公司座機電話管理制度一、總則1.目的為加強公司座機電話的使用管理，確保通訊暢通，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有座機電話的使用與管理。3.管理原則遵循規范、高效、節約的原則，合理使用座機電話資源，禁止利用公司座機電話從事與工作無關的活動。二、電話使用規范1.接聽要求電話鈴響三聲內必須接聽，拿起話筒后應先自報公司名稱及部門，如“您好，[公司名稱][部門]”。禮貌用語，態度熱情，耐心解答來電者的問題，不得使用生硬、冷漠或不耐煩的語氣。對于重要事項或需記錄的信息，應認真記錄，并及時傳達給相關人員。2.撥打要求撥打外線電話前，需確認對方電話號碼的準確性，避免誤撥。明確通話目的，簡潔明了地表達所需溝通的內容，避免冗長、無關的交談。如需轉接電話，應先詢問對方是否方便，并告知轉接的部門或人員。轉接后，應向被轉接方說明轉接原因。3.禁止行為禁止利用公司座機電話撥打私人長途電話、閑聊或進行與工作無關的娛樂活動。禁止在工作時間內使用座機電話撥打聲訊臺、進行網上購物等非工作用途的操作。不得故意占用公司座機電話，影響正常通訊。三、電話費用管理1.費用標準根據公司業務需求，制定合理的電話費用標準。具體費用標準將根據公司實際情況定期進行評估和調整。2.費用核算每月由行政部門負責統計各部門的電話費用，并與電信運營商提供的賬單進行核對。核對無誤后，將電話費用明細發送至財務部門進行核算和報銷。3.費用控制各部門應合理控制電話費用支出，避免不必要的浪費。如發現電話費用異常增長，應及時查明原因并采取措施進行整改。行政部門定期對各部門的電話費用使用情況進行分析和評估，對于費用控制較好的部門給予表揚和獎勵，對于費用超支嚴重的部門進行通報批評，并要求其做出書面說明。四、電話設備管理1.設備配置根據公司工作需要，合理配置座機電話設備。新入職員工如需配備座機電話，由所在部門提出申請，經行政部門審核后統一安排。2.設備維護行政部門負責定期對公司座機電話設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。如發現電話設備出現故障，應及時聯系電信運營商或專業維修人員進行維修，并做好記錄。員工在使用過程中發現電話設備有問題，應及時向行政部門報告，不得擅自拆卸或維修電話設備。3.設備更新隨著公司業務的發展和技術的進步，行政部門應根據實際情況適時對座機電話設備進行更新和升級，以滿足工作需求。五、電話記錄管理1.記錄內容接聽或撥打電話時，應詳細記錄通話時間、對方號碼、通話內容、處理結果等重要信息。對于重要的會議通知、工作安排等電話，應記錄在專門的工作記錄簿上，并及時傳達給相關人員。2.記錄保存電話記錄應妥善保存，保存期限根據公司相關規定執行。一般情況下，電話記錄應保存至少一年，以備查閱。電話記錄可以采用紙質記錄或電子記錄的方式保存。電子記錄應定期進行備份，防止數據丟失。3.查閱權限因工作需要查閱電話記錄的，應填寫《電話記錄查閱申請表》，經部門負責人批準后，方可查閱。查閱電話記錄時，應遵守公司的保密規定，不得泄露記錄中的敏感信息。六、違規處理1.警告處分對于違反本制度規定，利用公司座機電話從事與工作無關活動的員工，給予警告處分，并責令其立即改正。2.經濟處罰對于因個人原因導致電話費用超支的員工，公司將根據超支金額的大小給予相應的經濟處罰。經濟處罰金額將從員工當月工資中扣除。3.辭退處理對于多次違反本制度規定，情