小超市供貨商管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范小超市與供貨商之間的合作關系，確保商品供應的穩定、質量可靠、價格合理，維護超市的正常運營秩序，保障消費者權益，實現超市與供貨商的互利共贏。2.適用范圍本制度適用于本小超市所有供貨商，包括但不限于食品供應商、日用品供應商、文具供應商等。3.基本原則公平公正原則：在合作過程中，對所有供貨商一視同仁，遵循公平競爭的市場規則，不偏袒任何一方。誠實守信原則：雙方應誠實守信，履行合同約定，確保信息真實、交易透明。合作共贏原則：通過建立良好的合作關系，共同開拓市場，提高銷售業績，實現雙方的長期穩定發展。二、供貨商選擇與準入1.供貨商篩選標準資質要求：具有合法有效的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關證件，具備獨立法人資格。經營狀況：經營狀況良好，無重大違法違規記錄，財務狀況穩定，具備持續供貨能力。產品質量：所供產品符合國家相關質量標準和行業規范，具備良好的品質口碑。價格合理：提供的產品價格具有市場競爭力，在同類產品中處于合理水平。服務水平：具備良好的售后服務體系，能夠及時響應超市的需求，處理退換貨等問題。2.供貨商準入流程提交申請：供貨商向超市采購部門提交合作申請，填寫《供貨商合作申請表》，并附上相關資質證明文件。初步審核：采購部門對申請資料進行初步審核，核實供貨商的基本信息和資質條件，篩選出符合基本要求的供貨商。實地考察：對于初步審核通過的供貨商，采購部門組織相關人員進行實地考察，了解其生產經營狀況、產品質量控制、倉儲物流等情況。樣品檢測：要求供貨商提供所供產品的樣品，由超市質量檢測部門進行檢測，確保產品質量符合要求。合同洽談：與通過考察和檢測的供貨商進行合同洽談，明確雙方的權利義務、合作方式、價格條款、交貨期、售后服務等內容。審批簽約：合同草案經采購部門負責人審核后，報超市管理層審批。審批通過后，雙方簽訂正式合作合同。三、商品采購管理1.采購計劃制定銷售數據分析：采購部門定期收集超市的銷售數據，分析各類商品的銷售趨勢、庫存水平，結合市場需求預測，制定合理的采購計劃。商品分類采購計劃：根據商品的類別、品牌、規格等因素，分別制定采購計劃，確保各類商品的供應平衡。緊急采購計劃：對于突發的市場需求變化或臨時性缺貨情況，及時制定緊急采購計劃，確保商品的及時供應。2.采購訂單下達訂單生成：采購部門根據采購計劃，向供貨商下達采購訂單。采購訂單應明確商品的名稱、規格、數量、價格、交貨期、交貨地點等詳細信息。訂單審核：采購訂單下達前，應進行審核，確保訂單信息準確無誤。審核內容包括商品信息、價格條款、交貨期等。訂單發送：審核通過后，將采購訂單及時發送給供貨商，并要求供貨商確認收到訂單。3.采購合同管理合同簽訂：采購合同應明確雙方的權利義務、合作方式、價格條款、交貨期、售后服務等內容。合同簽訂前，應進行嚴格的審核，確保合同條款合法合規、公平合理。合同執行跟蹤：采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供貨商溝通協調，確保供貨商按時、按質、按量交貨。合同變更與解除：如因市場變化、不可抗力等原因需要變更或解除采購合同的，應按照合同約定的程序進行辦理，并及時通知相關部門。四、商品質量管理1.質量標準要求供貨商應嚴格按照國家相關質量標準和行業規范組織生產和供應商品，確保所供商品質量合格。超市應制定明確的商品質量驗收標準，并在采購合同中明確質量要求。質量驗收標準應包括商品的外觀、包裝、性能、安全指標等方面。2.進貨驗收流程到貨通知：供貨商交貨前，應提前通知超市采購部門到貨時間、地點等信息。采購部門及時通知倉庫做好收貨準備。驗收準備：倉庫收貨人員根據采購訂單和質量驗收標準，準備好驗收工具和場地。數量驗收：對到貨商品的數量進行清點，確保與采購訂單一致。如發現數量不符，應及時與供貨商溝通解決。質量驗收：按照質量驗收標準對商品的質量進行檢驗，包括外觀、包裝、性能等方面。對于需要進行理化檢測的商品，應送質量檢測部門進行檢測。驗收記錄：驗收人員應詳細記錄驗收情況，包括商品名稱、規格、數量、質量狀況、驗收時間等信息。驗收合格的商品辦理入庫手續，驗收不合格的商品填寫《不合格商品處理單》，及時通知采購部門與供貨商協商處理。3.質量問題處理退貨換貨：對于驗收不合格的商品，超市有權要求供貨商退貨或換貨。供貨商應在規定時間內辦理退貨換貨手續，并承擔相應的運輸費用。質量賠償：因商品質量問題給超市或消費者造成損失的，供貨商應承擔相應的賠償責任。賠償方式包括但不限于退貨退款、折價賠償、承擔維修費用等。整改措施：對于多次出現質量問題的供貨商，超市有權要求其采取整改措施，如加強質量管理、改進生產工藝等。整改后仍不符合要求的，超市有權終止合作。五、價格管理1.價格確定原則市場導向原則：商品價格應參考市場同類產品價格水平，結合超市的定位和目標客戶群體，制定合理的價格策略。成本加成原則：在考慮市場價格的基礎上，根據商品的采購成本、運營成本、利潤目標等因素，合理確定商品的銷售價格。動態調整原則：根據市場變化、原材料價格波動、競爭對手價格調整等因素，及時調整商品價格，確保價格具有競爭力。2.價格談判與協商采購部門在與供貨商簽訂采購合同時，應就商品價格進行充分的談判和協商，爭取有利的價格條款。定期對商品價格進行評估，與供貨商溝通協商價格調整事宜。對于市場價格波動較大的商品，應及時調整采購價格。3.價格監督與控制超市應建立價格監督機制，定期對商品價格進行檢查，確保商品價格符合定價原則和合同約定。對于違反價格規定的供貨商，超市有權采取相應的措施，如暫停合作、扣除貨款、追究違約責任等。六、交貨管理1.交貨期要求供貨商應嚴格按照采購合同約定的交貨期交貨，確保商品按時供應。如因特殊原因需要延遲交貨的，應提前通知超市采購部門，并說明原因和預計交貨時間。超市采購部門應根據銷售計劃和庫存情況，合理安排交貨時間，避免因交貨延遲導致缺貨或庫存積壓。2.交貨方式與地點交貨方式應在采購合同中明確約定，包括送貨上門、自提等方式。供貨商應按照約定的交貨方式進行交貨。交貨地點應明確具體，一般為超市指定的倉庫或收貨地點。供貨商應確保貨物按時送達指定地點，并負責貨物的裝卸、搬運等工作。3.交貨驗收到貨通知：供貨商交貨前，應提前通知超市采購部門到貨時間、地點等信息。采購部門及時通知倉庫做好收貨準備。驗收準備：倉庫收貨人員根據采購訂單和質量驗收標準，準備好驗收工具和場地。數量驗收：對到貨商品的數量進行清點，確保與采購訂單一致。如發現數量不符，應及時與供貨商溝通解決。質量驗收：按照質量驗收標準對商品的質量進行檢驗，包括外觀、包裝、性能等方面。對于需要進行理化檢測的商品，應送質量檢測部門進行檢測。驗收記錄：驗收人員應詳細記錄驗收情況，包括商品名稱、規格、數量、質量狀況、驗收時間等信息。驗收合格的商品辦理入庫手續，驗收不合格的商品填寫《不合格商品處理單》，及時通知采購部門與供貨商協商處理。七、庫存管理1.庫存監控與預警超市應建立庫存監控系統，實時掌握各類商品的庫存數量、出入庫情況、庫存周轉率等信息。設定庫存預警指標，當庫存數量低于或高于預警值時，及時發出預警信號，提醒采購部門進行采購或調整銷售策略。2.庫存盤點定期進行庫存盤點，確保庫存數量與系統記錄一致。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。盤點結果應及時進行分析和處理，對于盤盈盤虧的商品，應查明原因，調整庫存記錄，并追究相關責任人的責任。3.庫存周轉率提升優化商品陳列，提高商品的展示效果，促進銷售。加強促銷活動，吸引顧客購買，加快商品周轉速度。與供貨商協商優化交貨期和補貨機制，減少庫存積壓。八、結算管理1.結算方式與周期結算方式應在采購合同中明確約定，包括現金結算、支票結算、銀行轉賬等方式。結算周期一般為月結或貨到付款，具體結算周期根據雙方協商確定。供貨商應按照合同約定的結算方式和周期及時辦理結算手續。2.結算流程超市采購部門定期收集采購訂單、驗收單、發票等結算憑證，核對無誤后提交給財務部門。財務部門根據結算憑證進行審核，確認無誤后辦理結算手續，支付貨款給供貨商。如在結算過程中發現問題，財務部門應及時與采購部門和供貨商溝通協調，查明原因，解決問題。3.付款審批建立付款審批制度，明確付款審批流程和權限。付款申請應經過采購部門負責人、財務部門負責人、超市管理層等相關人員的審批。審批人員應嚴格按照審批制度進行審核，確保付款的合理性、合法性和準確性。九、售后服務管理1.售后服務要求供貨商應建立完善的售后服務體系，及時處理超市和消費者反饋的問題。對于商品質量問題、退換貨等售后服務事項，供貨商應在規定時間內響應，并按照合同約定提供相應的解決方案。2.退換貨處理超市應制定明確的退換貨政策，并向消費者公示。消費者提出退換貨要求時，超市應按照政策及時辦理。對于因商品質量問題導致的退換貨，超市有權要求供貨商承擔相應的運輸費用，并按照合同約定進行處理。供貨商應及時接收超市退回的商品，并在規定時間內辦理退款或換貨手續。3.客戶投訴處理建立客戶投訴處理機制，及時受理超市和消費者的投訴。投訴處理人員應認真記錄投訴內容，及時與相關部門溝通協調，查明原因，提出解決方案。對于投訴處理結果，應及時反饋給投訴人，并跟蹤處理情況，確保投訴得到妥善解決。十、合作評估與考核1.評估指標設定商品質量：考核所供商品的合格率、退貨率等指標。交貨期：考核按時交貨率、交貨延遲次數等指標。價格：考核商品價格的合理性、價格調整的及時性等指標。服務水平：考核售后服務響應時間、處理投訴的滿意度等指標。銷售業績：考核所供商品在超市的銷售額、銷售量等指標。2.評估周期定期評估：一般每季度或每半年對供貨商進行一次全面評估。不定期評估：根據實際情況，對出現重大質量問題、交貨延遲等情況的供貨商進行不定期評估。3.考核結果應用對于評估考核結果優秀的供貨商，給予表彰和獎勵，如增加采購量、延長合作期限、提供優惠政策等。對于評估考核結果不合格的供貨商，發出書面警告，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，終止合作。十一、信息溝通與協調1.建立溝通機制超市與供貨商應建立定期的溝通會議制度，及時交流合作過程中的問題和經驗，共同探討解決方案，促進合作關系的良好發展。設立專門的溝通渠道，如電話、郵件、即時通訊工具等，方便雙方及時溝通信息。2.信息共享超市應及時向供貨商提