小米公司檔案管理制度總則目的為加強小米公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于小米公司總部及各子公司、分公司全體員工。定義1.檔案：指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音頻、視頻等。2.檔案管理：包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等一系列工作。檔案管理職責檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，建立健全檔案管理體系。3.指導、監督各部門的檔案管理工作，開展檔案業務培訓。4.負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。5.開發利用檔案信息資源，為公司各項工作提供支持和服務。各部門檔案管理職責1.設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。2.嚴格執行公司檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準確、及時歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.根據工作需要，向檔案管理部門申請查閱、利用檔案。檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，具備專業知識和技能，認真履行崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.按照規定的程序和方法，對檔案進行整理、分類、編號、編目等工作。4.積極開展檔案信息開發利用工作，為公司提供優質服務。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內容。檔案收集收集范圍1.公司設立、變更、注銷過程中形成的各類文件。2.公司各項管理制度、規定、辦法等。3.公司與外部簽訂的合同、協議、意向書等。4.公司的工作計劃、總結、報告、報表等。5.公司的產品研發、生產、銷售等方面的文件。6.公司的財務、審計、稅務等方面的文件。7.公司的人事檔案、員工培訓記錄等。8.公司的會議記錄、紀要、決議等。9.公司的宣傳資料、廣告文案等。10.公司獲得的榮譽證書、獎項等。11.其他具有保存價值的文件材料。收集要求1.各部門應及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規范。2.對于重要文件和緊急文件，應優先收集，并及時移交檔案管理部門。3.檔案材料應真實、完整、準確，不得偽造、篡改。4.收集的檔案材料應符合檔案管理的有關規定，字跡清晰，載體完好。檔案整理整理原則遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。3.編目：對檔案進行詳細的編目，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。整理流程1.檔案管理人員接收各部門移交的檔案材料后，進行初步審核。2.按照整理原則和方法，對檔案材料進行分類、編號、編目等工作。3.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標明檔案類別、編號等信息。4.建立檔案目錄數據庫，將檔案的相關信息錄入數據庫，便于查詢和利用。檔案保管保管場所1.設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關規定。保管要求1.對不同保管期限的檔案進行分類存放，便于管理和查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色的檔案進行修復或復制，延長檔案的使用壽命。4.做好檔案庫房的安全保衛工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等事故發生。電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統，對電子檔案進行集中管理。2.定期對電子檔案進行備份，備份數據應異地存放，確保數據安全。3.對電子檔案的存儲介質進行定期檢查和維護，防止數據丟失。4.嚴格控制電子檔案的訪問權限，確保電子檔案的安全。檔案鑒定鑒定原則根據檔案的保存價值和歷史意義，確定檔案的保管期限。鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析其保存價值。2.綜合鑒定法：結合檔案的形成背景、歷史作用、現實利用需求等因素，綜合判斷其保存價值。鑒定流程1.檔案管理部門定期對庫存檔案進行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進行審核，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿的檔案，進行銷毀鑒定，提出銷毀意見。檔案銷毀銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的檔案。2.經鑒定小組鑒定確認無保存價值的檔案。3.因其他原因需要銷毀的檔案。銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經檔案鑒定小組審核后，報公司領導批準。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊存檔。檔案利用利用原則1.依法依規利用原則，嚴格遵守國家有關檔案利用的法律法規。2.服務公司發展原則，為公司的各項工作提供支持和服務。3.確保安全原則，在利用檔案過程中，確保檔案的安全和完整。利用方式1.查閱：員工因工作需要，可向檔案管理部門申請查閱檔案。2.借閱：對于重要檔案或需長期使用的檔案，可辦理借閱手續。3.復制：根據需要，可對檔案進行復制，但應注明復制日期、復制人等信息。利用流程1.申請人填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據審批意見，為申請人提供檔案利用服務。4.利用結束后，申請人應及時歸還檔案，并在檔案利用登記表上簽字確認。檔案保密保密措施1.加強檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.嚴格控制檔案的訪問權限，對涉及公司機密的檔案，實行專人專管。3.在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案內容。4.對檔案庫房、檔案管理系統等采取安全保密措施，防止檔案信息泄露。違規處理