單位公司公章管理制度總則目的為加強公司公章管理，規(guī)范公章使用流程，維護公司合法權益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構，公司所有部門及員工在涉及公章使用的相關事宜時均應遵守本制度。定義本制度所稱公章，是指公司正式對外使用的法定名稱章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章等具有法律效力的印章。公章的刻制與啟用公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部門統(tǒng)一負責，根據(jù)公司設立、變更、注銷等相關規(guī)定，向公安機關申請辦理刻制手續(xù)。2.申請刻制公章時，需提交公司營業(yè)執(zhí)照副本復印件、法定代表人身份證明等相關材料，并填寫《公章刻制申請表》，經公司法定代表人或授權代表簽字批準后，方可進行刻制。3.公章刻制完成后，行政部門應及時將印章登記備案，并留存印章印模。公章的啟用1.新刻制的公章啟用前，行政部門應在公司內部發(fā)布啟用通知，明確公章的名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.啟用后的公章應按照規(guī)定的使用范圍和流程進行使用，嚴禁未經授權擅自使用。公章的保管保管原則1.公章應指定專人保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識，確保公章安全。2.公章保管人員不得將公章轉借他人使用，不得在空白紙張、介紹信、合同等文件上加蓋公章。保管人員職責1.負責公章的日常保管，確保公章存放安全，防止公章被盜用、丟失或損壞。2.嚴格按照公章使用流程進行用印登記，對每一次用印情況進行詳細記錄，包括用印日期、用印部門、用印事項、用印份數(shù)等信息。3.定期對公章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞或遺失情況，應及時報告上級領導，并采取相應的補救措施。保管地點公章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內，并放置在公司指定的保管地點。保管地點應具備防火、防盜、防潮等安全條件。公章的使用使用流程1.用印申請：各部門或員工因工作需要使用公章時，應填寫《公章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)等信息，并經部門負責人簽字審核。2.審批：根據(jù)用印事項的性質和重要程度，按照公司審批權限進行審批。一般事項由部門負責人審批，重要事項或涉及金額較大的事項需經公司分管領導或法定代表人審批。3.用印登記：公章保管人員在收到經審批的《公章使用申請表》后，應對用印事項進行認真核對，確認無誤后，按照申請表上的要求進行用印登記，并在相應位置加蓋公章。4.用印文件存檔：用印完成后，公章保管人員應將用印文件原件及《公章使用申請表》一并存檔，以備查閱。使用范圍1.公司公章主要用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等具有法律效力的事項；用于公司內部重要文件的發(fā)布、通知、報告等；用于公司對外報送的各類報表、資料等。2.合同專用章僅用于公司對外簽訂各類合同、協(xié)議等經濟往來文件。3.財務專用章僅用于公司財務結算、票據(jù)開具、資金收付等財務相關事項。使用限制1.嚴禁在空白紙張、介紹信、合同等文件上加蓋公章。如因工作需要確需開具空白介紹信或合同的，必須在介紹信或合同上注明有效期限和用途，并經公司分管領導或法定代表人批準。2.未經公司書面授權，任何部門或個人不得擅自使用公章對外提供擔保、貸款、抵押等涉及重大經濟責任的事項。3.嚴禁將公章攜帶外出使用，如因特殊情況確需攜帶公章外出的，必須經公司法定代表人或授權代表批準，并安排專人負責攜帶和監(jiān)督使用。公章的停用與銷毀停用情形1.公司名稱變更、注銷或因其他原因不再使用公章時，公章應及時停用。2.公章因損壞、遺失等原因無法正常使用時，應及時辦理停用手續(xù)。停用手續(xù)公章停用后，保管人員應填寫《公章停用申請表》，經公司法定代表人或授權代表簽字批準后，將停用的公章交回行政部門。行政部門應及時將停用公章的相關信息在公司內部進行公告，并對停用公章進行妥善保管。銷毀程序1.對于已停用的公章，行政部門應定期進行清理，根據(jù)公司實際情況，確定是否需要銷毀。如需銷毀，應填寫《公章銷毀申請表》，經公司法定代表人或授權代表簽字批準后，方可進行銷毀。2.公章銷毀時，應選擇在公司內部人員的監(jiān)督下進行，確保銷毀過程真實、徹底。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，銷毀后應將銷毀情況記錄在案，并由監(jiān)督人員簽字確認。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司行政部門負責對公章的使用和保管情況進行日常監(jiān)督檢查，確保公章使用符合本制度規(guī)定。檢查內容1.公章保管人員是否嚴格按照規(guī)定保管公章，有無將公章轉借他人或擅自攜帶公章外出的情況。2.公章使用流程是否規(guī)范，用印申請、審批、登記等環(huán)節(jié)是否齊全、合規(guī)。3.用印文件是否真實、合法，是否符合公司相關規(guī)定和審批權限。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用公章給公司造成經濟損失或其他不良影響的，違規(guī)責任人應承擔相應的賠償責任；構成犯罪的，將依法追究刑事責任。附則解釋權本制度由公司行政部門