醫院辦公電話管理制度總則一、目的為規范醫院辦公電話的使用與管理，提高電話使用效率，確保信息溝通的及時、準確，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于醫院內所有部門和員工使用的辦公電話，包括固定電話和移動電話（如醫院配備的工作手機等）。三、管理原則1.節約原則：倡導合理使用辦公電話，避免浪費資源，降低通信成本。2.保密原則：嚴格遵守醫院的保密制度，不得利用辦公電話泄露醫院機密信息。3.規范原則：明確電話使用的規范和流程，確保電話使用的有序性和合法性。四、管理機構與職責1.醫院辦公室負責辦公電話的日常管理工作，包括電話設備的維護、電話費用的核算與控制等。2.各部門負責人應加強對本部門員工電話使用的管理，督促員工遵守電話管理制度。3.醫院信息管理部門負責辦公電話系統的技術支持與維護，保障電話系統的正常運行。辦公電話的使用規定一、撥打規定1.撥打內部電話時，應直接撥打對方分機號碼，無需加撥“0”或其他前綴。2.撥打外部電話時，應先撥打區號，再撥打對方電話號碼。如撥打長途電話，應盡量使用IP電話或其他優惠方式，以降低通信成本。3.撥打緊急電話（如110、119、120等）時，應直接撥打相應號碼，無需加撥其他前綴。4.撥打國際電話時，應按照國際長途電話的撥打規則進行撥打。二、接聽規定1.醫院辦公電話應在工作時間內保持暢通，不得無故關機或拒接電話。2.接聽電話時，應在鈴響三聲之內接聽，不得拖延或讓電話長時間占線。3.接聽電話時，應使用禮貌用語，如“您好，醫院辦公室”“請講”等，不得使用粗俗、生硬的語言。4.接聽電話時，應認真聽取對方的講話內容，不得隨意打斷或插話。如需要對方等待，應告知對方并盡快處理完手頭事務后繼續接聽電話。5.接聽電話時，應準確記錄對方的姓名、單位、聯系電話、事由等信息，以便后續跟進和處理。三、通話內容規定1.通話內容應簡明扼要，避免冗長、啰嗦的講話。2.通話內容應與工作相關，不得閑聊、談私事或進行與工作無關的活動。3.如需要傳達重要信息或安排工作，應做好記錄并及時跟進和反饋。4.不得利用辦公電話進行私人通話或撥打聲訊電話等與工作無關的電話。四、電話轉接規定1.如需要將電話轉接給其他部門或人員，應征得對方同意后方可進行轉接。2.轉接電話時，應向對方說明轉接的原因和目的，并提供轉接后的電話號碼或聯系人信息。3.如轉接后的電話無人接聽或無法接通，應及時回復原來電者并說明情況。辦公電話的維護與管理一、電話設備的維護1.醫院辦公室應定期對辦公電話設備進行檢查和維護，確保電話設備的正常運行。2.如發現電話設備出現故障或損壞，應及時通知醫院信息管理部門進行維修或更換。3.員工應愛護電話設備，不得私自拆卸、改裝或損壞電話設備。如發現電話設備被盜或丟失，應及時報告醫院辦公室。二、電話費用的核算與控制1.醫院辦公室應定期對辦公電話的費用進行核算和統計，掌握電話費用的使用情況。2.各部門應加強對本部門電話費用的管理，合理控制電話費用的支出。如發現電話費用異常增長，應及時查找原因并采取措施加以控制。3.醫院應積極推廣使用IP電話、網絡電話等優惠通信方式，降低電話費用的支出。三、電話使用的監督與檢查1.醫院辦公室應定期對辦公電話的使用情況進行監督和檢查，發現問題及時糾正。2.各部門負責人應加強對本部門員工電話使用的監督和管理，發現違規行為及時批評教育并予以糾正。3.員工應自覺遵守電話管理制度，接受醫院的監督和檢查。如發現違規行為，應主動承認錯誤并接受處理。附則一、本制度由醫院辦公