印章資質(zhì)文件管理制度總則目的為加強(qiáng)公司印章資質(zhì)文件的管理，規(guī)范印章使用行為，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。定義1.印章：指公司正式對(duì)外使用的公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。2.資質(zhì)文件：包括公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、各類資質(zhì)證書、許可證等相關(guān)文件。管理原則1.嚴(yán)格審批原則：印章資質(zhì)文件的使用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保使用的合法性和必要性。2.專人負(fù)責(zé)原則：指定專人負(fù)責(zé)印章資質(zhì)文件的保管和使用，明確其職責(zé)和權(quán)限。3.安全保密原則：加強(qiáng)印章資質(zhì)文件的安全保密措施，防止文件丟失、被盜用或?yàn)E用。印章管理印章的刻制1.公司印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司需要填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。2.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章登記備案，并將印章移交專人保管。印章的保管1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等重要印章由行政部門指定專人保管，保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)等條件。2.印章保管人員應(yīng)設(shè)立專門的印章保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章的使用情況，包括使用日期、使用部門、使用事由、批準(zhǔn)人等信息。3.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，確保印章的安全。印章保管人員不得將印章隨意帶出辦公室，如因工作需要帶出，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。印章的使用1.印章使用前，使用部門應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用事由、使用范圍、使用時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.印章保管人員應(yīng)認(rèn)真審核《印章使用申請(qǐng)表》，確認(rèn)無(wú)誤后，方可蓋章。蓋章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。3.涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等文件，必須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)后，方可蓋章。4.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如因工作需要確需提前蓋章的，必須在蓋章后注明用途，并由使用部門及時(shí)跟蹤文件的使用情況。5.印章使用后，印章保管人員應(yīng)及時(shí)在印章保管臺(tái)賬上登記，并將《印章使用申請(qǐng)表》存檔保管。印章的停用與銷毀1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，行政部門應(yīng)及時(shí)通知各部門，并收回印章。2.停用的印章應(yīng)及時(shí)登記備案，并按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀印章時(shí)，必須有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。3.印章銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。資質(zhì)文件管理資質(zhì)文件的獲取1.公司相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，及時(shí)辦理各類資質(zhì)證書、許可證等文件的申請(qǐng)手續(xù)。申請(qǐng)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和政策要求，提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的申請(qǐng)材料。2.資質(zhì)文件獲取后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將文件移交行政部門統(tǒng)一保管，并辦理交接手續(xù)。資質(zhì)文件的保管1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的資質(zhì)文件保管檔案柜，對(duì)資質(zhì)文件進(jìn)行分類存放，并建立詳細(xì)的檔案目錄，便于查詢和管理。2.資質(zhì)文件保管人員應(yīng)定期對(duì)資質(zhì)文件進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.資質(zhì)文件應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、檔案室等，確保文件的安全。資質(zhì)文件保管人員不得將文件隨意帶出辦公室，如因工作需要帶出，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。資質(zhì)文件的使用1.公司各部門因工作需要使用資質(zhì)文件時(shí)，應(yīng)填寫《資質(zhì)文件使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用事由、使用范圍、使用時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.資質(zhì)文件保管人員應(yīng)認(rèn)真審核《資質(zhì)文件使用申請(qǐng)表》，確認(rèn)無(wú)誤后，方可提供文件復(fù)印件，并在復(fù)印件上注明“此復(fù)印件僅用于[具體用途]，復(fù)印無(wú)效”字樣。3.如需使用資質(zhì)文件原件，必須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，借閱人應(yīng)妥善保管文件原件，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他用途。4.資質(zhì)文件使用后，使用部門應(yīng)及時(shí)將文件歸還行政部門，并辦理歸還手續(xù)。歸還時(shí)，保管人員應(yīng)認(rèn)真檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通解決。資質(zhì)文件的年檢與換證1.行政部門應(yīng)及時(shí)關(guān)注各類資質(zhì)文件的年檢和換證時(shí)間，提前通知相關(guān)部門準(zhǔn)備年檢和換證所需材料。2.相關(guān)部門應(yīng)按照規(guī)定時(shí)間和要求，辦理資質(zhì)文件的年檢和換證手續(xù)，確保公司資質(zhì)的有效性和合法性。3.年檢和換證完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)文件更新存檔，并在資質(zhì)文件保管檔案目錄中進(jìn)行標(biāo)注。資質(zhì)文件的遺失與補(bǔ)辦1.如發(fā)現(xiàn)資質(zhì)文件遺失，相關(guān)部門應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的掛失措施，防止文件被非法使用。2.遺失資質(zhì)文件的部門應(yīng)按照原申請(qǐng)程序，重新辦理文件的申請(qǐng)手續(xù)，并承擔(dān)補(bǔ)辦過(guò)程中產(chǎn)生的一切費(fèi)用。3.行政部門應(yīng)協(xié)助遺失資質(zhì)文件的部門辦理補(bǔ)辦手續(xù)，提供必要的支持和幫助。審批流程印章使用審批流程1.使用部門填寫《印章使用申請(qǐng)表》。2.部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.相關(guān)業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。4.涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等文件，需經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)。5.印章保管人員審核無(wú)誤后蓋章，并在印章保管臺(tái)賬上登記。資質(zhì)文件使用審批流程1.使用部門填寫《資質(zhì)文件使用申請(qǐng)表》。2.部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.相關(guān)業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。4.如需使用資質(zhì)文件原件，需經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。5.資質(zhì)文件保管人員審核無(wú)誤后提供文件復(fù)印件或原件，并在復(fù)印件上注明相關(guān)字樣或辦理借閱登記手續(xù)。監(jiān)督檢查內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)印章資質(zhì)文件的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查印章使用審批流程是否規(guī)范、資質(zhì)文件保管是否安全、使用是否合規(guī)等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。日常檢查行政部門應(yīng)定期對(duì)印章資質(zhì)文件的保管和使用情況進(jìn)行檢查，確保印章資質(zhì)文件的管理符合本制度要求。檢查內(nèi)容包括印章保管臺(tái)賬記錄是否完整、資質(zhì)文件檔案目錄是否準(zhǔn)確、文件存放是否安全等。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章資質(zhì)文件的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)使用印章資質(zhì)文件給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影