公司檔案檢查管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案檢查管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.統一領導、分級管理原則：公司檔案工作實行統一領導，由綜合管理部門負責集中管理，各部門負責本部門檔案的收集、整理和初步保管，并接受綜合管理部門的監督和指導。2.完整準確原則：確保檔案內容的完整性和準確性，如實反映公司各項活動的真實情況。3.便于利用原則：檔案管理應便于查詢、借閱和使用，以滿足公司各項工作的需要。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。二、檔案檢查職責分工（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案檢查管理制度，并組織實施。2.定期對公司各部門檔案管理工作進行全面檢查，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管等情況。3.對檢查中發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。4.負責組織檔案管理人員的培訓和考核，提高檔案管理水平。5.負責公司重要檔案的保管和利用，確保檔案的安全和保密。（二）各部門職責1.各部門負責人為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責組織本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.指定專人負責本部門檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.按照公司檔案管理規定，定期對本部門檔案進行自查，及時發現和解決存在的問題，并將自查情況報綜合管理部門。4.積極配合綜合管理部門的檔案檢查工作，提供必要的資料和信息。三、檔案檢查內容（一）檔案收集情況1.檢查各部門是否按照規定及時收集本部門在各項活動中形成的檔案材料，有無遺漏或拖延現象。2.檔案材料的收集范圍是否完整，是否涵蓋了工作活動的各個方面。3.收集的檔案材料是否真實、準確、完整，有無虛假或不完整的情況。（二）檔案整理情況1.檢查檔案的分類是否合理，是否符合公司檔案分類方案的要求。2.文件材料的編號是否規范，編目是否準確、清晰。3.檔案的裝訂是否整齊、牢固，紙張規格是否統一。4.卷內文件材料的排列是否有序，有無混亂現象。（三）檔案歸檔情況1.檢查檔案是否及時歸檔，歸檔時間是否符合規定要求。2.歸檔的檔案是否齊全、完整，是否經過整理和編目。3.檔案的移交手續是否完備，交接雙方是否簽字確認。（四）檔案保管情況1.檢查檔案保管場所是否安全、整潔，是否具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案的存放是否有序，便于查找和利用。3.檔案的保管期限是否正確，有無超期保管或提前銷毀的情況。4.對電子檔案的存儲和管理是否符合相關規定，是否定期進行備份。（五）檔案利用情況1.檢查檔案借閱登記制度是否健全，借閱手續是否完備。2.借閱檔案是否按照規定的范圍和程序進行，有無違規借閱現象。3.檔案的利用效果如何，是否滿足了公司各項工作的需要。四、檔案檢查方式（一）定期檢查綜合管理部門每年至少組織一次對公司各部門檔案管理工作的全面檢查，檢查時間一般安排在年底。（二）不定期抽查綜合管理部門根據工作需要，不定期對各部門檔案管理工作進行抽查，抽查內容和范圍可根據實際情況確定。（三）專項檢查針對公司檔案管理中的重點問題或薄弱環節，綜合管理部門可組織專項檢查，深入查找問題，提出改進措施。五、檔案檢查程序（一）制定檢查計劃綜合管理部門根據公司檔案管理工作的實際情況，制定年度檔案檢查計劃，明確檢查的目的、范圍、內容、方式和時間安排等。（二）組建檢查小組根據檢查工作的需要，從綜合管理部門和相關部門抽調人員組成檢查小組，明確檢查小組成員的職責分工。（三）實施檢查1.檢查小組按照檢查計劃和檢查內容，對各部門檔案管理工作進行實地檢查，通過查閱檔案、查看現場、詢問相關人員等方式，全面了解檔案管理情況。2.檢查過程中，檢查人員應認真填寫檢查記錄，詳細記錄檢查中發現的問題和不足之處。（四）反饋檢查結果檢查結束后，檢查小組應及時向各部門反饋檢查結果，以書面形式通報檢查情況，指出存在的問題，并提出整改意見和建議。（五）整改落實1.各部門收到檢查結果反饋后，應認真分析存在的問題，制定整改措施，明確整改責任人，限期進行整改。2.整改完成后，各部門應將整改情況書面報綜合管理部門，綜合管理部門將對整改情況進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。六、檔案檢查結果的處理（一）對檔案管理工作成績突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。（二）對檔案管理工作存在問題的部門，綜合管理部門將下達整改通知書，責令限期整改。對整改不力或拒不整改的部門，公司將視情節輕重，給予通報批評或相應的處罰。（三）對違反檔案管理規定，造成檔案丟失、損壞、泄密等事故的部門和個人，公司將依法依規追究相關人員的責任。七、檔案管理工作的獎懲措施（一）獎勵1.對在檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等方面表現突出，為公司檔案管理工作做出顯著貢獻的部門和個人，公司將給予以下獎勵：通報表揚；頒發榮譽證書；給予一定的物質獎勵。2.對積極提供檔案線索，協助公司找回重要檔案或解決檔案管理難題的個人，公司將給予適當的獎勵。（二）懲罰1.對違反檔案管理規定，有下列行為之一的部門和個人，公司將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰：未按規定及時收集、整理、歸檔檔案材料的；檔案分類混亂、編號錯誤、編目不清的；檔案保管不善，造成檔案丟失、損壞、霉變的；擅自銷毀、涂改、偽造檔案的；違規借閱檔案，造成檔案泄密的；拒絕