印章證件使用管理制度一、總則1.目的為加強公司印章和證件的管理，規范印章和證件的使用流程，維護公司的合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。3.印章和證件定義印章：包括公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章等具有法律效力的印章。證件：包括營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、法定代表人身份證明書、授權委托書等各類公司證件。二、印章管理1.印章的刻制公司印章的刻制由行政部門統一負責，根據公司相關規定和實際需要，填寫《印章刻制申請表》，經公司領導審批后，到公安機關指定的刻章單位進行刻制。印章刻制完成后，行政部門應及時將印章登記備案，并將印章交由專人保管。2.印章的保管公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章由行政部門指定專人保管，部門章由各部門負責人指定專人保管。印章保管人員應妥善保管印章，不得將印章隨意放置或交予他人代管。如因特殊原因需要委托他人代管，應經印章保管部門負責人批準，并辦理書面委托手續。印章保管人員應建立印章使用登記簿，詳細記錄印章的使用日期、使用部門、使用事由、批準人等信息。3.印章的使用使用流程用印申請人填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事由、用印文件名稱及份數等信息，并簽字確認。將《印章使用申請表》提交給部門負責人審核，部門負責人應根據實際情況對用印事項進行審核，確保用印事項合法合規，并簽字批準。對于涉及重大事項或金額較大的用印申請，需經公司領導審批。公司領導應認真審查用印事項的真實性、合法性和必要性，并簽字批準。印章保管人員在收到經批準的《印章使用申請表》后，應對申請表內容進行核對，確認無誤后，在用印文件上加蓋印章，并在印章使用登記簿上進行登記。使用要求印章使用應嚴格按照規定的用途和范圍進行，不得擅自擴大使用范圍或用于其他非法目的。用印文件必須是已經審核批準的正式文件，不得在空白紙張、介紹信、合同等文件上加蓋印章。印章應加蓋在文件規定的位置，確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。嚴禁在未經批準的情況下，為外單位或個人加蓋公司印章。4.印章的停用與銷毀因公司名稱變更、機構調整、印章損壞等原因，需要停用印章時，印章保管部門應填寫《印章停用申請表》，經公司領導審批后，將停用印章交回行政部門。行政部門對停用印章進行登記備案后，應及時組織銷毀。銷毀印章時，應至少有兩名印章保管人員在場，并在銷毀記錄上簽字確認。銷毀記錄應包括印章名稱、銷毀日期、銷毀方式等信息。三、證件管理1.證件的辦理公司各類證件的辦理由行政部門統一負責，根據相關部門的要求和公司實際情況，準備齊全所需材料，填寫相應的申請表，并按照規定的流程辦理證件。在辦理證件過程中，行政部門應及時與相關部門溝通協調，確保證件辦理工作順利進行。2.證件的保管公司各類證件由行政部門指定專人保管，建立證件保管臺賬，詳細記錄證件名稱、頒發機關、有效期、領取時間、保管人員等信息。證件保管人員應妥善保管證件，不得將證件隨意放置或交予他人代管。如因特殊原因需要委托他人代管，應經行政部門負責人批準，并辦理書面委托手續。3.證件的使用使用流程用證申請人填寫《證件使用申請表》，詳細說明用證事由、使用時間、歸還時間等信息，并簽字確認。將《證件使用申請表》提交給行政部門負責人審核，行政部門負責人應根據實際情況對用證事項進行審核，確保用證事項合法合規，并簽字批準。對于涉及重大事項或重要場合的用證申請，需經公司領導審批。公司領導應認真審查用證事項的真實性、合法性和必要性，并簽字批準。證件保管人員在收到經批準的《證件使用申請表》后，應對申請表內容進行核對，確認無誤后，將證件交予用證申請人，并在證件使用登記簿上進行登記。使用要求證件使用應嚴格按照規定的用途和范圍進行，不得擅自擴大使用范圍或用于其他非法目的。用證申請人應妥善保管證件，不得轉借、涂改、偽造證件。如因保管不善導致證件丟失、損壞，應及時向行政部門報告，并承擔相應的責任。證件使用完畢后，用證申請人應及時將證件歸還行政部門，并在證件使用登記簿上簽字確認。4.證件的年檢與換證行政部門應定期關注公司各類證件的年檢和換證時間，提前準備好所需材料，按照規定的流程辦理年檢和換證手續。在辦理年檢和換證手續過程中，行政部門應及時與相關部門溝通協調，確保年檢和換證工作順利進行。四、監督與檢查1.公司行政部門負責對印章和證件的使用情況進行定期檢查和不定期抽查，確保印章和證件的使用符合本制度的規定。2.對于違反本制度規定使用印章和證件的行為，行政部門應及時制止，并視情節輕重給予相應的處罰。情節嚴重的，將依法追究相關人員的法律責任。3.公司員工有權對印章和證件的管理和使用情況進行監督，如發現違規行為，可