完善社會代碼管理制度一、總則（一）目的為加強公司社會代碼管理，確保代碼的準確性、唯一性和規范性，提高公司信息化管理水平，保障公司各項業務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及社會代碼使用和管理的部門及人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家相關法律法規和政策要求，確保社會代碼的獲取、使用和管理合法合規。2.準確性原則：代碼信息應準確無誤，如實反映公司的基本情況，避免因代碼錯誤導致的各類問題。3.保密性原則：社會代碼作為公司的重要信息資源，應嚴格保密，防止信息泄露。4.動態管理原則：根據公司實際情況的變化，及時更新和維護社會代碼信息，確保代碼的時效性和有效性。二、社會代碼的定義與分類（一）定義社會代碼是指國家為每個法人和其他組織頒發的、在全國范圍內唯一的、終身不變的法定身份識別碼，用于標識其主體身份。（二）分類1.統一社會信用代碼：適用于各類企業、農民專業合作社、個體工商戶等。2.組織機構代碼：適用于機關、事業單位、社會團體等。三、社會代碼的獲取與登記（一）獲取渠道1.新設立企業：在辦理工商注冊登記時，由工商行政管理部門統一賦予統一社會信用代碼。2.現有企業：按照國家相關規定，逐步完成現有組織機構代碼向統一社會信用代碼的轉換工作。3.機關、事業單位、社會團體等：按照規定程序向相關登記管理部門申請獲取組織機構代碼或統一社會信用代碼。（二）登記要求1.公司設立或變更時，負責辦理相關手續的部門應及時將獲取的社會代碼信息準確無誤地登記到公司信息管理系統中。2.登記內容應包括社會代碼、主體名稱、法定代表人、注冊地址、成立日期、登記機關等詳細信息。3.登記完成后，應進行嚴格的審核，確保信息的準確性和完整性。審核通過后，方可正式啟用該社會代碼。四、社會代碼的使用規范（一）業務辦理1.在公司對外開展各類業務活動時，如簽訂合同、辦理稅務登記、參加招投標等，必須使用統一、準確的社會代碼。2.業務部門在辦理相關業務時，應認真核對對方提供的社會代碼信息，確保信息一致。如有疑問，應及時與對方溝通核實，避免因代碼錯誤導致業務受阻或產生其他風險。3.在填寫各類業務表格、文件及報送相關資料時，應正確填寫社會代碼，確保代碼的規范性和準確性。（二）系統錄入1.公司內部各信息系統應按照規定格式準確錄入社會代碼信息，確保系統中代碼與實際登記信息一致。2.信息系統管理員應定期對系統中的社會代碼信息進行檢查和維護，及時發現并糾正可能存在的錯誤信息。3.在進行數據交換、共享等操作時，應確保社會代碼信息的準確傳輸，避免因代碼不一致導致的數據無法正常交互等問題。（三）宣傳與培訓1.人力資源部門應將社會代碼的重要性及使用規范納入新員工入職培訓內容，使員工了解社會代碼的相關知識和要求。2.各部門應加強對本部門員工的宣傳教育，確保員工在日常工作中正確使用社會代碼。3.定期組織相關業務培訓，針對社會代碼使用過程中出現的問題進行講解和答疑，提高員工的業務水平和操作能力。五、社會代碼的變更與注銷（一）變更情形1.公司名稱、法定代表人、注冊地址、經營范圍等基本信息發生變更時，社會代碼也需進行相應變更。2.公司重組、合并、分立等重大事項導致主體身份發生變化時，應及時辦理社會代碼的變更手續。（二）變更流程1.相關部門在發生變更事項后，應及時向原登記機關申請辦理社會代碼變更手續。2.申請時，應提交相關證明材料，如變更后的營業執照副本、法定代表人身份證明等。3.原登記機關審核通過后，頒發新的社會代碼證書或相關證明文件。4.公司負責辦理變更手續的部門應在獲取新的社會代碼后，及時更新公司信息管理系統及相關業務系統中的代碼信息，并通知各相關部門。（三）注銷情形1.公司依法終止，如破產、解散、撤銷等，應辦理社會代碼的注銷手續。2.因其他原因不再需要使用社會代碼時，也應及時辦理注銷。（四）注銷流程1.公司應在決定終止后，按照規定程序向原登記機關提交注銷申請，并提交相關證明文件，如清算報告、稅務注銷證明等。2.原登記機關審核通過后，予以注銷社會代碼，并收回相關證書。3.公司負責辦理注銷手續的部門應及時在公司信息管理系統及相關業務系統中進行注銷操作，并通知各相關部門停止使用該社會代碼。六、社會代碼的檔案管理（一）檔案內容1.社會代碼證書原件及復印件。2.獲取、變更、注銷社會代碼的相關申請材料、審批文件及證明材料。3.公司內部關于社會代碼管理的各項制度、規定及相關文件。4.社會代碼在公司業務活動中的使用記錄，如合同、文件等涉及社會代碼的資料。（二）檔案建立1.公司應指定專人負責社會代碼檔案的建立和管理工作。2.在獲取社會代碼后，應及時將相關證書及申請材料等進行整理歸檔，建立完整的檔案卷宗。3.檔案應按照時間順序、類別等進行分類存放，便于查找和管理。（三）檔案保管1.社會代碼檔案應妥善保管，存放于安全、保密的場所，防止檔案丟失、損壞或泄露。2.檔案保管期限應按照國家相關規定執行，一般為長期保存。3.定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和可讀性。如發現檔案有損壞或字跡不清等情況，應及時進行修復或重新整理。（四）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱社會代碼檔案的，應填寫查閱申請表，經部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記或損壞。3.如需借閱檔案，應填寫借閱申請表，經公司主管領導批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應按時歸還檔案。歸還時，檔案管理人員應認真核對檔案內容和數量，確保檔案完好無損。七、監督與考核（一）監督檢查1.公司內部審計部門應定期對社會代碼的管理情況進行監督檢查，重點檢查代碼的獲取、登記、使用、變更、注銷等環節是否符合規定。2.各部門應配合審計部門的監督檢查工作，如實提供相關資料和信息。對于審計部門提出的問題和整改要求，應及時進行整改落實。3.公司應建立社會代碼管理工作的定期自查制度，各部門應定期對本部門社會代碼的使用和管理情況進行自查，發現問題及時糾正，并將自查情況上報公司主管部門。（二）考核機制1.將社會代碼管理工作納入公司績效考核體系，對在社會代碼管理工作中表現突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對于違反本制度規定，導致社會代碼管理出現問題的部門和個人，將視情節輕重給予相應的處罰