公司行政酒水管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政酒水管理，規范酒水的采購、存儲、使用及費用報銷等流程，確保酒水使用合理、透明，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各項目組在行政活動中涉及酒水的相關管理。（三）基本原則1.預算控制原則：嚴格按照公司預算安排酒水采購及使用，確保費用支出在預算范圍內。2.合規性原則：酒水采購、使用等環節必須符合國家法律法規及公司相關規定。3.審批流程原則：所有酒水相關的采購、領用等操作均需按照規定的審批流程進行。4.節約高效原則：倡導節約使用酒水，提高酒水使用效率，避免浪費。二、采購管理（一）采購計劃1.各部門根據行政活動需求，提前[X]個工作日填寫《酒水采購申請表》，詳細注明酒水名稱、規格、數量、預計使用時間等信息。2.行政部門匯總各部門采購申請，結合庫存情況，制定月度酒水采購計劃，并提交財務部門審核預算。3.財務部門根據公司預算情況，對采購計劃進行審核，如超出預算，需與申請部門溝通調整。（二）供應商選擇1.行政部門負責建立酒水供應商名錄，選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理的供應商。2.對新供應商進行考察評估，包括其營業執照、稅務登記證、產品資質證書、經營業績、售后服務等方面。3.定期對供應商進行評價，根據供貨質量、價格、交貨期、服務等指標進行打分，對于不合格供應商及時淘汰。（三）采購實施1.根據審核通過的采購計劃，行政部門向選定的供應商發送采購訂單，明確酒水的規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點等要求。2.供應商應按照采購訂單要求及時供貨，行政部門負責驗收貨物。驗收內容包括酒水的品種、規格、數量、質量、包裝等。如發現貨物不符，應及時與供應商溝通處理。3.采購酒水時，應要求供應商提供正規發票，發票內容應與采購訂單及實際供貨情況一致。三、存儲管理（一）存儲地點1.公司設立專門的酒水倉庫，用于存儲各類酒水。倉庫應具備良好的通風、防潮、防火、防盜等條件。2.倉庫應劃分不同的區域，分別存放不同種類、規格的酒水，并設置明顯的標識牌。（二）庫存管理1.倉庫管理人員負責建立酒水庫存臺賬，詳細記錄酒水的入庫時間、品種、規格、數量、供應商等信息。2.定期對酒水進行盤點，每月末進行一次實地盤點，確保賬實相符。如發現盤盈、盤虧情況，應及時查明原因，并填寫《酒水盤盈盤虧報告表》，報行政部門及財務部門審批處理。3.根據酒水的保質期及使用頻率，合理安排庫存，對于臨近保質期的酒水，應及時提醒相關部門優先使用。（三）存儲安全1.倉庫內嚴禁煙火，配備必要的消防器材，并定期檢查維護，確保其性能良好。2.倉庫應安裝防盜門窗、監控設備等，保障酒水存儲安全。3.倉庫管理人員應嚴格遵守倉庫管理制度，不得擅自離崗，非倉庫管理人員未經許可不得進入倉庫。四、使用管理（一）領用流程1.各部門因行政活動需要領用酒水時，需填寫《酒水領用申請表》，注明領用酒水的名稱、規格、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字審批。2.《酒水領用申請表》提交至行政部門，行政部門根據庫存情況進行審核，如庫存充足，予以批準，并通知倉庫管理人員發放酒水；如庫存不足，需告知申請部門等待采購補充。3.倉庫管理人員根據批準的《酒水領用申請表》發放酒水，并在庫存臺賬上記錄領用情況。（二）使用標準1.公司行政活動中酒水的使用應遵循適度、合理的原則，不得鋪張浪費。2.具體使用標準如下：商務宴請：根據宴請規格和人數，合理安排酒水種類及數量。一般情況下，每桌可配備[X]瓶白酒、[X]瓶紅酒、[X]瓶啤酒等，特殊情況需提前說明并經上級領導批準。會議接待：根據會議規模和接待標準，提供適量的茶水、咖啡等飲品，如需提供酒水，可根據實際情況每[X]人配備[X]瓶礦泉水、[X]瓶飲料等，重要會議或接待可適當增加酒水種類和數量。員工活動：根據活動性質和參與人數，合理安排酒水。如公司聚餐，可根據人均標準配備適量的啤酒、飲料等。（三）使用監督1.行政部門負責對酒水使用情況進行監督檢查，不定期抽查各部門酒水領用及使用記錄，確保酒水使用符合規定。2.如發現有違規使用酒水的情況，行政部門有權責令其改正，并根據情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于警告、通報批評、扣減部門績效分數等。五、費用報銷管理（一）報銷憑證1.酒水采購報銷時，需提供正規發票、采購訂單、驗收單等相關憑證。發票內容應清晰、準確，與采購訂單及驗收單一致。2.酒水領用報銷時，需提供經審批的《酒水領用申請表》及倉庫發放記錄。（二）報銷流程1.采購人員或領用人員整理好報銷憑證后，填寫費用報銷單，按照公司費用報銷流程進行審批。2.部門負責人對報銷內容的真實性、合理性進行審核簽字。3.財務部門對報銷憑證進行審核，重點審核發票的真實性、合法性、報銷金額是否符合標準等。審核通過后，報公司領導審批。4.公司領導審批通過后，財務部門予以報銷付款。（三）報銷標準1.酒水采購費用應按照公司預算及采購合同執行，超出預算部分需經特殊審批流程方可報銷。2.酒水領用費用按照實際領用數量及采購價格進行報銷，嚴禁虛報冒領。六、特殊情況處理（一）臨時需求如遇臨時行政活動需要酒水，相關部門應及時填寫《臨時酒水采購申請表》，經部門負責人及行政部門負責人簽字同意后，可先行采購，但事后需及時補辦相關審批及報銷手續。（二）禮品贈送公司因業務需要贈送禮品酒水時，需按照公司禮品管理制度執行。填寫《禮品贈送申請表》，詳細說明贈送對象、原因、禮品內容等信息，經公司領導審批后，由行政部門統一安排采購及贈送事宜。禮品贈送費用應在公司規定的禮品預算范圍內報銷。（三）庫存積壓如因采購計劃不合理或其他原因導致酒水庫存積壓，行政部門應及時與相關部門溝通協調，采取促銷、調配等方式處理庫存積壓酒水。對于因庫存積壓造