宣傳物料發放管理制度一、總則1.目的為加強公司宣傳物料的管理，規范宣傳物料的發放流程，確保宣傳物料的合理使用與有效傳播，提升公司形象和品牌影響力，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門、分支機構以及與公司相關的合作單位，涉及公司各類宣傳物料的申請、發放、使用及管理等環節。3.定義宣傳物料：指公司為宣傳推廣業務、形象、文化等而制作的各類資料，包括但不限于宣傳冊、海報、宣傳單頁、展架、禮品、紀念品、促銷道具等。二、職責分工1.市場部負責宣傳物料的整體規劃與設計，根據公司業務需求和市場推廣計劃，制定宣傳物料的制作方案。建立宣傳物料庫存管理臺賬，實時掌握物料的庫存數量、使用情況等信息。負責宣傳物料的采購、驗收、入庫、保管及發放工作，確保物料質量合格、數量準確。對宣傳物料的使用效果進行跟蹤評估，根據評估結果提出改進建議。2.各需求部門根據本部門業務開展需要，提前向市場部提交宣傳物料申請，明確申請物料的種類、規格、數量及用途等信息。負責本部門領用宣傳物料的使用、保管及核銷工作，確保物料使用合理、安全，避免浪費和丟失。配合市場部做好宣傳物料的效果反饋工作，及時提供相關信息和建議。3.財務部負責宣傳物料采購費用的審核與報銷工作，確保費用支出符合公司財務制度和相關規定。協助市場部對宣傳物料的成本進行核算與控制，定期進行財務分析。4.公司管理層負責審批宣傳物料的年度預算、重大制作方案及特殊使用申請等。對宣傳物料的管理工作進行監督與指導，確保制度的有效執行。三、宣傳物料的預算管理1.預算編制市場部應于每年年底前，根據公司下一年度的業務發展規劃、市場推廣計劃及宣傳重點，編制宣傳物料年度預算草案。預算草案應包括各類宣傳物料的制作費用、采購費用、運輸費用、倉儲費用等明細，并詳細說明預算編制的依據和理由。宣傳物料年度預算草案經財務部審核、公司管理層審批后，作為當年宣傳物料管理的預算依據。2.預算執行市場部應嚴格按照批準的年度預算執行宣傳物料的采購、制作等工作，確保預算控制在合理范圍內。如因業務發展需要調整宣傳物料預算，市場部應提前填寫《宣傳物料預算調整申請表》，詳細說明調整原因、調整內容及預計增加或減少的費用等信息，經財務部審核、公司管理層審批后執行。3.預算監督財務部負責對宣傳物料預算的執行情況進行監督檢查，定期對預算執行情況進行分析和通報。對于預算執行過程中出現的超預算、預算執行偏差等問題，財務部應及時與市場部溝通協調，共同采取措施加以解決。四、宣傳物料的采購管理1.供應商選擇市場部應建立宣傳物料供應商評估與選擇機制，定期對供應商的資質、信譽、產品質量、價格水平、服務能力等進行評估。根據評估結果，選擇優質供應商建立合作關系，并與之簽訂合作協議，明確雙方的權利義務、產品規格、價格條款、交貨期、售后服務等內容。對于新的宣傳物料采購項目，市場部應通過招標、詢價、比價等方式，選擇合適的供應商，并確保采購過程公開、公平、公正。2.采購流程各需求部門根據業務需要填寫《宣傳物料采購申請表》，詳細注明物料名稱、規格、數量、用途、預計采購時間等信息，經部門負責人簽字后提交市場部。市場部收到采購申請后，對申請內容進行審核，確認無誤后根據庫存情況和采購需求，選擇合適的供應商進行采購。市場部與供應商簽訂采購合同或訂單，明確采購的物料明細、價格、交貨期、付款方式等條款，并跟蹤合同執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。宣傳物料到貨后，市場部負責組織相關人員進行驗收，檢查物料的規格、數量、質量等是否符合合同要求。對于驗收合格的物料，辦理入庫手續；對于驗收不合格的物料，及時與供應商溝通協商，要求其更換或處理。3.采購付款財務部根據采購合同或訂單約定的付款方式和期限，對市場部提交的付款申請進行審核。審核通過后，財務部按照公司財務制度辦理付款手續，并做好相關賬務處理。五、宣傳物料的庫存管理1.入庫管理宣傳物料到貨后，市場部倉庫管理人員應及時辦理入庫手續，填寫《宣傳物料入庫單》，詳細記錄物料的名稱、規格、數量、到貨日期、供應商名稱等信息。倉庫管理人員應對入庫物料進行分類存放，并建立庫存臺賬，實時更新物料的庫存數量、出入庫時間、存放位置等信息。對于驗收不合格的宣傳物料，倉庫管理人員應單獨存放，并及時通知市場部與供應商協商處理。2.庫存盤點市場部應定期對宣傳物料進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，由倉庫管理人員負責組織實施。盤點結束后，倉庫管理人員應填寫《宣傳物料庫存盤點表》，詳細記錄盤點結果，包括實際庫存數量、賬面庫存數量、盤盈或盤虧數量及原因等信息。如發現庫存賬實不符，倉庫管理人員應及時查明原因，并填寫《宣傳物料盤盈/盤虧處理申請表》，經市場部負責人審核、財務部審批后進行相應的賬務調整和處理。3.庫存安全管理倉庫應具備良好的存儲條件，確保宣傳物料不受潮、不受損、不丟失。倉庫管理人員應加強對倉庫的日常管理，嚴格執行倉庫門禁制度，禁止無關人員進入倉庫。定期對倉庫進行安全檢查，確保消防設施、防盜設施等完好有效，消除安全隱患。六、宣傳物料的發放管理1.發放原則按需發放原則：根據各需求部門的實際業務需要，合理發放宣傳物料，確保物料得到有效利用。限量發放原則：對于部分宣傳物料，如促銷禮品、紀念品等，實行限量發放制度，避免過度發放造成浪費。審批發放原則：所有宣傳物料的發放均需經過審批流程，未經批準不得發放。2.發放流程各需求部門填寫《宣傳物料領用申請表》，詳細注明物料名稱、規格、數量、用途、預計使用時間等信息，經部門負責人簽字后提交市場部。市場部收到領用申請后，對申請內容進行審核，確認物料庫存情況及申請合理性。對于庫存充足且申請合理的物料，市場部負責人簽字批準；對于庫存不足或申請不合理的物料，市場部應及時與需求部門溝通協商，提出解決方案。經批準的領用申請，市場部倉庫管理人員根據申請內容發放宣傳物料，并在《宣傳物料領用申請表》上簽字確認，同時更新庫存臺賬。需求部門領取宣傳物料后，應指定專人負責物料的保管和使用，并按照申請用途合理使用物料，不得擅自更改用途或挪作他用。3.特殊情況發放如遇緊急業務需要，需求部門可先口頭向市場部申請宣傳物料，市場部應在確保庫存允許的情況下先行發放，但需求部門需在事后及時補辦書面領用申請手續。對于公司重大活動、重要會議等特殊情況需要額外增加宣傳物料的，需求部門應提前向市場部提出申請，市場部根據實際情況進行統籌安排，并報公司管理層審批后發放。七、宣傳物料的使用管理1.使用規范各需求部門應按照公司規定的宣傳物料使用規范進行使用，確保物料使用符合公司形象和品牌要求。宣傳物料上應正確標注公司名稱、標識、聯系方式等信息，不得擅自更改或刪除。對于宣傳冊、海報等印刷類宣傳物料，應注意保持物料的整潔、完好，不得隨意折疊、涂改、損壞。對于禮品、紀念品等宣傳物料，應按照公司規定的用途和方式進行發放和使用，不得挪作他用或私自截留。2.使用監督市場部負責對宣傳物料的使用情況進行定期監督檢查，了解各需求部門的物料使用進度、效果等信息。各需求部門應積極配合市場部的監督檢查工作，如實提供物料使用情況的相關資料和信息。如發現有違反宣傳物料使用規范的行為，市場部應及時責令相關部門整改，并視情節輕重給予相應的處罰。3.效果評估市場部應定期對宣傳物料的使用效果進行評估，通過收集反饋意見、統計相關數據等方式，分析宣傳物料對公司業務推廣、品牌形象提升等方面的作用和影響。根據效果評估結果，市場部應總結經驗教訓，提出改進建議，為后續宣傳物料的制作、發放和使用提供參考依據。八、宣傳物料的核銷管理1.核銷流程各需求部門在宣傳物料使用完畢后，應及時填寫《宣傳物料核銷申請表》，詳細注明物料名稱、規格、數量、使用時間、使用情況、剩余物料數量及處理方式等信息，經部門負責人簽字后提交市場部。市場部收到核銷申請后，對申請內容進行審核，核實物料的實際使用情況和剩余數量。對于審核通過的核銷申請，市場部負責人簽字批準；對于審核不通過的核銷申請，市場部應及時與需求部門溝通，要求其補充相關資料或說明情況。經批準的核銷申請，市場部倉庫管理人員根據申請內容對庫存臺賬進行核銷，并在《宣傳物料核銷申請表》上簽字確認。財務部根據市場部提交的核銷申請及相關憑證，對宣傳物料的費用支出進行核銷，并做好賬務處理。2.核銷期限各需求部門應在宣傳物料使用完畢后的[X]個工作日內提交核銷申請，逾期未提交的，市場部有權暫停該部門的宣傳物料領用申請。市場部應在收到核銷申請后的[X]個工作日內完成審核和核銷工作，確保核銷工作及時、準確。九、違規處理1.對于違反本制度規定，擅自挪用、浪費、丟失宣傳物料的部門或個人，公司將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.對于因管理不善導致宣傳物料被盜、被損壞或造成其他重大損失的相關責任人，