公司部門例會管理制度一、總則（一）目的為了加強公司內部管理，提高工作效率，及時溝通工作進展、解決問題，確保各項工作順利推進，特制定本部門例會管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門定期召開的部門例會。（三）基本原則1.高效務實原則：例會應注重實效，精簡流程，突出重點，解決實際問題，避免形式主義。2.溝通協作原則：強調部門內部成員之間、部門與部門之間的溝通協作，促進信息共享，形成工作合力。3.責任明確原則：明確各項工作的責任人，確保工作任務落實到人，便于跟蹤和考核。二、例會組織（一）例會類型1.周例會：每周固定時間召開，總結上周工作，安排本周工作任務。2.月例會：每月召開一次，對本月工作進行全面總結，分析工作中存在的問題，制定下月工作計劃和目標。3.臨時例會：根據工作需要，在遇到重大問題、緊急任務或突發事件時，臨時召開會議，及時溝通情況，研究解決方案。（二）例會時間與地點1.周例會：每周[具體時間]，在[會議室地點]召開。2.月例會：每月[具體時間]，在[會議室地點]召開。3.臨時例會：由召集人提前通知參會人員會議時間和地點。（三）參會人員1.部門全體成員：周例會原則上要求部門全體成員參加，以便全面了解工作進展和安排。2.相關負責人：月例會根據會議議題，可邀請部門內相關項目負責人、關鍵崗位人員等參加，確保對重要工作和問題進行深入討論。3.特殊情況：如有成員因特殊原因無法參會，需提前向部門負責人請假，并安排合適人員代為參會或了解會議內容。（四）會議召集人部門例會由部門負責人召集并主持。部門負責人應提前做好會議準備工作，明確會議議題和議程，確保會議順利進行。三、例會內容（一）周例會內容1.工作匯報各成員依次匯報上周工作完成情況，包括已完成的工作任務、取得的成果、遇到的問題及解決措施。重點匯報工作中的亮點和經驗教訓，以便其他成員學習借鑒。2.工作安排部門負責人根據公司整體工作部署和部門工作目標，安排本周工作任務，明確工作內容、責任人、時間節點和質量要求。對本周重點工作進行強調和說明，確保每位成員清楚工作重點和方向。3.溝通協調成員之間就工作中存在的協作問題進行溝通協調，尋求解決方案，避免工作銜接不暢或重復勞動。對跨部門工作進行溝通，協調與其他部門的合作事宜，確保各項工作順利推進。4.問題討論針對上周工作中出現的共性問題或難點問題進行集中討論，分析原因，提出改進措施和建議。鼓勵成員積極發言，分享自己的看法和思路，共同探討解決問題的最佳方案。（二）月例會內容1.工作回顧部門負責人對本月部門整體工作進行全面回顧，包括工作目標完成情況、重點項目進展、工作質量和效率等方面。通過數據、案例等形式直觀展示本月工作成果，分析工作中取得的成績和存在的不足之處。2.問題分析深入分析本月工作中存在的問題及原因，從內部管理、工作流程、人員能力等多個角度進行剖析。針對問題提出具體的改進措施和建議，明確責任人和時間節點，確保問題得到有效解決。3.工作計劃根據公司戰略規劃和下月工作重點，制定下月部門工作計劃和目標，明確工作任務、實施步驟和預期效果。將下月工作計劃分解到具體責任人，確保各項工作有序開展。4.溝通交流成員之間分享本月工作中的經驗和心得，互相學習，共同提高工作能力和業務水平。對公司近期發布的政策、制度等進行學習和解讀，確保部門工作與公司要求保持一致。5.工作部署部門負責人對下月重點工作進行詳細部署，強調工作中的關鍵環節和注意事項，確保成員清楚工作重點和要求。對下月工作進行動員和激勵，激發成員的工作積極性和主動性。（三）臨時例會內容1.問題提出：由召集人或相關人員提出需要討論解決的重大問題、緊急任務或突發事件。2.情況說明：對問題或事件的背景、現狀、影響等進行詳細說明，提供相關資料和數據，以便參會人員全面了解情況。3.討論決策：參會人員圍繞問題展開討論，分析原因，提出解決方案和建議。在充分討論的基礎上，形成決策意見，明確責任人和時間要求。4.工作安排：根據決策意見，對相關工作進行具體安排，確保問題得到及時解決，任務得到有效落實。四、例會流程（一）會前準備1.確定議題：部門負責人提前收集成員的工作進展、問題反饋等信息，結合公司工作重點和部門實際情況，確定例會的議題。議題應明確、具體，具有針對性和可操作性。2.通知參會人員：提前[X]天通過郵件、即時通訊工具等方式向參會人員發送會議通知，告知會議時間、地點、議題和議程等信息，確保參會人員做好充分準備。3.資料準備：根據會議議題，準備相關的文件、資料、數據等，如工作匯報材料、項目進展報告、問題分析報告等，以便在會議中進行展示和討論。4.場地布置：提前安排好會議室，確保會議設備正常運行，如投影儀、音響、麥克風等。擺放好桌椅，準備好紙筆等文具，為會議創造良好的環境。（二）會議開場1.主持人開場：會議開始時，主持人簡要介紹會議目的、議程安排和參會人員，宣布會議開始。2.強調會議紀律：主持人強調會議紀律，要求參會人員遵守會議時間，認真傾聽，積極發言，不得隨意打斷他人講話，手機調至靜音或關機狀態，保持會議秩序。（三）工作匯報與討論1.工作匯報：按照既定議程，各成員依次進行工作匯報。匯報應簡潔明了，重點突出，使用數據和事實說話，避免冗長和空洞的表述。2.提問與討論：其他成員可針對匯報內容進行提問，匯報人應及時解答。對于工作中存在的問題或需要協調的事項，組織參會人員進行深入討論，鼓勵大家發表不同意見和建議，尋求最佳解決方案。3.記錄要點：安排專人負責會議記錄，記錄會議討論的主要內容、達成的共識、提出的問題及解決方案、工作安排等要點。記錄應準確、完整，字跡清晰，便于會后整理和查閱。（四）工作安排與決策1.工作安排：部門負責人根據會議討論結果，對各項工作進行明確安排，包括工作任務、責任人、時間節點、質量要求等。工作安排應具體、詳細，具有可衡量性和可操作性，確保每位成員清楚自己的工作職責和目標。2.決策形成：對于需要決策的事項，在充分討論的基礎上，形成決策意見。決策意見應明確、清晰，具有權威性和指導性。如有不同意見，應記錄在案，并說明理由。3.責任明確：明確各項工作的責任人，確保工作任務落實到人。責任人應承擔相應的工作責任，按照要求認真組織實施工作，及時匯報工作進展情況。（五）會議總結1.主持人總結：會議結束前，主持人對會議進行總結，回顧會議討論的主要內容和達成的共識，強調工作重點和注意事項。2.強調執行：主持人再次強調各項工作安排的重要性，要求參會人員認真落實會議精神，按照工作安排和時間節點推進工作，確保各項工作取得實效。3.宣布會議結束：主持人宣布會議結束。（六）會后跟進1.會議紀要整理：會議結束后，會議記錄人應及時整理會議紀要，經主持人審核后，發送給參會人員和相關部門。會議紀要應包括會議基本信息、主要內容、決策意見、工作安排等內容，確保參會人員對會議內容有清晰的了解。2.工作任務跟進：各責任人按照工作安排，認真組織實施工作。部門負責人應定期對工作進展情況進行檢查和督促，及時發現問題并協調解決。對于工作中出現的重大問題或偏差，應及時向上級領導匯報。3.溝通反饋：在工作推進過程中，成員之間應保持密切溝通，及時反饋工作進展情況、遇到的問題及解決方案。對于需要跨部門協調的事項，應主動與相關部門溝通協調，確保工作順利進行。五、會議紀律與要求（一）參會紀律1.參會人員應提前[X]分鐘到達會議地點，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參會，需提前向部門負責人請假，并安排合適人員代為參會或了解會議內容。2.參會人員應遵守會議秩序，將手機調至靜音或關機狀態，不得在會議期間接聽電話、玩手機、交頭接耳或做與會議無關的事情。3.參會人員應認真傾聽他人發言，積極參與討論，不得隨意打斷他人講話。如有不同意見，應在他人發言結束后再發表自己的看法。4.參會人員應尊重他人的觀點和意見，不得進行人身攻擊或惡意詆毀。在討論問題時，應保持理性和客觀，以解決問題為出發點。（二）匯報要求1.工作匯報應內容真實、準確、完整，數據可靠，不得虛報、瞞報工作進展情況。2.匯報應簡潔明了，重點突出，邏輯清晰，避免冗長和復雜的表述。使用數據和事實說話，增強匯報的說服力。3.匯報人應提前準備好匯報材料，確保匯報內容有條理、有重點。在匯報過程中，應注意語言表達和肢體語言，保持良好的形象和溝通效果。（三）討論要求1.在會議討論過程中，參會人員應積極發言，充分發表自己的觀點和意見，為解決問題提供思路和建議。2.討論應圍繞會議議題展開，避免偏離主題。對于不同意見，應進行充分的交流和溝通，尋求共識。如無法達成共識，應記錄在案，并提交上級領導決策。3.在討論問題時，應注重團隊協作，相互支持，共同尋求最佳解決方案。不得因個人觀點或利益而影響團隊協作和問題解決。六、監督與考核（一）監督機制1.公司行政部門負責對各部門例會的召開情況進行定期檢查和不定期抽查，檢查內容包括會議時間、地點、參會人員、會議紀律、會議內容等方面。2.行政部門可通過現場檢查、查看會議記錄、聽取參會人員反饋等方式對例會召開情況進行監督，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.將部門例會召開情況納入部門績效考核體系，作為部門和個人績效考核的重要指標之一。2.對于例會召開不規范、未達到會議要求的部門，視情節輕重給予相應的扣分處理，