客服鑰匙借用管理制度一、總則（一）目的為了規范公司客服鑰匙的借用流程，確保鑰匙的安全保管和正確使用，保障公司設施設備的正常運行以及客戶服務工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及客服鑰匙借用的部門及人員，包括但不限于客服團隊、維修人員、安保人員等。（三）基本原則1.安全第一原則：確保鑰匙在借用、歸還過程中的安全，防止因鑰匙丟失、損壞或不當使用導致公司財產損失、安全事故等問題。2.規范流程原則：明確鑰匙借用的申請、審批、領取、歸還等各個環節的操作流程，做到有章可循、規范有序。3.責任明確原則：對鑰匙借用過程中的各個環節明確責任主體，確保出現問題能夠及時追溯和追究責任。二、鑰匙分類及管理職責（一）鑰匙分類1.客戶房屋鑰匙：包括業主或租戶的入戶門鑰匙、室內房間門鑰匙等。2.公共區域鑰匙：如小區大門、單元門、電梯機房門、配電室門、消防通道門等公共設施設備的鑰匙。3.辦公區域鑰匙：公司辦公場所的房間門、文件柜等鑰匙。（二）管理職責1.客服部門負責建立客戶房屋鑰匙臺賬，詳細記錄鑰匙的編號、所屬房屋信息、借用時間、歸還時間、借用人員等情況。受理客戶鑰匙借用申請，對申請進行初步審核，并按照規定流程提交審批。負責與借用鑰匙的人員進行溝通協調，提醒借用期限，跟蹤鑰匙歸還情況。2.行政部門負責公共區域鑰匙和辦公區域鑰匙的統一管理，建立相應的鑰匙臺賬。對客服部門提交的客戶鑰匙借用申請進行審批，根據審批結果發放或收回鑰匙。定期對鑰匙進行盤點，確保鑰匙數量準確、狀態良好。3.使用部門（如維修人員、安保人員等）按照規定的流程申請借用鑰匙，在借用期間妥善保管鑰匙，不得轉借他人或用于非工作目的。使用完畢后及時歸還鑰匙，并確保鑰匙完好無損。三、鑰匙借用流程（一）客戶房屋鑰匙借用流程1.申請因工作需要借用客戶房屋鑰匙的人員，需填寫《客戶房屋鑰匙借用申請表》，詳細注明借用房屋的具體地址、業主姓名、借用原因、借用期限等信息。將申請表提交至所在部門負責人審核簽字。2.審批部門負責人審核通過后，將申請表提交至客服部門。客服部門對申請進行再次審核，確認無誤后提交至行政部門審批。行政部門根據實際情況進行審批，對于涉及重要客戶或特殊情況的申請，需報公司相關領導審批。3.領取經審批通過后，借用人員憑審批后的申請表到客服部門領取鑰匙。客服人員與借用人員共同核對鑰匙的編號、數量等信息，并在《客戶房屋鑰匙借用登記表》上簽字確認。4.歸還借用人員應在借用期限屆滿前及時歸還鑰匙。如需延長借用期限，應提前向客服部門提出申請，經審批同意后方可延長。歸還鑰匙時，借用人員需確保鑰匙完好無損，如有損壞或丟失，應照價賠償。客服人員在收回鑰匙后，應仔細檢查鑰匙的完整性，并在《客戶房屋鑰匙借用登記表》上記錄歸還時間。（二）公共區域鑰匙借用流程1.申請維修人員、安保人員等因工作需要借用公共區域鑰匙的，需填寫《公共區域鑰匙借用申請表》，注明借用鑰匙的名稱、借用原因、借用期限等。將申請表提交至所在部門負責人審批。2.審批部門負責人根據工作實際情況進行審批，對于緊急維修等特殊情況可先行批準借用，并在事后及時補辦手續。3.領取借用人員持審批后的申請表到行政部門領取鑰匙。行政人員與借用人員核對鑰匙信息后，雙方在《公共區域鑰匙借用登記表》上簽字。4.歸還借用人員使用完畢后，應立即歸還鑰匙。行政人員在收回鑰匙時，要檢查鑰匙是否完好，如發現問題及時記錄并追究借用人員責任。（三）辦公區域鑰匙借用流程1.申請因工作需要借用辦公區域鑰匙的員工，填寫《辦公區域鑰匙借用申請表》，寫明借用房間號、借用原因、借用期限等。提交至所在部門負責人審批。2.審批部門負責人審批同意后，申請表流轉至行政部門。3.領取借用人員到行政部門領取鑰匙，行政人員與借用人員做好鑰匙交接記錄。4.歸還借用結束后，借用人員按時歸還鑰匙，行政人員確認鑰匙無誤后登記歸還情況。四、鑰匙保管要求（一）借用人員保管要求1.借用人員應妥善保管所借鑰匙，不得隨意放置，防止丟失或損壞。2.嚴禁將所借鑰匙轉借他人，如因特殊情況需要轉借，必須提前向行政部門提出申請，經批準后方可轉借。3.在使用鑰匙過程中，如發現鑰匙存在問題（如無法正常開鎖、損壞等），應及時向客服部門或行政部門報告，并配合進行處理。（二）客服部門保管要求1.客服部門應設立專門的鑰匙存放區域，確保鑰匙存放安全、有序。2.定期對客戶房屋鑰匙進行盤點，核對鑰匙數量與臺賬記錄是否一致，發現問題及時查找原因并進行處理。3.保持鑰匙存放區域的清潔衛生，防止鑰匙因受潮、生銹等原因損壞。（三）行政部門保管要求1.行政部門應配備堅固、安全的鑰匙保管柜，用于存放公共區域鑰匙和辦公區域鑰匙。2.安排專人負責鑰匙的保管工作，嚴格執行鑰匙出入庫登記制度。3.定期對鑰匙進行全面檢查，包括鑰匙的完整性、功能性等，確保鑰匙能夠正常使用。五、鑰匙損壞與丟失處理（一）鑰匙損壞處理1.借用人員在借用期間發現鑰匙損壞，應立即停止使用，并及時向客服部門或行政部門報告。2.客服部門或行政部門接到報告后，應安排專業人員對損壞的鑰匙進行評估，確定是否能夠修復。3.如能修復，由行政部門負責聯系維修人員進行修復；如無法修復，借用人員需按照鑰匙的成本價進行賠償。4.賠償款交至公司財務部門，行政部門根據賠償情況更新鑰匙臺賬。（二）鑰匙丟失處理1.借用人員發現鑰匙丟失后，應立即向客服部門或行政部門報告，并說明丟失的時間、地點、可能的去向等情況。2.客服部門或行政部門接到報告后，應及時采取措施，如通知相關人員注意查找、更換門鎖等，以防止因鑰匙丟失造成安全隱患。3.借用人員需填寫《鑰匙丟失情況說明》，詳細說明鑰匙丟失的經過，并承擔相應的賠償責任。賠償金額根據鑰匙的成本價及所涉及的安全風險等因素確定。4.行政部門根據鑰匙丟失情況，對相關區域的安全措施進行評估和調整，如加強巡邏、更換門鎖等，并記錄在案。六、監督與檢查（一）定期檢查1.行政部門每月對鑰匙的保管和借用情況進行一次全面檢查，包括鑰匙臺賬的記錄、鑰匙的存放狀態、借用人員的歸還情況等。2.客服部門每周對客戶房屋鑰匙的借用情況進行自查，確保臺賬記錄準確無誤，借用流程規范執行。（二）不定期抽查公司管理層將不定期對鑰匙借用管理情況進行抽查，重點檢查鑰匙借用流程的執行情況、鑰匙保管的安全性等。（三）問題處理1.在檢查過程中發現的問題，檢查人員應及時記錄，并向責任部門或人員提出整改要求。2.責任部門或人員應在規定的時間內完成整改，并將整改情況反饋給行政部門。3.對于違反本制度的行為，公司將按照相關規定進行嚴肅處理，情節嚴重的將追究法律責任。七、培訓與宣傳（一）培訓1.行政部門定期組織涉及鑰匙借用的相關人員進行培訓，培訓內容包括鑰匙借用管理制度、流程、保管要求、損壞丟失處理等。2.通過培訓，使相關人員熟悉和掌握鑰匙借用管理的各項規定，提高安全意識和責任意識。（二）宣傳1.公司通過內部公告、郵件、培訓等方式，向全體