培訓機構檔案管理制度總則一、目的為了規范培訓機構的檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案的利用價值，特制定本制度。本制度適用于本培訓機構的所有檔案管理工作。二、檔案的定義本制度所稱檔案，是指培訓機構在教學、管理、科研等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。三、檔案管理的基本原則1.統一管理原則：檔案實行統一管理，由專人負責，確保檔案的集中、規范管理。2.安全保密原則：檔案管理應采取嚴格的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞和泄露。3.便于利用原則：檔案管理應注重檔案的利用價值，便于檔案的查詢、借閱和使用。4.及時歸檔原則：各項活動形成的檔案應及時整理、歸檔，確保檔案的時效性。四、檔案管理的職責分工1.檔案管理部門負責制定檔案管理制度和檔案管理工作計劃。負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。負責對各部門檔案工作的指導、監督和檢查。2.各部門負責本部門檔案的形成、積累和整理工作。按時將本部門應歸檔的檔案移交檔案管理部門。配合檔案管理部門開展檔案利用工作。檔案的分類與歸檔范圍一、檔案的分類根據檔案的內容和性質，將檔案分為以下幾類：1.教學檔案：包括教學計劃、教學大綱、教案、教學日志、考試試卷、學生成績等。2.管理檔案：包括組織機構設置、人員編制、崗位職責、規章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結等。3.科研檔案：包括科研項目申報書、科研項目計劃書、科研項目報告、科研成果鑒定書、科研論文等。4.學生檔案：包括學生基本信息、入學登記表、學籍檔案、獎懲記錄、畢業登記表等。5.財務檔案：包括財務預算、財務報表、會計憑證、稅務報表等。6.其他檔案：包括固定資產檔案、設備檔案、合同檔案、照片檔案、聲像檔案等。二、歸檔范圍1.教學檔案教學計劃、教學大綱：每學期開學前，各教學部門應將本學期的教學計劃和教學大綱提交檔案管理部門歸檔。教案：教師每學期應將所授課程的教案提交檔案管理部門歸檔。教學日志：教師應每天填寫教學日志，每月將教學日志提交檔案管理部門歸檔。考試試卷：每學期期末考試結束后，各教學部門應將本學期的考試試卷提交檔案管理部門歸檔。學生成績：每學期期末考試結束后，各教學部門應將本學期的學生成績提交檔案管理部門歸檔。2.管理檔案組織機構設置：培訓機構的組織機構設置文件應及時提交檔案管理部門歸檔。人員編制：培訓機構的人員編制文件應及時提交檔案管理部門歸檔。崗位職責：各部門的崗位職責文件應及時提交檔案管理部門歸檔。規章制度：培訓機構的各項規章制度應及時提交檔案管理部門歸檔。會議紀要：培訓機構的各類會議紀要應及時提交檔案管理部門歸檔。工作計劃：各部門的工作計劃應及時提交檔案管理部門歸檔。工作總結：各部門的工作總結應及時提交檔案管理部門歸檔。3.科研檔案科研項目申報書：科研項目申報書應在申報時提交檔案管理部門歸檔。科研項目計劃書：科研項目計劃書應在項目啟動時提交檔案管理部門歸檔。科研項目報告：科研項目報告應在項目結束時提交檔案管理部門歸檔。科研成果鑒定書：科研成果鑒定書應在成果鑒定后提交檔案管理部門歸檔。科研論文：科研論文應在發表后提交檔案管理部門歸檔。4.學生檔案學生基本信息：學生入學時，應將學生的基本信息提交檔案管理部門歸檔。入學登記表：學生入學時，應填寫入學登記表，入學登記表應提交檔案管理部門歸檔。學籍檔案：學生在校期間的學籍檔案應及時提交檔案管理部門歸檔。獎懲記錄：學生在校期間的獎懲記錄應及時提交檔案管理部門歸檔。畢業登記表：學生畢業時，應填寫畢業登記表，畢業登記表應提交檔案管理部門歸檔。5.財務檔案財務預算：每年初，財務部門應將本年度的財務預算提交檔案管理部門歸檔。財務報表：每月末，財務部門應將本月的財務報表提交檔案管理部門歸檔。會計憑證：每筆經濟業務發生時，應及時填制會計憑證，會計憑證應及時提交檔案管理部門歸檔。稅務報表：每月末，稅務部門應將本月的稅務報表提交檔案管理部門歸檔。6.其他檔案固定資產檔案：固定資產的購置、驗收、折舊等文件應及時提交檔案管理部門歸檔。設備檔案：設備的購置、驗收、維修等文件應及時提交檔案管理部門歸檔。合同檔案：各類合同的簽訂、履行、變更等文件應及時提交檔案管理部門歸檔。照片檔案：培訓機構的重要活動、會議等的照片應及時提交檔案管理部門歸檔。聲像檔案：培訓機構的重要活動、會議等的錄音、錄像等應及時提交檔案管理部門歸檔。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案管理部門應定期向各部門收集檔案，各部門應積極配合檔案管理部門的收集工作。3.對于重要的檔案，檔案管理部門應及時收集，確保檔案的時效性。二、檔案的整理1.檔案的整理應按照檔案的分類和歸檔范圍進行，確保檔案的分類準確、歸檔有序。2.檔案的整理應采用統一的格式和標準，確保檔案的規范化管理。3.檔案的整理應注重檔案的完整性和準確性，確保檔案的質量。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，確保檔案的安全。3.檔案的保管應采用科學的方法，定期對檔案進行檢查、修復和保養，確保檔案的完好。4.檔案的保管應建立嚴格的借閱制度，未經批準，不得擅自借閱檔案。二、檔案的利用1.檔案的利用應遵循方便、快捷、高效的原則，為教學、管理、科研等工作提供服務。2.檔案的利用應建立嚴格的審批制度，未經批準，不得擅自查閱檔案。3.檔案的利用應采用多種方式，如查閱、借閱、復印、傳真等，滿足不同用戶的需求。4.檔案的利用應建立檔案利用登記制度，記錄檔案的利用情況，便于檔案的管理和利用。檔案的鑒定與銷毀一、檔案的鑒定1.檔案的鑒定應定期進行，一般每三年進行一次。2.檔案的鑒定應按照檔案的價值和保管期限進行，確定檔案的留存或銷毀。3.檔案的鑒定應成立鑒定小組，由檔案管理部門、各部門負責人和相關專業人員組成，確保鑒定的公正、客觀。二、檔案的銷毀1.經鑒定需要銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，經鑒定小組組長