工程資料合約管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程資料合約管理，規范工程資料的收集、整理、歸檔及合約的簽訂、執行、監督等流程，確保工程資料的完整性、準確性和合約的合法性、有效性，保障公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目的資料管理及涉及的各類合約管理，包括但不限于工程建設項目、技術服務項目、物資采購項目等。（三）基本原則1.依法合規原則：嚴格遵守國家法律法規及相關行業規范，確保工程資料和合約管理活動合法合規。2.真實準確原則：工程資料應如實反映工程建設實際情況，合約內容應準確表達雙方權利義務。3.及時完整原則：工程資料應隨工程進度同步收集、整理，合約應在規定時間內簽訂、履行，并及時歸檔。4.保密原則：對涉及公司商業秘密、技術秘密及其他敏感信息的工程資料和合約，應嚴格保密。二、工程資料管理（一）資料分類與歸檔1.前期資料項目立項文件，包括項目建議書、可行性研究報告、環境影響評價報告等。項目規劃文件，如建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證等。工程勘察報告、設計文件等。2.施工過程資料施工組織設計、施工方案等。工程進度計劃、進度報表等。工程質量控制資料，包括原材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。工程安全資料，如安全檢查記錄、安全教育培訓記錄、安全事故處理報告等。工程變更資料，包括變更申請、變更審批文件、變更后的圖紙等。3.竣工驗收資料工程竣工驗收報告。工程竣工圖，包括建筑、結構、電氣、給排水等專業竣工圖。工程質量保修書。工程結算資料，如結算書、工程量清單、造價審核報告等。4.其他資料與工程相關的會議紀要、來往函件等。工程照片、影像資料等。（二）資料收集與整理1.職責分工項目經理負責組織工程資料的收集、整理工作，明確各部門及人員在資料管理中的職責。各部門及崗位人員按照職責范圍及時提供相關工程資料，確保資料的真實性和完整性。資料員負責對收集到的工程資料進行分類、整理、編目、裝訂等工作。2.收集要求工程資料應在工程建設過程中及時收集，不得事后補做。資料提供部門及人員應確保所提供資料的準確性和有效性，簽字蓋章齊全。對于外來文件，如設計變更通知、監理指令等，應及時簽收、登記，并按要求傳遞給相關部門。3.整理要求工程資料應按照分類標準進行整理，做到分類清晰、編號規范。資料應采用耐久性強的書寫材料和載體，字跡應清晰、工整。對于同一事項的資料應集中存放，便于查閱。（三）資料歸檔與保管1.歸檔流程資料員在工程資料整理完成后，應及時填寫歸檔清單，提交給項目負責人審核。項目負責人審核通過后，將工程資料移交至公司檔案室歸檔。檔案室對歸檔的工程資料進行驗收，對不符合要求的資料退回資料員重新整理。2.保管期限工程資料的保管期限應根據國家相關規定及公司實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。短期保管期限為15年，中期保管期限為520年，長期保管期限為20年以上。3.保管要求檔案室應具備良好的保管條件，確保工程資料的安全、完整。對工程資料應進行分類存放，建立索引目錄，便于查找和借閱。定期對工程資料進行檢查、盤點，發現問題及時處理。（四）資料查閱與借閱1.查閱流程因工作需要查閱工程資料的人員，應填寫查閱申請表，注明查閱內容、目的、時間等，提交所在部門負責人審批。部門負責人審批通過后，查閱人員持申請表到檔案室查閱資料。檔案室工作人員應按照申請表的要求提供資料，并做好查閱記錄。2.借閱流程因工作需要借閱工程資料的人員，應填寫借閱申請表，注明借閱資料名稱、數量、期限等，提交所在部門負責人審批。部門負責人審批通過后，借閱人員持申請表到檔案室辦理借閱手續。檔案室工作人員應向借閱人員明確借閱期限、歸還時間及保管要求等，并收取一定的押金。借閱人員應在規定期限內歸還資料，如需延期，應提前辦理續借手續。3.查閱與借閱限制涉及公司商業秘密、技術秘密及其他敏感信息的工程資料，未經公司授權，不得查閱和借閱。查閱和借閱工程資料時，不得擅自涂改、復印、轉借他人。三、合約管理（一）合約簽訂1.合約起草根據項目需求，由項目負責人或相關部門起草合約文本。合約文本應明確雙方的權利義務、工作內容、質量標準、價款支付、違約責任等條款。合約文本應經公司法務部門審核，確保合約的合法性和有效性。2.合約評審合約起草完成后，應組織相關部門進行合約評審。評審內容包括合約條款的合理性、可行性、風險評估等。各部門應根據職責范圍對合約提出評審意見，評審通過后報公司領導審批。3.合約簽訂經公司領導審批通過的合約，由法定代表人或其授權代表與對方簽訂。簽訂合約時，應確保雙方簽字蓋章齊全，合約文本一式多份，雙方各執一份，公司相關部門留存備份。（二）合約執行1.合約交底合約簽訂后，合約執行部門應組織相關人員進行合約交底。合約交底內容包括合約條款、工作要求、質量標準、價款支付方式等。通過合約交底，使相關人員熟悉合約內容，明確各自的職責和工作要求。2.進度管理合約執行部門應按照合約約定的進度計劃組織實施工作，確保工程按時完成。定期對工程進度進行檢查和評估，及時發現問題并采取措施解決。如因不可抗力或其他原因導致工程進度延誤，應及時通知對方，并按照合約約定辦理相關手續。3.質量管理合約執行部門應嚴格按照合約約定的質量標準組織施工或提供服務。建立質量管理體系，加強質量控制，確保工程質量符合要求。對工程質量進行檢驗和驗收，不合格的工程應及時整改，直至達到質量標準。4.價款支付管理合約執行部門應按照合約約定的價款支付方式和時間，向對方提交價款支付申請。財務部門對價款支付申請進行審核，審核通過后報公司領導審批。公司領導審批通過后，財務部門按照規定支付價款。（三）合約變更1.變更申請在合約執行過程中，如因客觀原因需要變更合約內容，合約執行部門應及時提出變更申請。變更申請應說明變更的原因、內容、對合約履行的影響等。2.變更評審變更申請提交后，應組織相關部門進行變更評審。評審內容包括變更的必要性、可行性、對合約價款和工期的影響等。各部門應根據職責范圍對變更提出評審意見，評審通過后報公司領導審批。3.變更簽訂經公司領導審批通過的變更事項，應簽訂變更協議。變更協議應明確變更的內容、雙方的權利義務、價款調整等條款。變更協議作為原合約的補充文件，與原合約具有同等法律效力。（四）合約監督與檢查1.監督職責公司設立合約管理部門，負責對合約執行情況進行監督檢查。合約管理部門應定期對合約執行情況進行檢查，及時發現問題并督促整改。2.檢查內容合約執行部門是否按照合約約定履行義務。工程進度、質量是否符合要求。價款支付是否按照規定執行。合約變更是否按照程序辦理。3.問題處理對于檢查中發現的問題，合約管理部門應及時下達整改通知，要求合約執行部門限期整改。合約執行部門應將整改情況及時反饋給合約管理部門。如因合約執行部門未按照合約約定履行義務導致公司遭受損失的，應依法追究其責任。（五）合約終止與結算1.合約終止合約履行完畢或出現合約約定的終止情形時，合約自動終止。合約執行部門應及時通知對方合約終止，并辦理相關手續。2.合約結算合約終止后，合約執行部門應按照合約約定進行結算。結算內容包括工程價款、質量保證金、違約金等。結算完成后，雙方應簽訂結算協議，并辦理價款支付等相關手續。四、信息化管理（一）工程資料信息化1.建立工程資料管理信息系統，實現工程資料的電子化收集、整理、歸檔、查閱和借閱等功能。2.工程資料應及時錄入信息系統，確保信息的準確性和及時性。3.利用信息系統對工程資料進行分類管理，建立索引目錄，便于查找和檢索。（二）合約信息化1.建立合約管理信息系統，實現合約的起草、評審、簽訂、執行、變更、結算等全過程信息化管理。2.合約文本應錄入信息系統，便于查閱和分析。3.利用信息系統對合約執行情況進行跟蹤和監控，及時提醒相關人員履行合約義務。五、考核與獎懲（一）考核1.建立工程資料合約管理考核制度，對各部門及人員在工程資料管理和合約管理中的工作表現進行考核。2.考核內容包括資料收集整理的及時性、準確性、完整性，合約簽訂的合法性、有效性，合約執行的情況等。3.考核方式采用定期考核與不定期抽查相結合的方式。（二）獎懲1.對于在工程資料合約管理工作中表現突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.對于