展廳宣傳物料管理制度總則1.目的為加強公司展廳宣傳物料的管理，規范物料的采購、使用、存儲及核銷等流程，確保宣傳物料的有效利用，提升展廳宣傳效果，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司展廳內所有宣傳物料的管理，包括但不限于宣傳冊、海報、展架、模型、電子宣傳資料等。3.職責分工市場部負責展廳宣傳物料需求的規劃與提報，根據展廳展示內容及推廣活動制定物料需求計劃。負責宣傳物料的設計、制作委托及相關合同的簽訂與執行跟蹤。負責宣傳物料的驗收工作，確保物料符合設計要求和質量標準。行政部負責宣傳物料的采購工作，根據市場部提報的需求計劃，選擇合適的供應商進行采購。負責宣傳物料的存儲管理，建立物料倉庫，確保物料的安全存儲和妥善保管。負責宣傳物料的發放與回收工作，根據使用部門的申請進行物料發放，并在使用完畢后及時回收。使用部門負責根據實際工作需要，提前向市場部提交宣傳物料使用申請。負責宣傳物料的現場使用、擺放及維護，確保物料的正常展示和使用效果。負責宣傳物料使用后的及時歸還或核銷工作，配合行政部做好物料的盤點工作。財務部負責宣傳物料采購費用的審核與報銷工作，確保費用支出符合公司財務制度。參與宣傳物料的盤點工作，對物料的價值核算進行監督。宣傳物料的規劃與需求提報1.規劃原則緊密圍繞公司展廳的主題和定位，結合不同時期的宣傳重點和推廣活動，制定合理的物料規劃。充分考慮物料的實用性、美觀性和創新性，確保物料能夠有效吸引觀眾注意力，傳遞公司品牌形象和產品信息。注重物料的成本效益，在保證宣傳效果的前提下，合理控制物料采購成本。2.需求提報流程各使用部門應在開展相關展廳活動或宣傳任務前[X]個工作日，填寫《展廳宣傳物料需求申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細說明所需物料的名稱、規格、數量、用途、預計使用時間等信息，并提交至市場部。市場部收到申請表后，應進行審核和匯總，結合展廳整體宣傳計劃和物料庫存情況，對需求進行評估和調整。如遇特殊情況需要緊急增加物料需求，應在申請表上注明原因，并經部門負責人簽字確認后提交市場部。市場部根據審核后的需求計劃，制定詳細的宣傳物料設計制作方案，明確物料的設計風格、內容要求、制作工藝等，并與使用部門進行溝通確認。如使用部門對設計制作方案有異議，應及時提出修改意見，市場部根據意見進行調整，直至雙方達成一致。宣傳物料的設計與制作1.設計要求宣傳物料的設計應符合公司品牌形象和視覺識別系統（VIS）的要求，保持風格統一、色彩協調。設計內容應準確傳達公司產品信息、服務理念和宣傳重點，避免出現錯別字、語病或歧義性表述。注重設計的創新性和吸引力，結合展廳的展示環境和目標受眾特點，采用新穎的設計手法和表現形式，提高物料的視覺沖擊力和可讀性。2.制作委托市場部根據設計制作方案，選擇具有相應資質和經驗的供應商進行宣傳物料的制作委托。在選擇供應商時，應進行充分的市場調研和比較，確保供應商能夠提供優質的產品和服務，并具備良好的信譽和口碑。市場部與選定的供應商簽訂《宣傳物料制作合同》（以下簡稱“合同”），明確雙方的權利義務、制作要求、交付時間、質量標準、價格條款、付款方式等內容。合同簽訂后，應及時將合同副本提交至行政部和財務部備案。市場部負責跟蹤合同執行情況，定期與供應商溝通制作進度，及時協調解決制作過程中出現的問題。如因供應商原因導致物料交付延遲或質量不符合要求，市場部應按照合同約定追究供應商的違約責任，并要求其采取補救措施。3.驗收標準宣傳物料制作完成后，供應商應提前通知市場部進行驗收。市場部組織相關人員（包括使用部門代表）按照合同約定的質量標準和設計要求對物料進行驗收。驗收內容包括物料的外觀質量、尺寸規格、印刷效果、材質選用、內容準確性等方面。如發現物料存在質量問題或不符合設計要求，應及時要求供應商進行整改或重新制作，直至驗收合格為止。驗收合格后，市場部應填寫《宣傳物料驗收單》，經驗收人員簽字確認后，作為物料交付和付款的依據。如驗收不合格，應在驗收單上注明不合格原因，并要求供應商限期整改，整改完成后重新進行驗收。宣傳物料的采購1.采購流程行政部根據市場部提報的宣傳物料需求計劃和驗收合格的物料清單，進行采購工作。在采購過程中，應遵循“貨比三家、擇優采購”的原則，選擇合適的供應商進行詢價、比價和議價。行政部與選定的供應商簽訂采購合同，明確采購物品的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款。采購合同應符合公司相關規定和法律法規要求，并確保合同條款清晰、明確、無歧義。行政部負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通交貨進度，確保物料按時、按質、按量交付。如因供應商原因導致交貨延遲或貨物短缺，行政部應及時采取措施督促供應商履行合同義務，并向市場部反饋相關情況。物料到貨后，行政部應組織相關人員進行驗收。驗收合格后，辦理入庫手續，并填寫《宣傳物料入庫單》。如驗收不合格，應及時與供應商協商解決，要求其更換貨物或采取其他補救措施。2.采購預算控制財務部負責對宣傳物料采購費用進行預算控制，根據公司年度預算計劃和實際需求，合理安排采購資金。行政部在采購過程中應嚴格控制采購成本，確保采購價格合理、公正。如因特殊原因需要超出預算采購，應提前向財務部提交書面申請，說明原因和預計增加的費用金額，經財務部審核并報公司領導批準后方可實施。財務部定期對宣傳物料采購費用進行統計和分析，及時發現和糾正采購過程中存在的問題，確保采購費用控制在預算范圍內。宣傳物料的存儲與保管1.倉庫管理行政部應設立專門的宣傳物料倉庫，用于存放各類宣傳物料。倉庫應保持干燥、通風、整潔，具備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施。宣傳物料應按照類別、規格、型號等進行分類存放，并建立詳細的物料臺賬。臺賬應記錄物料的名稱、規格、數量、入庫時間、存放位置、領用情況等信息，確保物料賬目清晰、準確。倉庫管理人員應定期對宣傳物料進行盤點，確保賬實相符。如發現物料短缺、損壞或變質等情況，應及時查明原因，并報告行政部負責人進行處理。2.物料保管要求不同類型的宣傳物料應根據其特性采取相應的保管措施。例如，紙質宣傳資料應避免受潮、暴曬，防止發霉、變色；電子宣傳資料應定期進行備份，防止數據丟失；展架、模型等應妥善存放，避免碰撞、損壞。易燃、易爆、有毒等危險物品類的宣傳物料應按照相關法律法規的要求進行單獨存放，并采取嚴格的安全防護措施，確保存儲安全。對于有保質期要求的宣傳物料，倉庫管理人員應定期檢查物料的保質期，及時清理過期物料，避免造成浪費和損失。宣傳物料的發放與使用1.發放流程使用部門根據實際工作需要，填寫《展廳宣傳物料領用申請表》，注明所需物料的名稱、規格、數量、用途等信息，并提交至行政部。行政部收到申請表后，應核對物料庫存情況，如庫存充足，按照申請表的要求進行物料發放，并填寫《宣傳物料發放登記表》，由領用人員簽字確認。如庫存不足，應及時通知市場部，并說明情況。對于貴重或限量使用的宣傳物料，行政部應實行限量領用制度，嚴格控制領用數量和使用范圍，并要求領用人員在使用完畢后及時歸還。2.使用規范使用部門在領取宣傳物料后，應按照規定的用途和要求進行使用，不得擅自更改物料的內容、形式或用途。在展廳內擺放宣傳物料時，應確保物料的擺放位置合理、整齊、美觀，符合展廳整體布局和展示效果的要求。同時，要注意物料的安全，避免因擺放不當導致物料損壞或發生安全事故。使用部門應安排專人負責宣傳物料的日常維護和管理，定期檢查物料的使用情況，如發現物料有損壞、丟失等情況，應及時向行政部報告，并采取相應的措施進行處理。對于電子宣傳資料，使用部門應按照規定的操作流程進行播放和展示，確保設備正常運行，資料內容完整、清晰。同時，要注意保護電子資料的版權，不得擅自復制、傳播或用于其他非公司指定的用途。宣傳物料的回收與核銷1.回收要求宣傳物料使用完畢后，使用部門應及時將物料歸還至行政部倉庫。如因特殊原因無法及時歸還，應提前向行政部說明情況，并辦理延期歸還手續。行政部在接收歸還的宣傳物料時，應認真檢查物料的完整性和使用情況。如發現物料有損壞、丟失等情況，應要求使用部門按照規定進行賠償。2.核銷流程行政部定期對宣傳物料的出入庫情況進行核對和統計，填寫《展廳宣傳物料核銷表》，并提交至財務部進行核銷。財務部根據行政部提交的核銷表，對宣傳物料的采購費用進行賬務處理，確保費用核算準確無誤。同時，財務部應定期與行政部、市場部進行溝通，核對物料庫存和使用情況，發現問題及時進行調整。對于已核銷的宣傳物料，行政部應按照公司檔案管理規定進行妥善保管，保存期限為[X]年。保存期滿后，經公司領導批準，可按照相關規定進行銷毀處理。監督與考核1.監督檢查公司設立專門的監督小組，定期對展廳宣傳物料的管理情況進行監督檢查。監督小組由市場部、行政部、財務部等相關部門人員組成，負責檢查宣傳物料的采購、使用、存儲、回收等環節是否符合本制度的規定。監督小組應制定詳細的檢查計劃和檢查表，對各部門的工作進行全面、細致的檢查。檢查過程中，如發現問題應及時記錄，并要求相關部門限期整改。整改完成后，監督小組應進行復查，確保問題得到徹底解決。2.考核機制建立宣傳物料管理工作考核機制，將各部門的宣傳物料管理工作納入績效考核體系。考核內容包括物料需求規劃的合理性、采購成本控制、物料使用效果、庫