外貿物料專人管理制度一、總則（一）目的為了加強公司外貿物料的管理，規范外貿物料專人的工作職責和工作流程，確保外貿業務的順利開展，提高物料管理的效率和準確性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司從事外貿業務的所有部門及相關工作人員，以及負責外貿物料管理的專人。（三）基本原則1.職責明確原則：明確外貿物料專人的各項工作職責，確保工作內容清晰、責任到人。2.規范流程原則：制定標準化的物料管理流程，保證物料的采購、驗收、存儲、發放、使用及核銷等環節有序進行。3.高效協作原則：外貿物料專人應與各外貿業務部門密切協作，及時滿足業務需求，提高整體工作效率。4.成本控制原則：在保證業務正常開展的前提下，合理控制物料成本，避免浪費和不必要的開支。二、外貿物料專人崗位職責（一）物料采購1.根據外貿業務訂單需求，及時準確地編制物料采購計劃，明確采購物料的名稱、規格、數量、交貨期等詳細信息。2.廣泛收集供應商信息，建立和維護合格供應商名錄，對供應商進行定期評估和考核，確保供應商的供貨質量、價格及交貨期滿足公司要求。3.負責與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，確保合同條款清晰、合理、合法。4.跟蹤采購訂單的執行情況，及時協調解決采購過程中出現的問題，如交貨延遲、質量問題等，確保物料按時、按質、按量供應。（二）物料驗收1.物料到貨前，提前做好驗收準備工作，包括熟悉驗收標準、準備驗收工具等。2.物料到貨時，按照采購合同和相關標準對物料的數量、規格、型號、質量等進行嚴格驗收。對于不合格物料，及時與供應商溝通協商，辦理退換貨手續。3.填寫物料驗收報告，詳細記錄驗收情況，包括驗收結果、存在問題及處理意見等。驗收報告經相關人員簽字確認后存檔。（三）物料存儲1.負責安排合適的存儲區域，對物料進行分類存放，確保物料存儲安全、有序。2.建立物料庫存臺賬，及時記錄物料的出入庫情況，做到賬物相符。定期對庫存進行盤點，確保庫存數據的準確性。3.做好物料存儲環境的管理，如溫度、濕度、通風等，防止物料因存儲不當而損壞變質。對于有特殊存儲要求的物料，嚴格按照規定進行存儲。（四）物料發放1.根據外貿業務部門的領料申請，審核領料單的真實性和合理性，確保領料用途符合業務需求。2.按照先進先出的原則發放物料，嚴格控制物料的發放數量，避免超發或錯發。3.在物料發放過程中，與領料人辦理交接手續，雙方簽字確認。同時，及時更新物料庫存臺賬，保證庫存信息的實時性。（五）物料使用跟蹤1.定期與外貿業務部門溝通，了解物料的使用情況，收集使用過程中的反饋意見，及時發現并解決物料使用過程中出現的問題。2.對于因業務變更或其他原因導致剩余的物料，及時辦理退庫手續，進行妥善處理。（六）物料核銷1.在每筆外貿業務完成后，負責對該業務所使用的物料進行核銷工作。根據業務訂單、領料單、驗收報告等相關資料，核對物料的實際使用量與理論用量是否相符。2.如發現物料使用差異，及時查明原因，進行相應的調整和處理。對于因管理不善或其他原因造成的物料浪費或損失，提出處理意見和改進措施。3.完成物料核銷后，編制物料核銷報告，報相關部門審核存檔。三、外貿物料采購管理（一）采購計劃編制1.外貿業務部門應在接到訂單后[X]個工作日內，將訂單詳細信息提供給外貿物料專人。2.外貿物料專人根據訂單需求，結合庫存情況，在[X]個工作日內編制物料采購計劃。采購計劃應明確采購物料的名稱、規格、型號、數量、預計交貨期等內容，并經部門負責人審核后執行。（二）供應商選擇與管理1.建立供應商開發渠道，通過多種方式收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對收集到的供應商進行初步篩選，評估其生產能力、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面的情況，確定潛在供應商名單。3.組織相關部門對潛在供應商進行實地考察，考察內容包括企業規模、生產設備、質量管理體系、人員配備等。根據考察結果，建立合格供應商名錄，并定期對供應商進行評估和更新。4.與合格供應商簽訂采購合同，合同中應明確雙方的權利和義務，包括物料規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。（三）采購訂單執行1.根據采購計劃，及時向供應商下達采購訂單。采購訂單應準確無誤地填寫物料信息、交貨時間、交貨地點等內容，并經雙方簽字確認。2.跟蹤采購訂單的執行情況，定期與供應商溝通，了解訂單生產進度、發貨情況等。如發現供應商可能無法按時交貨，應及時采取措施，如要求供應商加快生產進度、協調其他供應商替代等，確保物料按時供應。3.對于采購過程中出現的問題，如質量問題、交貨延遲等，及時與供應商協商解決。如協商不成，按照合同約定追究供應商的違約責任。四、外貿物料驗收管理（一）驗收準備1.收到供應商發貨通知后，外貿物料專人應提前了解物料的基本信息，包括名稱、規格、數量、包裝等，熟悉驗收標準和驗收方法。2.根據物料特點和驗收要求，準備好相應的驗收工具和場地，如量具、檢驗設備、驗收區域等。（二）驗收流程1.物料到貨時，外貿物料專人應首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括物料名稱、規格、數量、供應商等信息。如不一致，應及時與供應商溝通核實。2.按照驗收標準對物料的外觀、數量、規格、型號等進行初步檢查。對于需要進行質量檢驗的物料，使用專業的檢驗設備和方法進行檢驗，確保物料質量符合要求。3.填寫物料驗收報告，詳細記錄驗收情況。驗收報告應包括物料名稱、規格、型號、數量、供應商、驗收日期、驗收結果、存在問題及處理意見等內容。驗收報告經驗收人員、倉庫管理人員及相關部門負責人簽字確認后存檔。（三）不合格物料處理1.如驗收過程中發現物料存在質量問題或其他不符合要求的情況，外貿物料專人應及時填寫不合格物料報告，并通知供應商。2.與供應商協商處理不合格物料的方式，如退換貨、補貨、降價處理等。供應商應在規定時間內對不合格物料進行處理，并承擔相應的費用。3.對于因不合格物料導致的業務延誤或其他損失，按照合同約定追究供應商的責任。五、外貿物料存儲管理（一）存儲區域規劃1.根據物料的性質、用途、存儲要求等因素，合理規劃物料存儲區域，設置不同的存儲倉位，如原材料區、半成品區、成品區、危險品區等。2.對存儲區域進行標識管理，明確各區域存放物料的類別、規格、型號等信息，便于物料的查找和管理。（二）庫存臺賬管理1.建立詳細的物料庫存臺賬，記錄物料的出入庫日期、憑證號碼、物料名稱、規格、型號、數量、單價、金額、庫存余額等信息。庫存臺賬應做到日清月結，確保賬物相符。2.定期對庫存臺賬進行核對和盤點，發現賬實不符的情況，及時查明原因并進行調整。盤點結果應形成盤點報告，報相關部門審核存檔。（三）庫存盤點1.制定庫存盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等內容。庫存盤點應定期進行，至少每季度進行一次全面盤點，特殊情況下可進行臨時盤點。2.在盤點過程中，盤點人員應認真核對物料的實際數量與庫存臺賬記錄是否一致，同時檢查物料的質量狀況、存儲環境等。3.盤點結束后，編制庫存盤點報告，詳細記錄盤點結果，包括盤盈、盤虧數量及原因分析等。對于盤盈、盤虧的物料，應及時查明原因，進行相應的賬務處理和實物調整。（四）物料存儲環境管理1.根據物料的特性，對存儲環境進行控制，確保物料存儲安全。對于易受潮、易變質的物料，應采取防潮、防霉、防蟲等措施，如密封包裝、放置干燥劑、定期通風等。2.對于易燃易爆、有毒有害等危險品，應按照相關法律法規和安全標準進行存儲管理，設置專門的存儲區域，配備必要的安全設施和防護用品，并安排專人負責監管。六、外貿物料發放管理（一）領料申請審核1.外貿業務部門需要領取物料時，應填寫領料單，注明物料名稱、規格、型號、數量、領料用途、訂單編號等信息，并經部門負責人簽字批準。2.外貿物料專人收到領料單后，對領料單的內容進行審核，重點審核領料用途是否符合業務需求、領料數量是否合理、簽字手續是否齊全等。如發現問題，及時與領料部門溝通核實，要求其補充或修改相關信息。（二）物料發放1.審核通過的領料單，外貿物料專人按照先進先出的原則發放物料。發放過程中，認真核對物料的名稱、規格、型號、數量等信息，確保發放的物料與領料單一致。2.與領料人辦理物料交接手續，雙方在領料單上簽字確認。同時，在物料庫存臺賬上記錄物料的發放日期、數量等信息，更新庫存余額。（三）超領管理1.如因特殊原因需要超領物料，領料部門應提前向外貿物料專人提交超領申請，說明超領原因和預計歸還時間，并經部門負責人和相關領導審批同意。2.外貿物料專人在發放超領物料時，應在領料單上注明超領情況，并跟蹤超領物料的使用和歸還情況。超領物料使用完畢后，領料部門應及時辦理退庫手續。七、外貿物料使用跟蹤與核銷管理（一）使用跟蹤1.定期與外貿業務部門溝通，了解物料的使用進度和使用效果。收集業務部門在物料使用過程中遇到的問題和反饋意見，及時協調解決。2.對于因業務變更或其他原因導致剩余的物料，督促業務部門及時辦理退庫手續，并進行妥善處理。（二）物料核銷1.在每筆外貿業務完成后，外貿物料專人應及時對該業務所使用的物料進行核銷。核銷依據包括業務訂單、領料單、驗收報告、入庫單等相關資料。2.核對物料的實際使用量與理論用量是否相符，如發現差異，及時查明原因。對于因管理不善、浪費等原因導致的物料超用情況，提出處理意見和改進措施。3.完成物料核銷后，編制物料核銷報告，詳細說明核銷情況，包括業務訂單號、物料名稱、規格、型號、實際使用量、理論用量、差異原因及處理結果等。物料核銷報告經相關部門審核后存檔。八、監督與考核（一）監督機制1.公司設立內部監督小組，定期對外貿物料管理工作進行檢查和監督，確保各項管理制度的執行情況。2.監督小組檢查內容包括采購計劃執行情況、供應商管理情況、物料驗收情況、庫存管理情況、物料發放情況、物料核銷情況等。對于發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.建立外貿物料專人考核制度，對其工作表現進行定期考核。考核指標包括工作任務完成情況、工作質量、工作效率、團隊協作、成本控制等方面。2.考核方式