公司公開郵箱管理制度總則一、目的為規范公司公開郵箱的使用和管理，保障公司信息的安全與暢通，提高工作效率，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工等。三、管理原則1.安全保密原則：公開郵箱用于公司內部信息的交流與傳遞，應嚴格遵守保密規定，不得泄露公司機密信息。2.規范使用原則：員工應按照本制度的規定正確使用公開郵箱，不得用于私人用途或違反公司規定的行為。3.責任明確原則：公司對公開郵箱的使用和管理負有監督和管理責任，員工對自己在公開郵箱中的行為負責。四、公開郵箱的設置與管理1.公司設立統一的公開郵箱，用于公司內部的信息交流、通知發布、工作協作等。2.公開郵箱由公司信息技術部門負責設置、維護和管理，確保郵箱的正常運行和安全性。3.信息技術部門應定期對公開郵箱進行備份和清理，防止郵件丟失或存儲空間不足。4.公司有權根據需要對公開郵箱的設置和管理進行調整和變更，并及時通知相關員工。公開郵箱的使用規定一、郵件發送與接收1.員工應使用自己的公司賬號登錄公開郵箱，不得使用他人賬號或共享賬號。2.發送郵件時，應注明郵件主題和收件人，確保郵件內容清晰、準確、完整。3.接收郵件時，應及時查看和處理，不得拖延或忽略重要郵件。4.嚴禁發送垃圾郵件、病毒郵件或惡意郵件，如發現應立即刪除并向信息技術部門報告。二、郵件內容規范1.郵件內容應符合公司的規章制度和職業道德規范，不得包含違法、違規、侮辱、誹謗等內容。2.郵件內容應簡潔明了，避免冗長、復雜或模糊的表達，確保信息的有效傳遞。3.涉及公司機密信息的郵件，應嚴格按照公司的保密規定進行處理，不得隨意泄露。4.不得在郵件中使用不當的語言或表情，保持郵件的正式和專業。三、郵件附件管理1.發送郵件時，如需要添加附件，應確保附件的內容與郵件主題相關，且符合公司的規定。2.附件的格式應符合公司的要求，如圖片應使用JPEG或PNG格式，文檔應使用PDF或Word格式等。3.附件的大小應控制在合理范圍內，不得超過公司規定的郵件附件大小限制。4.接收郵件時，如發現附件存在問題或異常，應及時與發件人聯系，要求其重新發送或處理。四、郵件轉發與回復1.如需轉發郵件，應征得原郵件發件人的同意，并在轉發郵件中注明轉發的原因和目的。2.回復郵件時，應針對原郵件的內容進行回復，不得偏離主題或提供無關信息。3.回復郵件應及時、準確，不得拖延或敷衍了事。4.嚴禁將公司內部郵件轉發給外部人員或在未經授權的情況下公開郵件內容。五、郵件歸檔與保存1.員工應定期對自己的郵件進行歸檔和整理，以便日后查閱和使用。2.歸檔的郵件應按照公司的規定進行分類和存儲，不得隨意刪除或更改。3.公司信息技術部門應定期對公開郵箱的郵件進行備份和存檔，確保郵件的安全性和可追溯性。4.員工離職時，應將自己的郵件進行清理和移交，不得將公司郵件帶走或泄露。公開郵箱的權限管理一、賬號權限1.公司為每位員工分配唯一的公司賬號，用于登錄公開郵箱。2.員工應妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。3.如發現賬號和密碼被盜用或異常情況，應立即通知信息技術部門進行處理。4.公司有權根據員工的工作職責和權限，對其公開郵箱的賬號進行設置和調整。二、郵件權限1.公司對公開郵箱的郵件進行分類管理，根據郵件的內容和性質，設置不同的權限級別。2.一般情況下，員工只能查看和處理自己權限范圍內的郵件，不得查看或處理他人權限范圍內的郵件。3.如需要查看或處理他人權限范圍內的郵件，應獲得相關人員的授權或按照公司的規定進行申請。4.公司信息技術部門應定期對公開郵箱的郵件權限進行檢查和調整，確保權限的合理性和安全性。公開郵箱的監督與檢查一、監督機制1.公司設立專門的監督部門，負責對公開郵箱的使用和管理進行監督和檢查。2.監督部門應定期對公開郵箱的使用情況進行抽查和審計，發現問題及時處理。3.員工有權對公開郵箱的使用和管理進行監督和舉報，監督部門應及時受理并處理相關舉報。二、檢查內容1.檢查員工對公開郵箱的使用是否符合本制度的規定，包括郵件發送、接收、內容規范、附件管理等方面。2.檢查公開郵箱的賬號和密碼管理是否規范，是否存在賬號被盜用或密碼泄露的情況。3.檢查公開郵箱的郵件權限設置是否合理，是否存在權限濫用或越權操作的情況。4.檢查公開郵箱的備份和存檔是否及時、完整，是否存在郵件丟失或損壞的情況。三、處理措施1.對于違反本制度規定的員工，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括口頭警告、書面警告、罰款、停職、辭退等。2.對于違反保密規定或造成公司信息泄露的員工，公司將依法追究其法律責任。3.對于監督檢查中發現的問題，監督部門應及時通知相關部門進行整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。附則一、本