辦公用品定額管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司辦公用品的管理，合理控制辦公用品費(fèi)用支出，提高辦公用品使用效率，特制定本定額管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.定額管理原則：根據(jù)公司各部門的工作性質(zhì)、業(yè)務(wù)量等因素，制定合理的辦公用品定額標(biāo)準(zhǔn)。2.節(jié)約使用原則：鼓勵(lì)員工節(jié)約使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。3.統(tǒng)一管理原則：辦公用品的采購、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)由公司統(tǒng)一管理。二、辦公用品定額標(biāo)準(zhǔn)的制定（一）制定依據(jù)1.公司各部門的工作職能和業(yè)務(wù)范圍。2.以往辦公用品的使用情況。3.行業(yè)內(nèi)同類企業(yè)的辦公用品使用標(biāo)準(zhǔn)。（二）定額標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容1.辦公文具類行政部門：每月人均定額[X]元，包括筆、筆記本、文件夾、訂書機(jī)等。財(cái)務(wù)部門：每月人均定額[X]元，除辦公文具外，增加計(jì)算器等辦公用品。銷售部門：每月人均定額[X]元，因業(yè)務(wù)需要，增加名片、宣傳資料等費(fèi)用。其他部門：根據(jù)實(shí)際工作需求，參照上述標(biāo)準(zhǔn)制定相應(yīng)的定額。2.辦公設(shè)備類電腦：每[X]年更新一次，特殊情況除外。打印機(jī)：根據(jù)使用頻率和打印量，每[X]個(gè)月進(jìn)行一次耗材更換。復(fù)印機(jī)：根據(jù)使用頻率和復(fù)印量，每[X]個(gè)月進(jìn)行一次耗材更換。其他辦公設(shè)備：根據(jù)實(shí)際使用情況，制定相應(yīng)的維護(hù)和更換周期。3.辦公耗材類紙張：根據(jù)各部門的文件打印、復(fù)印量，制定每月人均定額。墨盒、硒鼓：根據(jù)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的使用頻率，制定每月人均定額。其他辦公耗材：如膠水、膠帶等，根據(jù)實(shí)際使用情況制定定額。（三）定額標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)整1.公司根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、人員變動(dòng)等因素，適時(shí)對辦公用品定額標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。2.各部門因工作需要，確需調(diào)整辦公用品定額標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)提前向行政部門提出書面申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。三、辦公用品的采購管理（一）采購計(jì)劃的制定1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的辦公用品定額標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際工作需求，每月末制定次月的辦公用品采購計(jì)劃，并提交給行政部門。2.行政部門匯總各部門的采購計(jì)劃后，結(jié)合庫存情況，制定公司整體的辦公用品采購計(jì)劃。（二）采購流程1.行政部門根據(jù)采購計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)。2.確定供應(yīng)商后，行政部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，并明確采購的品種、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款。3.供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間和方式將辦公用品送達(dá)公司，行政部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收。4.驗(yàn)收合格后，行政部門辦理入庫手續(xù)，并將采購發(fā)票提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。（三）采購審批1.辦公用品采購金額在[X]元以下的，由行政部門負(fù)責(zé)人審批。2.采購金額在[X]元以上的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.重大采購項(xiàng)目需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。四、辦公用品的發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：根據(jù)員工的實(shí)際工作需求，發(fā)放相應(yīng)的辦公用品。2.定額控制原則：嚴(yán)格按照辦公用品定額標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，不得超發(fā)。3.定期發(fā)放原則：辦公用品每月定期發(fā)放一次。（二）發(fā)放流程1.行政部門根據(jù)辦公用品庫存情況和各部門的領(lǐng)用申請，填寫辦公用品發(fā)放登記表。2.各部門指定專人到行政部門領(lǐng)取辦公用品，并在發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。3.行政部門定期對辦公用品的發(fā)放情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)調(diào)整庫存和采購計(jì)劃。（三）特殊情況的處理1.因工作需要，員工臨時(shí)急需辦公用品的，可向行政部門提出申請，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，予以發(fā)放。2.員工離職時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品交回行政部門，如有遺失或損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。五、辦公用品的使用管理（一）使用要求1.員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。2.辦公用品應(yīng)在公司內(nèi)部使用，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將辦公用品帶出公司。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將所使用的辦公用品清理干凈，交回行政部門。（二）節(jié)約措施1.推行無紙化辦公，盡量減少紙張的使用。2.雙面打印、復(fù)印文件，降低紙張消耗。3.合理設(shè)置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的打印、復(fù)印濃度，節(jié)約耗材。4.及時(shí)關(guān)閉辦公設(shè)備電源，減少能源浪費(fèi)。（三）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對各部門辦公用品的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象及時(shí)制止和糾正。2.公司設(shè)立舉報(bào)郵箱和電話，鼓勵(lì)員工對浪費(fèi)辦公用品的行為進(jìn)行舉報(bào)。3.對于浪費(fèi)辦公用品的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、辦公用品的庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.行政部門每月末對辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)。（二）庫存控制1.根據(jù)辦公用品的定額標(biāo)準(zhǔn)和采購周期，合理控制庫存數(shù)量，避免積壓和短缺。2.對于長期積壓或已損壞的辦公用品，應(yīng)及時(shí)清理和處理。（三）庫存安全1.加強(qiáng)辦公用品庫存的安全管理，確保辦公用品的存放安全。2.定期對庫存辦公用品進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。七、費(fèi)用核算與報(bào)銷管理（一）費(fèi)用核算1.財(cái)務(wù)部門每月對辦公用品的采購、發(fā)放等費(fèi)用進(jìn)行核算，確保費(fèi)用支出符合定額標(biāo)準(zhǔn)。2.行政部門應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提供辦公用品的采購發(fā)票、發(fā)放登記表等相關(guān)資料，以便財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核算。（二）報(bào)銷流程1.員工報(bào)銷辦公用品費(fèi)用時(shí)，應(yīng)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附上采購發(fā)票和發(fā)放登記表。2.部門負(fù)責(zé)人對報(bào)銷費(fèi)用進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后報(bào)財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷費(fèi)用進(jìn)行復(fù)核，審核無誤后予以報(bào)銷。（三）費(fèi)用控制1.財(cái)務(wù)部門定期對辦公用品費(fèi)用進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)費(fèi)用超支情