單位材料收發管理制度總則目的為加強單位材料收發管理，規范材料出入庫流程，確保材料的及時供應、合理使用和妥善保管，提高工作效率，降低成本，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于單位內部各部門之間以及與外部供應商、客戶之間的材料收發業務。基本原則1.準確性原則：材料收發的信息必須準確無誤，包括名稱、規格、數量、質量等，確保賬實相符。2.及時性原則：及時處理材料的收發業務，避免因延誤影響工作進度。3.責任性原則：明確各環節的責任，做到責任到人，確保材料收發工作的有序進行。4.安全性原則：保障材料在收發、存儲過程中的安全，防止損壞、丟失和變質。材料收發管理職責采購部門1.根據各部門需求計劃，及時準確地采購所需材料，確保材料的質量和供應及時性。2.與供應商簽訂采購合同，明確材料的規格、數量、價格、交貨期等條款，并跟蹤合同執行情況。3.負責辦理材料的到貨驗收手續，對不符合要求的材料及時與供應商協商處理。倉庫管理部門1.負責材料的入庫、存儲、保管和發放工作，確保材料的安全和完好。2.建立健全材料庫存臺賬，及時記錄材料的出入庫情況，做到賬物相符。3.定期對庫存材料進行盤點，編制盤點報表，發現問題及時上報并處理。4.按照規定的程序和要求發放材料，嚴格執行限額領料制度。使用部門1.根據工作需要，提前向采購部門提交材料需求計劃，明確材料的名稱、規格、數量等要求。2.負責對領用的材料進行合理使用和管理，避免浪費和丟失。3.協助倉庫管理部門做好材料的盤點工作，提供相關信息和數據。質量檢驗部門1.對采購的材料進行質量檢驗，確保材料符合相關標準和要求。2.對檢驗合格的材料出具檢驗報告，對不合格材料提出處理意見。材料采購管理采購計劃1.各部門應于每月[具體日期]前向采購部門提交次月的材料需求計劃，需求計劃應詳細列出所需材料的名稱、規格、數量、用途等信息。2.采購部門根據各部門的需求計劃，結合庫存情況，編制月度采購計劃，并報分管領導審批。3.采購計劃應具有合理性和準確性，避免盲目采購和積壓庫存。如因特殊情況需要調整采購計劃，應及時通知相關部門。供應商選擇與管理1.采購部門應建立供應商檔案，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格等進行評估和管理。2.選擇供應商時，應優先考慮具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、交貨及時的供應商。3.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括材料的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。4.定期對供應商進行評估和考核，如發現供應商存在產品質量問題、交貨延遲等情況，應及時采取措施，如暫停合作、要求整改等。采購執行1.采購人員根據審批后的采購計劃，及時與供應商聯系，下達采購訂單，確保材料按時、按質、按量供應。2.采購訂單應明確材料的名稱、規格、數量、交貨期、交貨地點等信息，并要求供應商簽字確認。3.跟蹤采購訂單的執行情況，及時掌握材料的生產進度、運輸情況等，如發現問題及時與供應商溝通協調解決。材料入庫管理到貨通知1.采購人員在材料到貨前，應提前通知倉庫管理部門做好接貨準備工作。2.到貨通知應包括材料的名稱、規格、數量、預計到貨時間等信息。驗收準備1.倉庫管理部門接到到貨通知后，應安排專人負責驗收工作，并準備好驗收所需的工具和場地。2.驗收人員應熟悉材料的驗收標準和方法，確保驗收工作的準確性和規范性。驗收流程1.材料到貨后，倉庫管理部門驗收人員應首先核對送貨單與采購訂單是否一致，包括材料的名稱、規格、數量、供應商等信息。2.對材料的外觀、數量進行檢查，如發現材料有損壞、短缺等情況，應及時記錄并拍照留存。3.按照相關標準和要求對材料的質量進行檢驗，可采用抽檢、全檢等方式。對于需要進行理化檢驗的材料，應及時送質量檢驗部門進行檢驗。4.驗收合格的材料，驗收人員應在送貨單上簽字確認，并辦理入庫手續；驗收不合格的材料，應填寫不合格報告，注明不合格原因，及時通知采購部門與供應商協商處理。入庫手續1.倉庫管理部門根據驗收結果，對合格的材料辦理入庫手續，填寫入庫單。2.入庫單應包括材料的名稱、規格、數量、入庫日期、供應商等信息，并由倉庫管理人員、驗收人員簽字確認。3.倉庫管理人員根據入庫單及時更新庫存臺賬，確保賬物相符。材料存儲管理倉庫布局1.根據材料的類別、特性、用途等因素，合理規劃倉庫布局，設置不同的存儲區域，如原材料區、半成品區、成品區、危險品區等。2.對不同存儲區域進行標識，便于材料的存放和查找。存儲條件1.根據材料的存儲要求，提供適宜的存儲條件，如溫度、濕度、通風、防潮、防火、防盜等。2.對有特殊存儲要求的材料，應采取相應的防護措施，如密封保存、冷藏保存、隔離存放等。庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對庫存材料進行盤點，盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.盤點前，倉庫管理人員應整理好庫存材料，核對庫存臺賬，確保賬物相符。3.盤點過程中，應采用實地盤點的方法，對材料的數量、質量進行逐一核對。如發現賬實不符，應及時查明原因，并填寫盤點差異報告。4.根據盤點結果，編制盤點報表，上報分管領導和相關部門。對盤點中發現的問題，應及時進行處理，調整庫存臺賬，確保賬實相符。材料發放管理領料申請1.使用部門如需領用材料，應填寫領料單，注明材料的名稱、規格、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字審批。2.領料單應一式三聯，一聯由使用部門留存，一聯交倉庫管理部門作為發料依據，一聯交財務部門作為記賬憑證。發料流程1.倉庫管理部門接到領料單后，應首先核對領料單的審批手續是否齊全，如手續齊全，方可辦理發料手續。2.根據領料單上的材料名稱、規格、數量等信息，在庫存臺賬中查詢庫存情況，如庫存充足，應及時發放材料；如庫存不足，應及時通知采購部門補貨。3.發料時，倉庫管理人員應按照領料單上的數量發放材料，并在領料單上簽字確認。4.倉庫管理人員根據發料情況及時更新庫存臺賬，確保賬物相符。限額領料1.對于一些消耗量大、價值高的材料，實行限額領料制度。使用部門應根據生產計劃和消耗定額，制定月度限額領料計劃，并報倉庫管理部門備案。2.倉庫管理部門按照限額領料計劃發放材料，如超出限額，應經相關部門審批后方可發放。3.定期對限額領料情況進行統計和分析，如發現存在浪費現象，應及時采取措施進行控制。材料退換貨管理退貨管理1.因質量問題、規格不符、數量多余等原因需要退貨的材料，使用部門或倉庫管理部門應及時填寫退貨申請單，注明退貨原因、材料名稱、規格、數量等信息，并經相關部門審批。2.采購部門接到退貨申請單后，應及時與供應商聯系，辦理退貨手續。退貨時，應確保材料的包裝完好、數量準確，并提供退貨清單。3.倉庫管理部門負責接收退貨材料，并按照驗收流程進行驗收。驗收合格的材料，辦理入庫手續；驗收不合格的材料，應及時與采購部門協商處理。換貨管理1.因質量問題、規格不符等原因需要換貨的材料，使用部門或倉庫管理部門應填寫換貨申請單，注明換貨原因、材料名稱、規格、數量、原材料信息等，并經相關部門審批。2.采購部門接到換貨申請單后，應及時與供應商聯系，辦理換貨手續。換貨時，應確保新換材料的質量、規格等符合要求，并提供換貨清單。3.倉庫管理部門負責接收換貨材料，并按照驗收流程進行驗收。驗收合格的材料，辦理入庫手續；驗收不合格的材料，應及時與采購部門協商處理。材料賬務管理賬務設置1.財務部門應設置材料總賬和明細賬，對材料的收發存情況進行詳細記錄。2.倉庫管理部門應建立庫存臺賬，按照材料的類別、規格、型號等進行分類登記，記錄材料的出入庫數量、日期、來源、去向等信息。賬務處理1.倉庫管理部門應定期將出入庫單據傳遞給財務部門，財務部門根據單據及時進行賬務處理，確保賬賬相符、賬實相符。2.每月末，財務部門應與倉庫管理部門進行核對，對差異情況進行分析和處理。3.年度終了，財務部門應編制材料收發存報表，反映全年材料的收發存情況，并進行財務分析。監督與考核監督檢查1.單位內部應建立健全材料收發管理制度的監督檢查機制，定期對材料收發業務進行檢查，確保制度的有效執行。2.監督檢查內容包括采購計劃的執行情況、供應商管理情況、材料驗收情況、庫存管理情況、材料發放情況、賬務處理情況等。3.對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。考核評價1.建立材料收發管理工作考核評價制度，對各相關部門和人員的工作進行考核評價。2.