對子公司采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范子公司的采購行為，確保采購活動的合法性、合規性、經濟性和有效性，保障子公司生產經營活動的順利進行，實現資源的合理配置，降低采購成本，提高公司整體經濟效益。2.適用范圍本制度適用于公司下屬各子公司及其所屬各部門的采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等各類物資和服務的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定，確保采購行為合法合規。經濟性原則：在滿足生產經營需求的前提下，充分考慮采購成本，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購價格，提高采購效益。有效性原則：采購的物資和服務應符合公司質量要求和生產經營實際需要，確保采購活動能夠有效支持公司業務發展。公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內部監督和相關部門的檢查，確保采購信息的真實性和透明度。誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系，嚴格履行采購合同，維護公司信譽。二、采購組織與職責1.采購決策機構子公司應設立采購決策機構，負責對重大采購事項進行決策。采購決策機構成員應包括子公司管理層、財務部門、質量部門等相關人員，其職責如下：審議采購戰略和政策：制定子公司采購戰略和政策，確保采購活動與公司整體戰略目標相一致。審批重大采購項目：對金額較大、涉及重要物資或服務的采購項目進行審批，確保采購決策的科學性和合理性。監督采購過程：對采購活動進行監督，確保采購過程符合公司規定和法律法規要求。協調采購中的重大問題：協調解決采購過程中出現的重大問題，如供應商糾紛、合同執行問題等。2.采購執行部門子公司應設立專門的采購執行部門，負責具體的采購業務操作。采購執行部門應配備專業的采購人員，其職責如下：制定采購計劃：根據子公司生產經營計劃和需求預測，制定詳細的采購計劃，明確采購物資的種類、數量、規格、交貨時間等要求。選擇供應商：通過市場調研、供應商評估等方式，選擇合格的供應商，并建立供應商檔案。組織采購談判：與供應商進行采購談判，確定采購價格、交貨方式、付款條件等合同條款，簽訂采購合同。采購訂單下達與跟蹤：根據采購合同下達采購訂單，跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。采購驗收與結算：組織采購物資的驗收工作，確保物資符合質量要求。根據驗收結果辦理采購結算手續，支付采購款項。采購數據分析與報告：定期對采購數據進行分析，總結采購工作經驗教訓，提出改進建議，向上級領導匯報采購工作情況。3.相關部門職責需求部門：提出采購需求，明確采購物資的規格、型號、數量、質量要求等，并對采購物資的使用效果負責。質量部門：參與采購物資的質量檢驗和驗收工作，確保采購物資符合公司質量標準。財務部門：負責審核采購預算、采購合同付款條款，辦理采購款項的支付結算，對采購成本進行核算和控制。審計部門：對采購活動進行審計監督，檢查采購行為的合法性、合規性和效益性。三、采購流程1.采購申請需求部門根據生產經營計劃和實際需求，填寫采購申請表，詳細說明采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計交貨時間等信息，并提交給采購執行部門。采購申請表應經需求部門負責人審核簽字，確保采購需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要的采購申請，還應提交子公司采購決策機構審批。2.采購計劃制定采購執行部門收到采購申請表后，結合庫存情況、市場供應情況等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的具體規格、數量、采購時間、采購方式等內容。采購計劃應報采購執行部門負責人審核，確保采購計劃的科學性和可行性。審核通過后的采購計劃作為采購活動的依據。3.供應商選擇與評估采購執行部門根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集供應商的基本信息，包括企業資質、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面，并進行整理和分析。組織對篩選后的供應商進行實地考察，了解供應商的實際生產經營情況、質量管理體系、環保措施等，評估供應商的綜合實力。建立供應商評估指標體系，對供應商進行定期評估，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作態度等方面。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予更多的合作機會，對于不符合要求的供應商及時淘汰。4.采購談判與合同簽訂采購執行部門與選定的供應商進行采購談判，就采購物資的價格、交貨方式、付款條件、質量標準、售后服務等條款進行協商，爭取達成雙方滿意的合作協議。采購談判過程中，采購人員應充分了解市場行情和供應商情況，掌握談判技巧，維護公司利益。談判結果應形成談判紀要，作為采購合同的附件。根據談判結果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同應報采購執行部門負責人審核，重大采購合同還應提交子公司采購決策機構審批。采購合同審核通過后，由采購執行部門與供應商簽訂正式合同。合同簽訂后，應及時將合同副本分發給需求部門、財務部門、質量部門等相關部門，以便各部門做好相應的準備工作。5.采購訂單下達采購執行部門根據采購合同，及時下達采購訂單給供應商。采購訂單應明確采購物資的具體規格、數量、交貨時間、交貨地點等信息，確保供應商準確理解采購要求。采購訂單下達后，采購執行人員應跟蹤訂單執行情況，與供應商保持密切溝通，及時了解生產進度、運輸情況等，確保供應商按時、按質、按量交貨。如發現供應商有違約行為或可能影響交貨的問題，應及時采取措施解決，并向采購執行部門負責人匯報。6.采購驗收采購物資到貨前，采購執行部門應通知質量部門、需求部門等相關人員做好驗收準備工作。采購物資到貨時，采購執行部門組織質量部門、需求部門等相關人員按照采購合同和質量標準對物資進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、質量、外觀等方面。驗收合格的物資，由驗收人員在驗收報告上簽字確認，并辦理入庫手續。驗收不合格的物資，應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，確保公司利益不受損失。對于因供應商原因造成的損失，公司有權按照合同約定追究供應商的違約責任。7.采購結算采購物資驗收合格后，采購執行部門應及時整理采購發票、驗收報告、采購合同等相關資料，提交給財務部門辦理采購結算手續。財務部門根據采購合同和相關規定，審核采購發票的真實性、合法性和準確性，核對采購物資的數量、金額、付款條件等信息，確保結算金額準確無誤。審核通過后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理采購款項的支付手續。對于預付款項的采購項目，財務部門應在供應商發貨并驗收合格后，按照合同約定支付剩余款項。四、采購預算管理1.采購預算編制采購執行部門應根據子公司年度生產經營計劃和采購計劃，編制采購預算草案。采購預算草案應包括采購物資的種類、數量、價格、預計采購金額等內容，并詳細說明各項采購預算的編制依據和計算方法。采購預算草案應報采購執行部門負責人審核，確保預算的合理性和準確性。審核通過后的采購預算草案提交給財務部門。財務部門結合子公司年度財務預算，對采購預算草案進行綜合平衡和審核。審核后的采購預算報子公司采購決策機構審批。經審批后的采購預算作為子公司年度采購活動的控制依據，采購執行部門應嚴格按照預算執行采購任務，不得隨意突破預算。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照規定的程序進行審批。2.采購預算執行與監控采購執行部門應建立采購預算執行臺賬，對采購預算的執行情況進行實時記錄和監控。定期將采購預算執行情況與預算指標進行對比分析，及時發現偏差并采取措施進行調整。財務部門應加強對采購預算執行情況的監督檢查，定期向子公司管理層匯報采購預算執行情況。對于超預算采購的項目，財務部門有權拒絕付款，并要求采購執行部門說明原因。如因特殊原因需要超預算采購，應按照規定的程序進行審批。采購決策機構應定期對采購預算執行情況進行審查，評估采購預算的執行效果，總結經驗教訓，為下一年度采購預算的編制提供參考依據。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購執行部門應定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動風險、供應商違約風險、質量風險、法律風險等。針對識別出的風險因素，采購執行部門應進行風險評估，評估風險發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據。2.風險應對措施對于市場價格波動風險，采購執行部門可以采取套期保值、簽訂長期合同、建立價格預警機制等措施，降低價格波動對采購成本的影響。對于供應商違約風險，采購執行部門應加強對供應商的管理和監督，建立供應商信用檔案，定期評估供應商信用狀況。在簽訂采購合同時，明確違約責任條款，要求供應商提供擔保或保證金。如發現供應商有違約跡象，應及時采取措施，如暫停付款、要求供應商提供整改方案等，確保公司利益不受損失。對于質量風險，采購執行部門應加強對采購物資的質量檢驗和驗收工作，嚴格按照質量標準進行驗收。與供應商簽訂質量保證協議，要求供應商提供質量合格證明文件。如發現采購物資質量問題，應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取退換貨、補貨、賠償損失等措施。對于法律風險，采購執行部門應加強對采購法律法規的學習和研究，確保采購活動合法合規。在簽訂采購合同前，應審核合同條款的合法性和完整性，避免合同糾紛。如發生法律糾紛，應及時咨詢公司法律顧問，維護公司合法權益。3.風險監控與預警采購執行部門應建立風險監控機制，定期對采購風險進行監控和評估，及時發現風險變化情況。根據風險監控結果，采購執行部門應及時發出風險預警信號，提醒相關部門采取應對措施。對于風險等級較高的風險事件，應制定專項應對方案，確保風險得到有效控制。六、采購信息管理1.采購信息收集采購執行部門應建立采購信息收集渠道，廣泛收集市場價格信息、供應商信息、產品質量信息等與采購活動相關的信息。采購人員應定期關注市場動態，通過網絡、行業媒體、供應商溝通等方式，及時了解市場價格變化、新產品信息、供應商動態等情況，并將收集到的信息進行整理和分析。采購執行部門應建立采購信息數據庫，將收集到的采購信息進行分類存儲，方便查詢和使用。采購信息數據庫應定期更新，確保信息的準確性和時效性。2.采購信息共享與利用采購執行部門應將采購信息及時共享給需求部門、財務部門、質量部門等相關部門，以便各部門更好地了解采購情況，協同開展工作。需求部門可以根據采購信息，合理調整采購需求，優化采購計劃。財務部門可以根據采購信息，進行采購成本分析和預算控制。質量部門可以根據采購信息，對采購物資的質量標準進行審核和調整。采購執行部門應充分利用采購信息，為采購決策提供支持。通過對采購信息的分析和研究，選擇合適的供應商，制定合理的采購策略，降低采購成本，提高采購效益。七、采購績效評估1.評估指標設定采購績效評估應建立科學合理的評估指標體系，包括采購成本、采購質量、交貨期、供應商管理、采購效率等方面的指標。采購成本指標：主要評估采購價格的合理性、采購成本的節約情況等。可以通過計算采購價格與市場平均價格的差異率、采購成本降低率等指標來進行評估。采購質量指標：主要評估采購物資的質量合格率、退貨率等。可以通過統計采購物資的驗收合格數量與總采購數量的比例、退貨數量與總采購數量的比例等指標來進行評估。交貨期指標：主要評估供應商的交貨準時率、交貨延遲天數等。可以通過計算按時交貨的訂單數量與總訂單數量的比例、交貨延遲的天數總和等指標來進行評估。供應商管理指標：主要評估供應商的開發數量、供應商的合作滿意度、供應商的違約次數等。可以通過統計新開發供應商的數量、對供應商進行滿意度調查的得分、供應商違約的次數等指標來進行評估。采購效率指標：主要評估采購周期的長短、采購訂單處理的及時性等。可以通過計算采購訂單從下達至交貨的平均天數、采購訂單處理的平均時間等指標來進行評估。2.評估方法與頻率采購績效評估可以采用定量評估與定性評估相結合的方法。定量評估主要通過計算各項評估指標的數值來進行評估，定性評估主要通過對采購人員的工作表現、團隊協作、溝通能力等方面進行評價來進行評估。采購績效評估應定期進行，一般每季度或每半年進行一次。評估結果應及時反饋給采購執行部門和采購人員，以便他們了解自己的工作表現