公司活動策劃管理制度一、總則1.目的為規范公司活動策劃的流程與管理，確保活動策劃的科學性、合理性、高效性，提升公司活動的質量與效果，增強公司內部凝聚力，展示公司形象，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部組織的各類活動策劃，包括但不限于年會、團建活動、培訓活動、營銷活動、節日慶祝活動等。3.基本原則目標導向原則：活動策劃應緊密圍繞公司戰略目標和業務需求，明確活動目的，確保活動能夠有效支持公司發展。全員參與原則：鼓勵公司全體員工積極參與活動策劃，充分發揮員工的創意和積極性，提高員工的歸屬感和參與感。預算控制原則：活動策劃應在預算范圍內進行，合理安排資源，確保活動的經濟性和效益性。安全第一原則：活動策劃要把安全放在首位，制定完善的安全措施和應急預案，確保活動參與者的人身安全和財產安全。二、活動策劃組織架構及職責1.活動策劃委員會組成：由公司高層領導、各部門負責人組成。職責：負責審批活動策劃方案，確保活動符合公司戰略目標和業務需求。協調活動策劃過程中的各項資源，解決活動策劃過程中出現的重大問題。對活動效果進行評估和總結，提出改進建議和措施。2.活動策劃小組組成：由行政部門牽頭，各相關部門指定人員參與。職責：負責具體的活動策劃工作，包括活動主題策劃、活動流程設計、活動場地安排、活動宣傳推廣、活動預算編制等。組織實施活動策劃方案，協調活動現場的各項工作，確保活動順利進行。收集活動參與者的反饋意見，對活動效果進行評估和總結，為后續活動策劃提供參考。3.各部門職責行政部門：作為活動策劃的牽頭部門，負責活動策劃的整體協調和組織工作，包括活動策劃方案的審核、活動場地的租賃、活動物資的采購、活動現場的布置等。人力資源部門：負責活動人員的組織和安排，包括活動嘉賓的邀請、活動主持人的選拔、活動工作人員的調配等。財務部門：負責活動預算的審核和控制，確保活動費用在預算范圍內支出，并對活動費用進行核算和報銷。業務部門：根據活動目的和業務需求，提供活動內容和素材，協助活動策劃小組進行活動策劃和實施，負責活動的業務宣傳和推廣。三、活動策劃流程1.活動需求調研活動策劃小組應定期收集公司各部門的活動需求，了解公司員工對活動的期望和建議。根據公司戰略目標和業務需求，結合公司實際情況，確定活動主題和類型。與相關部門和人員進行溝通，明確活動目的、時間、地點、參與人員、活動預算等基本信息。2.活動策劃方案制定活動策劃小組根據活動需求調研結果，制定詳細的活動策劃方案。活動策劃方案應包括活動主題、活動目的、活動時間、活動地點、活動流程、活動內容、活動宣傳推廣方案、活動預算、活動安全保障措施等內容。活動策劃方案應提交活動策劃委員會審核，經審核通過后，方可組織實施。3.活動準備工作根據活動策劃方案，進行活動場地的租賃和布置，確保活動場地符合活動要求。采購活動所需的物資和設備，如音響設備、燈光設備、舞臺道具、禮品等，確保物資和設備的質量和數量滿足活動需求。邀請活動嘉賓和主持人，確定活動工作人員名單，并進行培訓和分工，確保活動工作人員熟悉活動流程和職責。進行活動宣傳推廣，通過公司內部公告、郵件、微信群、公眾號等渠道發布活動信息，吸引公司員工積極參與。4.活動實施活動策劃小組負責活動現場的組織和協調工作，確保活動按照策劃方案順利進行。活動工作人員應提前到達活動現場，做好各項準備工作，如設備調試、物資擺放、人員引導等。活動過程中，應注意安全保障工作，制定應急預案，確保活動參與者的人身安全和財產安全。活動現場應安排專人負責攝影和攝像，記錄活動精彩瞬間，為后續活動總結和宣傳提供素材。5.活動效果評估活動結束后，活動策劃小組應及時收集活動參與者的反饋意見，了解活動效果和不足之處。對活動效果進行評估，評估指標包括活動參與度、活動滿意度、活動目標達成情況等。根據活動效果評估結果，總結活動經驗教訓，提出改進建議和措施，為后續活動策劃提供參考。四、活動預算管理1.預算編制原則合理性原則：活動預算應根據活動策劃方案的要求，合理安排各項費用，確保預算的科學性和合理性。完整性原則：活動預算應涵蓋活動策劃、準備、實施、評估等各個環節的費用，確保預算的完整性。可控性原則：活動預算應明確各項費用的控制標準和責任人，確保預算的可控性。2.預算編制流程活動策劃小組根據活動策劃方案，編制活動預算草案，明確各項費用的名稱、金額、用途等信息。活動預算草案應提交財務部門審核，財務部門根據公司財務制度和預算管理要求，對活動預算草案進行審核，提出修改意見和建議。活動策劃小組根據財務部門的審核意見，對活動預算草案進行修改和完善，形成活動預算方案。活動預算方案應提交活動策劃委員會審批，經審批通過后，方可作為活動預算執行的依據。3.預算執行與控制活動策劃小組應嚴格按照活動預算方案執行預算，確保各項費用支出在預算范圍內。財務部門應定期對活動預算執行情況進行監控和分析，及時發現預算執行過程中存在的問題，并提出改進措施。如因特殊情況需要調整活動預算，活動策劃小組應提出書面申請，說明調整原因和調整金額，提交活動策劃委員會審批。經審批通過后，方可進行預算調整。五、活動安全管理1.安全管理制度建立健全活動安全管理制度，明確活動安全責任人和安全管理措施，確保活動安全工作有章可循。活動策劃小組應在活動策劃方案中制定詳細的安全保障措施，包括活動場地安全、設備設施安全、人員安全等方面的措施。對活動工作人員進行安全培訓，提高工作人員的安全意識和應急處理能力。2.安全檢查與隱患排查在活動準備階段，組織相關人員對活動場地、設備設施等進行安全檢查，及時發現和消除安全隱患。活動過程中，安排專人負責安全巡查，確保活動現場的安全秩序。對發現的安全問題和隱患，應及時采取措施進行整改，確保活動安全進行。3.應急預案制定與演練根據活動特點和可能出現的安全事故類型，制定完善的應急預案，包括火災、地震、人員傷亡等方面的應急預案。定期組織活動工作人員進行應急預案演練，提高工作人員的應急處理能力和協同配合能力。在活動現場設置應急救援物資儲備點，配備必要的應急救援物資和設備，如滅火器、急救箱、擔架等。六、活動宣傳管理1.宣傳目標與策略根據活動目的和參與人員，確定活動宣傳目標，如提高活動知曉度、增加活動參與度等。制定活動宣傳策略，選擇合適的宣傳渠道和宣傳方式，如公司內部公告、郵件、微信群、公眾號、海報、宣傳單頁等。2.宣傳內容策劃設計活動宣傳內容，包括活動主題、活動時間、活動地點、活動內容、活動亮點等信息。宣傳內容應簡潔明了、生動有趣，能夠吸引活動參與者的關注和興趣。制作活動宣傳海報、宣傳單頁等宣傳資料，確保宣傳資料的質量和效果。3.宣傳渠道選擇與實施根據活動宣傳策略，選擇合適的宣傳渠道進行活動宣傳。在公司內部公告欄、微信群、公眾號等渠道發布活動信息，確保公司員工及時了解活動情況。在活動場地周邊、人流量較大的地方張貼活動海報，發放活動宣傳單頁，擴大活動宣傳范圍。利用社交媒體平臺進行活動宣傳推廣，吸引更多的潛在參與者。七、活動檔案管理1.檔案收集范圍活動策劃過程中形成的各類文件、資料、記錄等，包括活動策劃方案、活動預算方案、活動宣傳資料、活動現場照片和視頻等。活動實施過程中形成的各類文件、資料、記錄等，包括活動簽到表、活動費用報銷憑證、活動總結報告等。活動效果評估過程中形成的各類文件、資料、記錄等，包括活動參與者反饋意見表、活動效果評估報告等。2.檔案整理與歸檔活動結束后，活動策劃小組應及時對活動檔案進行整理和歸檔，確保檔案資料的完整性和準確性。按照檔案管理的要求，對活動檔案進行分類、編號、裝訂等處理，建立活動檔案目錄。將活動檔案移交公司檔案室進行保管，確保檔案資料的安全和保密。3.檔案查閱與利用公司內部人員因工作需要查閱活動檔案，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人審批后，到公司檔案室查閱。查閱活動檔案時，應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復印、