關于公司郵件管理制度一、總則（一）目的為了規范公司內部郵件的使用，提高工作效率，確保信息傳遞的準確、及時和安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.準確規范原則：郵件內容應準確、清晰、完整，語言表達規范，避免歧義。2.及時高效原則：員工應及時處理郵件，提高工作效率，緊急郵件需優先處理。3.安全保密原則：嚴格遵守公司的保密規定，保護公司機密信息，防止郵件信息泄露。二、郵件系統使用規范（一）郵箱賬號管理1.員工入職時，由公司統一分配郵箱賬號和初始密碼，員工應及時修改初始密碼，并妥善保管。2.員工離職時，所在部門應及時通知人力資源部，人力資源部負責注銷其郵箱賬號。（二）郵件發送1.主題：主題應簡潔明了，概括郵件主要內容，便于收件人快速了解郵件主旨。2.稱謂：郵件開頭應使用恰當的稱謂，如“尊敬的[姓名]”等。3.正文：正文內容應條理清晰，邏輯連貫，按照重要程度依次闡述。對于重要事項或復雜問題，應分點列出，便于閱讀和理解。避免使用過于隨意或不規范的語言，保持正式商務風格。4.附件：如有附件，應在正文中明確說明附件內容，并確保附件名稱準確反映附件主題。附件格式應規范，大小適中，避免因附件過大影響郵件發送和接收。對于多個附件，應進行合理命名和整理，方便收件人查看。（三）郵件接收1.員工應定期查看郵箱，及時處理收到的郵件，避免延誤工作。2.對于重要郵件，應及時進行回復或轉發相關人員，并做好記錄。3.如收到不明來源或可疑郵件，應謹慎對待，避免點擊郵件中的鏈接或下載附件，以防遭受網絡詐騙或病毒攻擊。（四）郵件分類與存檔1.員工應根據郵件主題和內容進行分類，建立個人郵件文件夾，如“工作匯報”“項目溝通”“重要通知”等，便于快速查找和管理郵件。2.對于重要郵件或涉及公司關鍵信息的郵件，應進行存檔備份，保存期限按照公司檔案管理規定執行。三、郵件審批流程（一）一般郵件一般工作郵件無需審批，員工可直接發送。（二）重要郵件1.涉及公司重大決策、重要項目進展、財務數據、人事任免等重要事項的郵件，發送前需經部門負責人審核。2.部門負責人應認真審核郵件內容，確保信息準確無誤，符合公司政策和規定，審核通過后郵件方可發送。（三）敏感郵件1.涉及公司機密信息、商業秘密、客戶隱私等敏感內容的郵件，必須經過公司高層領導審批。2.發送敏感郵件時，應在郵件主題中注明“機密”字樣，并采取加密等安全措施。四、郵件使用注意事項（一）語言文明郵件交流應使用文明、禮貌的語言，避免使用侮辱性、攻擊性或不恰當的言辭。（二）避免濫用1.不得利用公司郵件系統發送與工作無關的私人郵件，如個人問候、娛樂信息等。2.嚴禁在郵件中傳播未經證實的謠言、虛假信息或惡意詆毀他人的內容。（三）信息安全1.妥善保管郵箱賬號和密碼，不得將賬號轉借他人使用。2.對于涉及公司機密信息的郵件，應按照公司保密規定進行處理，不得隨意轉發或泄露。（四）郵件回復1.收到郵件后，應及時回復，如有特殊情況無法及時回復，應向發件人說明原因和預計回復時間。2.回復郵件時，應針對發件人的問題進行準確解答，避免答非所問。五、違規處理（一）警告1.對于違反本制度，如發送與工作無關郵件、郵件內容不規范等情節較輕的行為，給予警告處分，并責令改正。2.受到警告處分的員工，所在部門應加強對其教育和監督。（二）罰款1.對于因違反郵件管理制度給公司造成一定損失或不良影響的行為，視情節輕重給予一定金額的罰款。2.罰款金額由人力資源部根據實際情況確定，并報公司領導審批。（三）辭退1.對于嚴重違反郵件管理制度，如泄露公司機密信息、利用郵件進行惡意攻擊或詐騙等行為，公司將予以辭退處理，并依法追究相關責任。2.辭退決定由公司高層領導做出，并按照公司辭退流程辦理相關手續。六、培訓與宣傳（一）培訓1.人力資源部定期組織公司郵件管理制度培訓，新員工入職時應進行郵件系統使用和管理制度的專項培訓。2.培訓內容包括郵件系統操作方法、郵件規范撰寫、審批流程等，確保員工熟悉并遵守制度要求。（二）宣傳1.通過公司內部公告、宣傳欄等形式宣傳郵件管理制度，提高員工對制度的知曉度和重視程度。2.定期發布郵件使用中的常見問題及解決方法，引導員工正確使用郵件系統。七、附則（一）解釋權本制度由公司人力資源部負責解釋。（二）修訂與完善本制度將根據公司發展和實際情況適時進行修訂和完