公司行政采辦管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政采辦管理，規范采辦流程，提高采辦效率，確保所采購的物資和服務符合公司需求，保障公司運營的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門涉及的行政物資采購、辦公設備采購、服務采購等相關活動。（三）基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定，確保采辦活動合法合規。2.效益原則：在滿足公司需求的前提下，充分考慮成本效益，追求性價比最優。3.公開透明原則：采辦過程應公開、公正、透明，接受公司內部監督。4.職責明確原則：明確各部門及人員在采辦活動中的職責，避免推諉扯皮。二、采辦組織與職責（一）采辦決策機構公司設立采辦決策小組，由公司高層管理人員組成，負責對重大采辦項目進行決策，審議采辦計劃、預算、供應商選擇等重要事項。（二）采辦執行部門1.行政部門負責公司日常行政物資的采購，如辦公用品、清潔用品等。制定行政物資采購計劃，根據庫存情況和實際需求進行采購申請。負責行政物資采購供應商的開發、評估與管理。組織行政物資采購的招投標、詢價、談判等工作。負責采購物資的驗收、入庫、發放及庫存管理。2.設備管理部門負責公司辦公設備、固定資產的采購，如電腦、打印機、辦公家具等。制定辦公設備采購計劃，結合公司業務發展和設備更新需求提出采購申請。參與辦公設備采購供應商的技術評估和商務談判。負責辦公設備的安裝調試、驗收及后續維護管理。3.其他部門根據本部門業務需求，提出專項物資或服務的采購申請。配合采辦執行部門進行采購相關工作，如提供技術參數、參與驗收等。（三）財務部門1.負責審核采辦預算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同的審核，對付款條款等進行把關。3.負責采購款項的支付及賬務處理。（四）審計部門1.對采辦活動進行審計監督，檢查采購流程的合規性、采購成本的合理性等。2.對重大采辦項目進行專項審計，提出審計意見和建議。三、采辦流程（一）采購申請1.各部門根據工作需要和庫存情況，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、需求時間等信息。2.部門負責人對采購申請進行審核，簽字確認后提交至采辦執行部門。（二）采購審批1.采辦執行部門收到采購申請后，進行初步審核，判斷申請的合理性和必要性。2.對于金額較小的采購申請，由采辦執行部門負責人審批；對于金額較大或重大采購項目，需提交采辦決策小組審批。3.審批通過后，采辦執行部門方可開展采購活動。（三）采購實施1.制定采購方案根據采購申請，采辦執行部門制定具體的采購方案，包括采購方式選擇（如招標、詢價、談判等）、供應商選擇標準、采購時間安排等。對于需要招投標的項目，按照國家相關法律法規和公司招投標管理規定，編制招標文件或采購文件。2.供應商選擇通過多種渠道收集供應商信息，如供應商名錄、網絡搜索、行業推薦等，建立供應商庫。根據采購方案確定的供應商選擇標準，對供應商進行篩選和評估，選擇若干家符合要求的供應商作為潛在供應商。向潛在供應商發出詢價函、招標邀請書或談判邀請等，要求其提供報價、方案或樣品等。對供應商的報價、資質、信譽、業績等進行綜合評審，確定最終供應商。3.采購合同簽訂與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式、售后服務等條款。采購合同需經公司法律合規部門審核，確保合同合法有效。（四）采購驗收1.采購物資到貨前，采辦執行部門通知相關部門準備驗收工作。2.驗收人員按照合同要求和相關標準對采購物資或服務進行驗收，檢查物資的數量、規格、型號、質量等是否符合要求。3.對于驗收合格的物資，填寫《驗收單》，相關人員簽字確認；對于驗收不合格的物資，及時與供應商溝通協商解決，如退貨、換貨、補貨等，并做好記錄。（五）采購付款1.采購物資或服務驗收合格后，供應商提交付款申請，附上采購合同、發票、驗收單等相關憑證。2.采辦執行部門對付款申請進行審核，確認無誤后提交至財務部門。3.財務部門按照公司財務管理制度和采購合同約定的付款方式及時間，辦理付款手續。四、采購方式（一）招標采購1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的項目，如大型辦公設備采購、重大工程項目服務采購等。2.招標流程編制招標文件，明確招標項目的技術規格、商務條款、評標標準等內容。發布招標公告，邀請潛在供應商報名參加投標。對報名供應商進行資格預審，確定入圍供應商名單。組織開標、評標會議，按照評標標準進行評標，確定中標供應商。向中標供應商發出中標通知書，并簽訂采購合同。（二）詢價采購1.適用范圍：適用于采購金額較小、規格標準統一、市場貨源充足的物資采購，如辦公用品、通用耗材等。2.詢價流程向多家供應商發出詢價函，要求其在規定時間內提供報價。對供應商的報價進行比較分析，選擇報價合理、信譽良好的供應商作為成交供應商。與成交供應商簽訂采購合同。（三）談判采購1.適用范圍：適用于采購項目具有一定特殊性，需要與供應商進行深入溝通協商的情況，如定制化辦公家具采購、特殊服務采購等。2.談判流程確定談判供應商名單，與供應商進行談判前的準備工作，明確談判目標和策略。組織與供應商的談判會議，就采購物資或服務的價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行協商。根據談判結果，確定成交供應商，并簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的。發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.單一來源采購流程由采辦執行部門提出單一來源采購申請，說明采用單一來源采購方式的理由。經公司內部審批后，與唯一供應商進行商務談判，簽訂采購合同。五、供應商管理（一）供應商開發1.采辦執行部門根據公司采購需求，通過市場調研、行業推薦、網絡搜索等方式，收集潛在供應商信息。2.對潛在供應商進行初步篩選，了解其基本情況、經營范圍、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的情況。3.向符合基本條件的潛在供應商發出供應商調查表，要求其填寫相關信息，并提供營業執照、資質證書、業績證明等資料。4.對供應商提交的資料進行審核，實地考察供應商的生產經營場所，評估其綜合實力。5.將審核合格的供應商納入公司供應商庫。（二）供應商評估1.定期對供應商進行評估，評估周期為每年一次。2.評估內容包括供應商的產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、信譽狀況等方面。3.采辦執行部門組織相關部門人員對供應商進行評價打分，根據得分情況將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。4.對于評價為不合格的供應商，及時與其溝通，要求其限期整改；若整改后仍不符合要求，將其從供應商庫中刪除。（三）供應商激勵與約束1.激勵措施對于優秀供應商，給予一定的獎勵，如優先合作機會、增加采購份額、頒發榮譽證書等。與供應商建立長期穩定的合作關系，共同開展技術研發、質量改進等活動，實現互利共贏。2.約束措施在采購合同中明確供應商的違約責任，如延遲交貨、質量不合格等情況下應承擔的賠償責任。對違反合同約定的供應商，采取暫停合作、扣除貨款、追究法律責任等措施。六、采購預算管理（一）預算編制1.各部門根據本部門年度工作計劃和業務需求，編制本部門的采購預算草案，明確采購項目、采購金額、采購時間等信息。2.采辦執行部門匯總各部門采購預算草案，結合公司整體戰略和財務狀況，編制公司年度采購預算方案。3.采購預算方案經公司財務部門審核、采辦決策小組審議通過后，報公司董事會批準。（二）預算執行1.采辦執行部門嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得超預算采購。2.如因特殊情況需要調整采購預算，應按照預算編制和審批程序辦理預算調整手續。（三）預算監控1.財務部門定期對采購預算執行情況進行監控，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。2.采辦執行部門每月向財務部門報送采購預算執行情況報表，說明采購項目的執行進度、資金使用情況等。七、采購風險管理（一）風險識別1.采辦執行部門會同相關部門對采購活動中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等。2.針對識別出的風險，分析其產生的原因、影響程度和發生可能性。（二）風險評估1.采用定性與定量相結合的方法，對采購風險進行評估，確定風險等級。2.根據風險評估結果，制定相應的風險應對策略。（三）風險應對1.市場風險應對關注市場動態，及時掌握物資價格波動情況，合理安排采購時間和數量。與供應商簽訂價格調整條款，約定在市場價格波動較大時的價格調整方式。2.供應商風險應對加強供應商管理，定期評估供應商的信譽和實力，降低供應商違約風險。與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商。3.質量風險應對嚴格采購驗收標準，加強對采購物資質量的檢驗，確保所采購物資符合要求。在采購合同中明確質量保證條款和違約責任，要求供應商承擔質量問題的責任。4.合同風險應對加強采購合同管理，確保合同條款合法合規、明確清晰，避免合同糾紛。對重大采購合同進行法律審核，防范法律風險。5.法律風險應對加強對采購人員的法律法規培訓，提高法律意識。在采購活動中嚴格遵守國家法律法規，依法簽訂采購合同，維護公司合法權益。八、監督與考核（一）內部監督1.審計部門定期對采辦活動進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購成本的控制情況、供應商管理情況等。2.公司內部設立舉報郵箱和舉報電話，接受員工對采辦活動中違規行為的舉報。對舉報屬實的，給予舉報人一定獎勵。（二）考核評價1.建立采辦工作考核評價機制，對采辦執行部