺，目光平視前方，雙臂自然下垂；腿要并攏，腳后

跟要貼緊，腳尖微微外撇.

男性的腿可以分開一點.不可以靠著墻或門框站著，這樣容易讓

人覺得散漫、懶惰甚至不正派.從上身看，正確的行姿要基本像

站立一樣挺拔，重心略向前傾，雙臂自然擺動，雙眼目視前方，

頭要端正.步幅可以根據個人的身高來調整，身高腿長，步幅就

大，個子矮小，步幅就小.另外，服裝也影響行姿，女性穿裙

裝，走路忌諱八字腳、駝背含胸.

在公務場合、涉外場合，坐姿一定要端正.正確的坐姿是：

落座輕穩，坐下后不松懈.特別是坐沙發時，不能像抽去骨頭似

的堆在那里；雙肩平正放松，兩手自然放于腿上，也可以一臂彎

曲放在沙發扶手上，掌心向下.

男性雙腿可以分開約一拳的距離，女性腿要并攏，絕不能叉開腿

坐，特別是在穿短裙時更要注意；也可以雙腿斜向一方，雙腳交

叉，雙膝靠攏.

在一般場合下，蹺腿是可以的，但不能抖腿，更不能把鞋挑在腳

尖上.在比較嚴肅的場合，坐椅子面積的三分之二就可以了.如

果對方是很重要的客人，與之談話時，身體可以略略向前傾，而

不要靠椅子背.

2.手勢的運用

適當地運用手勢有助于表達自己的想法，但頻率不可以過高，幅

度不宜過大.在涉外場合中，還要看交往對象.

英國人較為拘謹，舉止較為沉穩，幅度小；

美國人大多性格外向，手勢幅度相對大.

特別需要注意的是：我們的一些習慣性的手勢，在涉外場合最好

不要用，以免引起誤解或造成失禮.

指示的手勢應該使用右手，四指并攏，大拇指自然張開來指點遠

處的事物或人.要指出近處文件中的某行字，可以使用右手食

指.與阿拉伯國家或者印度人打交道時，一定不要使用左手做這

些事情，因為他們認為左手不干凈，用左手是對他人的冒犯.

表示勝利和成功時：右手食指、中指向外伸出，構成一個英文字

母“V”字，用以表示勝利.運用這一手勢時，一定要使掌心向

外.

表示事情順利時：有些人愛用右手的拇指和食指做成一個圈，其

余三個手指伸出，表示“0K”，一切順利，在美國可以這樣示

意；在日本則表示錢；而在南美洲的巴西，則表示非常下流的意

思.

指點自己不要使用右手食指或者大拇指，這樣會顯得很粗俗.在

與外賓談話當中，若涉及自己時，可以伸出右手，手指并攏，手

掌朝向身體，輕輕按在左胸前，這樣既文明又顯出自尊自信的內

在修養.

當然手勢的運用也要因人、因場合而定.秘書自己要處理好，在

必要時也要提醒領導.

1）伸食指以食指指人，很多東方國家認為是不禮貌的，在西方國

家則認為這是批評、嫌惡被指之人，在中國，卻只是指一下罷

了.彎曲食指，中國表示“9”,到了美國就成了召喚人了.豎

起食指，除了像中國習慣可以表示“1”以外，法國人以此表示

“請求提出問題”，緬甸人以此表示“拜托”，新加坡人乂此強

調重要性，在澳大利亞，卻表示“再來一杯啤酒”.

2）伸拇指翹起拇指，可表贊揚之意，亦可表“為首”、“為

大”.但在澳大利亞，這有惡意罵人的含義，意大利人又以此表

數字“尸，而英國人則表示他想搭車.

3）其他指勢豎起二指呈“V”型，中國表示“2”，英語國家表

“成功”、“勝利”；但手心向內的豎起二指卻是侮蔑性的.拇

指食指曲成圓圈，掌心向外，再豎起另外三指，便是“0K”手

勢，這在美國表示同意首肯，在法國表示“o”，在印度表示正

確，在泰國表示“沒問題”，在日本、韓國表示金錢，在巴西表

示引誘女人，在突尼斯表示傻瓜、無用.此外，表“5”以上，

“10”以內的數，外國人不用一只手比劃，當然也不明白中國用

一只手表示的這些意思.

4）左手在許多地方，人們認為左手是不干凈的，因此必須以右手

為尊，右手為貴.不能以左手收受禮物、遞接東西，不能以左手

吃飯.在印度、泰國、印尼、阿拉伯國家和一些非洲國家都如

此.

5）其他動作中國年長者撫摩小孩頭頂以表喜愛，而在佛教國家則

萬萬不可.阿拉伯人喜歡觸摸對方，尹聞對方的氣味.中國以點

頭表同意，搖頭表否定，但在阿爾巴尼亞、保加利亞、尼泊爾等

國恰好相反，點頭否定，搖頭才是肯定.日本人點頭不表同意，

只表理解，而阿拉伯國家點頭只是禮貌而已.

雙臂交叉置于胸前，許多地區認為既不雅觀亦無含義，而斐濟卻

以這一身姿表示對說話者的傾聽和敬重.招呼飯店服務員，西班

牙人吹口哨，非洲人敲打桌子，這在他們都是合乎禮儀的.

3.適當的表情

在涉外活動中，秘書人員的待人態度和表情異常重要.可以說，

秘書是組織形象的代表，管理水平、人員素質都會通過秘書的形

象反映出來.

概括起來，主要有以下幾種情況：

①公務注視.在公務活動中的嚴肅場合，目光應該注視對方雙眼

以上的額頭部位.

②社交注視.在社交場合，目光應該注視對方雙眼以下、下顆以

上的部位.

③親密注視.這種注視適用于親朋好友之間，或是戀人之間、夫

妻之間，即目光注視對方的上半身.

場合越是嚴肅，目光就越是不能到處游動，越要穩定一些.

微笑的人使人感到和藹可親，可以信賴，讓人緊張的心理為之放

松，所以，國外的單位都把微笑作為雇員接待顧客的重要禮節.

能夠微笑著接待來訪的客人，并不容易做到，這需要經過一番訓

練或者磨煉才能做到，要控制自己的不良情緒，不以自己的喜好

來對待客人.

4,進餐禮節

(1)飲酒禮節

中餐餐桌上可以同時上啤酒、白酒、葡萄酒，西餐餐桌上只上葡

萄酒.

中餐的禮節之一是向客人勸酒敬菜，客人喝得多，主人會覺得有

面子.

西餐禮節是分餐制，主賓互相敬酒，但不勸酒.主人認為客人喝

多少酒是客人自己的事情，應該尊重客人的選擇.這點上，充分

體現了中西方文化的差異.

(2)中餐禮節

中餐最為重要的禮節是使用筷子的禮節.

有六個方面的禁忌應予以注意：

第一忌諱把筷子插在飯碗里；

第二忌諱用筷子敲打餐具;

第三忌諱吸吮筷子后再去夾菜;

第四忌諱使用自己的筷子為客人夾菜；

第五忌諱夾菜時在盤中翻檢；

第六忌諱連續夾菜而不用飯.

建議在宴請外賓時，不要為他們夾菜，哪怕是使用公筷,為了表

示熱情友好的禮節，可以向其介紹各種菜肴的做法、口味，隨其

選擇.

中餐的湯很燙，和西餐完全不同.湯上來之后，應該提醒外賓注

意這一點.不能用嘴去吹涼或者使用勺子來回攪.放在一邊稍微

涼一涼即可.

⑶西餐禮節

首先，要了解西餐的“4M原則”：第一：Menu,精美的菜單；第

二：Mood,迷人的氣氛；第三：Music,動人的音樂；第四：

Manners,優雅的禮節.西餐宴會自始至終要貫穿這4M原則”

其次，要重點了解其中的第四個原則，即“優雅的禮節西餐

桌前的一舉一動，都有講究的禮儀規范.現簡單介紹如下.

1）入席：赴西式宴會應首先向女主人招呼握手，然后再轉向男主

人，這是西方的習俗，顛倒了次序是失禮的.女主人的右邊是男

主賓，男主人的右邊則是女主賓.男賓入席時如發現左邊有女賓

時，應替女賓拉開椅子，待其就座后，方可自己坐下，女賓此時

也應表示感謝.

西式宴會上一切以女主人的行動為準.女主人如起立迎客，或舉

杯祝酒，大家都應陪同起立、舉杯，以示禮節.

2）餐巾：餐巾是西餐特有的.入座后攤開餐巾或離座前收起餐

巾，都要以主人為先.干杯、致詞，或中途要臨時離席，可將餐

巾放在椅子上.宴會結束離席時，應將餐巾大致折疊一下放在桌

子上，表示不想再吃了.用餐中途可用餐巾輕輕擦去嘴邊和手上

的油漬和臟物，女士要注意擦嘴時不要讓口紅弄臟餐巾.不能用

餐巾來擦餐具和桌子.

餐巾的使用方法

當作指揮信號.西餐的一個禮節是一切聽從女主人的安排.宴會

開始的信息是女主人拿起餐巾，結束的信號是女主人拿起餐巾沾

沾嘴，然后把餐巾放在桌上.

用來保護服裝.餐巾打開后對折，放于大腿上，用來保護赧裝.

不能圍在脖子上或塞在衣扣里.

餐巾只能用來擦嘴、擦手指尖，而不能用來擦臉和脖子.

3）刀叉的使用：西餐的餐具是刀、叉、勺.左手持叉，右手持刀

或者勺.

刀叉不可以碰響餐具，不可以手持刀叉比比劃劃.

咖啡勺、茶勺只能用來攪拌，而不能用來盛咖啡或者茶來喝.刀

叉是西餐中最主要的進餐用具.習慣用法是左手持叉，右手握

刀.歐洲式吃法是：左手用叉按住食物，右手將食指按在刀背

上，用刀把食物切成小塊，再用左手提的叉子叉住切下的小塊食

物送人口中，切下一小塊吃一小塊.美國式吃法稍有不同，即按

上述方法將食物切成小塊后，將刀斜放在盤子上，騰出右手改持

叉子將小塊食物送人口中，甚至可以將叉齒向上，把食物鏟著送

人口中，然后，叉子再改用左手持，右手再持刀切割，周而復

始.不論哪種方式，都必須切割一塊吃一塊，而不能將盤中食物

先全部切碎，再持叉一塊接一塊吃.有的食物如用叉子可以分

割，就不一定非用刀不可.

盤中的食物如需推移，應用刀推移，必要時可用左手持刀推移.

不能轉動盤子以轉變食物堆放的方位.所有的食物，都要用叉子

取食，切忌用刀叉著進食.吃面條也是用叉，但要用叉卷起來送

進口，不可挑起來吃.刀、叉等餐具用畢后，要放置于盤麋上，

不能放在碗內.

刀叉取用的順序，按上菜的順序由外向內取用，吃一道菜，用一

副刀叉，用完后將刀叉并排放在盤中央，刀右叉左，叉面句上，

湯匙把向著自己，表示用餐完畢，服務員見了會將餐具撤走.如

有事暫離餐桌，可將湯匙斜放，刀叉交叉擺放在盤中或擺成八字

形擱在盤邊，刀叉頭均朝外，這表示還沒有吃完，服務員就不會

來撤去餐具.千萬不要把刀叉并在一起橫放在盤子上，頭向左前

方，刀刃對著自己或他人，這是西餐桌上的禁忌.

4）就餐：西餐的菜肴由左邊上，飲料由右