工裝企業采購管理制度一、總則（一）目的為規范工裝企業采購工作流程，加強采購管理，確保采購活動的高效、透明、合規，降低采購成本，保證所采購物資和服務的質量，滿足公司工裝業務的需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司工裝業務所需的各類物資采購，包括但不限于原材料、零部件、設備、辦公用品、服務等采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司相關規定。2.效益性原則：在保證質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保公正選擇。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。二、采購組織與職責（一）采購部門1.采購部職責負責制定采購計劃和預算，根據工裝業務需求，合理安排采購任務。開發、評估、選擇供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款明確、合法、有效。跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題，確保物資按時、按質、按量供應。負責采購物資的驗收工作，確保所采購物資符合質量要求。定期對采購工作進行總結和分析，提出改進措施和建議。2.采購人員崗位職責采購專員協助采購主管制定采購計劃，負責具體采購任務的執行。收集供應商信息，進行初步篩選和評估，推薦合格供應商。與供應商溝通采購需求，下達采購訂單，跟蹤訂單執行進度。負責采購物資的到貨驗收，填寫驗收報告。整理采購相關文件和資料，建立采購檔案。采購主管組織制定采購管理制度和流程，并監督執行。審核采購計劃和預算，確保采購活動符合公司戰略和業務需求。負責供應商的開發、評估、選擇和管理，建立長期穩定的供應商合作關系。組織采購談判，簽訂采購合同，審核合同條款。協調解決采購過程中的重大問題，對采購工作進行指導和監督。定期向上級匯報采購工作情況，提出改進采購工作的建議。（二）其他相關部門1.需求部門負責提出工裝業務所需物資和服務的詳細需求，包括規格、數量、質量要求等。參與采購合同的評審，提供技術支持和業務指導。協助采購部門進行采購物資的驗收工作。2.質量部門制定采購物資的質量檢驗標準和驗收規范。參與采購物資的驗收工作，對物資質量進行檢驗和判定。對采購物資質量問題進行調查和處理，提出改進措施和建議。3.財務部門負責審核采購預算，監督采購資金的使用。參與采購合同的評審，審核合同付款條款。辦理采購款項的支付手續，對采購成本進行核算和分析。三、采購流程（一）采購需求提出1.工裝業務部門根據項目進度和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計到貨時間等信息。2.《采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到《采購申請表》后，進行匯總和分析。結合庫存情況、采購周期、市場供應情況等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、采購時間、采購方式等內容，并報采購主管審核。3.采購主管審核通過后的采購計劃，報公司領導審批。經審批后的采購計劃作為采購活動的依據。（三）供應商選擇與管理1.供應商開發采購人員根據采購計劃和物資需求，通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行初步篩選，篩選出符合基本要求的供應商名單。采購人員對初步篩選合格的供應商進行實地考察，了解其生產能力、質量控制、管理水平、價格水平、售后服務等情況。根據考察結果，填寫《供應商評估表》，對供應商進行綜合評估。評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評估結果為優秀和良好的供應商，納入公司供應商檔案，并建立長期合作關系；對于評估結果為合格的供應商，可根據實際情況進行試用或繼續觀察；對于評估結果為不合格的供應商，予以淘汰。2.供應商評估與考核采購部門定期（每季度或半年）對供應商進行評估和考核，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。采購人員收集供應商的相關數據和信息，如產品檢驗報告、交貨記錄、發票等，填寫《供應商考核表》。根據考核結果，對供應商進行等級調整。對于表現優秀的供應商，給予適當的獎勵和優惠政策；對于表現不佳的供應商，發出書面警告，要求其限期整改；對于整改后仍不符合要求的供應商，取消其合作資格。3.供應商關系維護采購人員定期與供應商溝通，了解其生產經營情況和市場動態，及時解決合作過程中出現的問題。組織供應商參加公司的供應商會議或培訓活動，加強與供應商的交流與合作。對于長期合作的優質供應商，采購部門可與其簽訂年度合作框架協議，明確雙方的權利和義務，確保合作的穩定性和可持續性。（四）采購實施1.采購方式選擇根據采購物資的性質、金額、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。對于金額較大、技術復雜、競爭激烈的采購項目，優先采用招標采購方式；對于金額較小、規格標準統一、市場供應充足的采購項目，可采用詢價采購方式；對于技術復雜、有特殊要求、供應商數量有限的采購項目，可采用競爭性談判采購方式；對于只能從唯一供應商處采購的物資或服務，可采用單一來源采購方式。2.采購文件編制根據采購方式和物資需求，編制采購文件。采購文件應包括采購公告、招標文件、詢價單、談判文件、采購合同等。采購文件應明確采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨期、價格要求、付款方式、售后服務等內容，確保供應商能夠準確理解采購需求。3.采購談判與合同簽訂對于需要進行采購談判的項目，采購部門組織相關人員與供應商進行談判。談判人員應包括采購人員、需求部門代表、質量部門代表等。在談判過程中，談判人員應充分了解供應商的報價、產品質量、交貨期、售后服務等情況，爭取最有利的采購條件。談判達成一致后，采購部門起草采購合同，合同條款應符合法律法規和公司規定，明確雙方的權利和義務。采購合同經采購主管審核、公司領導審批后，由采購部門與供應商簽訂。簽訂后的采購合同應及時歸檔保存。（五）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購人員根據合同條款，及時下達采購訂單給供應商。采購訂單應明確采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、交貨期、交貨地點、付款方式等內容。2.采購訂單下達后，采購人員應跟蹤訂單執行情況，及時與供應商溝通，確保訂單按時、按質、按量執行。如遇特殊情況需要變更訂單，采購人員應及時與供應商協商，并辦理相關變更手續。（六）采購物資驗收1.采購物資到貨前，采購人員應通知需求部門和質量部門做好驗收準備工作。2.采購物資到貨時，采購人員、需求部門代表、質量部門代表共同對物資進行驗收。驗收內容包括物資的名稱、規格、型號、數量、質量、外觀等方面。3.驗收人員根據驗收標準和規范，對物資進行檢驗和判定。對于驗收合格的物資，填寫《驗收報告》，辦理入庫手續；對于驗收不合格的物資，采購人員應及時與供應商溝通，要求其更換或處理，并跟蹤處理結果。4.質量部門應定期對采購物資的質量進行抽檢，確保所采購物資符合質量要求。如發現質量問題，應及時通知采購部門和供應商，采取相應的措施進行處理。（七）采購付款1.采購物資驗收合格且發票收到后，采購人員填寫《付款申請表》，附上采購合同、驗收報告、發票等相關資料，提交至財務部門審核。2.財務部門根據公司財務制度和采購合同條款，對《付款申請表》進行審核。審核通過后，報公司領導審批。3.公司領導審批通過后，財務部門辦理采購款項的支付手續。支付方式應符合公司財務規定，確保資金安全。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.針對識別出的風險，分析其發生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.市場風險應對關注市場動態，及時了解物資價格波動情況，合理安排采購時間和數量，降低市場價格波動對采購成本的影響。與供應商簽訂價格調整條款，約定在市場價格波動較大時，雙方可協商調整采購價格。2.供應商風險應對加強供應商管理，建立供應商評估和考核機制，定期對供應商進行評估和考核，確保供應商的穩定性和可靠性。與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商，降低因供應商原因導致的供應中斷風險。要求供應商提供履約保證金或擔保，以降低供應商違約風險。3.質量風險應對嚴格制定采購物資的質量標準和驗收規范，加強采購物資的驗收工作，確保所采購物資符合質量要求。與供應商簽訂質量保證協議，明確供應商的質量責任和義務，要求供應商提供質量合格證明文件。定期對采購物資的質量進行抽檢，發現質量問題及時通知供應商進行處理。4.合同風險應對加強采購合同管理，簽訂規范、明確、合法的采購合同，確保合同條款完整、準確，避免合同糾紛。在合同簽訂前，組織相關人員對合同條款進行評審，確保合同條款符合法律法規和公司規定。建立合同執行跟蹤機制，及時了解合同執行情況，發現問題及時協商解決。5.付款風險應對嚴格按照采購合同條款辦理付款手續，確保付款時間和金額準確無誤。加強對發票的審核，確保發票真實、合法、有效。建立付款審批制度，明確付款審批流程和權限，防止未經授權的付款行為。五、采購監督與審計（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門根據審計結果，出具審計報告，對發現的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。3.采購部門應積極配合內部審計工作，提供相關資料和信息，接受審計監督。（二）外部監督1.公司應接受政府相關部門的監督檢查，如財政部門、稅務部門、工商部門等。2.對于