員工檔案政審管理制度一、總則（一）目的為了規范公司員工檔案政審工作，確保員工檔案信息真實、準確、完整，選拔出品德優良、背景清白的員工，維護公司的正常運營秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案政審的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案政審必須以事實為依據，確保所獲取的信息真實可靠。2.全面性原則：對員工檔案進行全面審查，涵蓋個人基本信息、工作經歷、學歷學位、獎懲情況等各個方面。3.保密性原則：嚴格保護員工檔案信息的安全與隱私，不得泄露政審過程中的任何信息。二、檔案收集與整理（一）檔案材料來源1.員工入職時提交的個人簡歷、學歷證書、學位證書、身份證等相關材料的原件及復印件。2.員工在工作期間形成的各類考核記錄、獎懲文件、培訓證書等。3.從外部渠道獲取的與員工相關的證明材料，如背景調查結果等。（二）檔案整理要求1.按照員工個人信息、學歷學位、工作經歷、獎懲情況等類別進行分類整理。2.每份材料均需注明日期、來源，并確保材料清晰、完整、真實。3.建立電子檔案與紙質檔案同步管理機制，方便查詢與使用。三、政審流程（一）入職前政審1.背景調查對于新入職員工，在發放錄用通知前，由人力資源部門負責進行背景調查。調查內容包括但不限于員工的工作經歷真實性、學歷學位真實性、有無違法違紀記錄等。可通過電話、郵件、實地走訪等方式向員工原工作單位、學校等相關機構核實信息。2.審核材料收集員工提交的入職材料后，由專人對材料進行初步審核。重點審核學歷證書、學位證書、身份證等關鍵證件的真實性，可通過學信網、學位網等官方渠道進行驗證。對工作經歷證明材料進行核實，查看是否與員工所述一致。3.綜合評估根據背景調查和材料審核結果，對員工進行綜合評估。如發現存在信息不符、虛假陳述等問題，及時與員工溝通核實情況。對于存在嚴重問題的員工，取消錄用資格。（二）在職期間定期政審1.審查周期公司每[X]年對員工檔案進行一次定期審查。審查時間可安排在每年的[具體時間段]。2.審查內容主要審查員工在本公司工作期間的表現，包括工作業績、職業道德、廉潔自律等方面。查看員工有無新的獎懲情況，核實獎懲的真實性與合規性。關注員工的工作崗位變動情況，確保其變動符合公司規定。3.結果處理對于審查中發現的問題，及時與員工溝通，要求其作出解釋和說明。如問題屬實，根據情節輕重給予相應的處理，包括警告、罰款、降職、辭退等。（三）特殊情況政審1.晉升政審當員工申請晉升時，需進行晉升政審。審查內容除了基本的檔案信息外，重點關注員工在原崗位的工作表現、能力素質等是否符合晉升要求。可通過查閱晉升相關的考核記錄、民主測評結果等進行綜合評估。2.關鍵崗位政審對于涉及財務、采購、法務等關鍵崗位的員工，不定期進行政審。審查重點包括廉潔自律情況、職業操守等方面，可通過審計、調查等方式進行深入了解。四、政審責任分工（一）人力資源部門1.負責制定和完善員工檔案政審管理制度。2.組織實施員工入職前、在職期間及特殊情況的政審工作。3.協調與外部機構的溝通與合作，獲取相關政審信息。4.對政審結果進行匯總分析，提出處理建議。（二）用人部門1.配合人力資源部門提供員工工作表現等相關信息。2.在政審過程中，如涉及本部門員工的具體情況，及時給予反饋和協助。3.根據政審結果，對本部門員工進行相應的管理和調整。（三）檔案管理部門1.負責員工檔案的收集、整理、保管和查閱工作。2.確保檔案信息的安全與完整，按照規定流程提供政審所需的檔案材料。五、政審結果處理（一）合格處理1.經過政審，員工檔案信息真實、準確、無不良記錄，且工作表現符合公司要求的，政審結果為合格。2.對于政審合格的員工，繼續按照公司正常的管理流程進行任用、晉升等。（二）問題處理1.信息不符如發現員工檔案信息與實際情況不符，要求員工在規定時間內提供真實有效的證明材料進行更正。如員工無法提供合理說明或拒不更正，根據情節輕重給予相應的紀律處分，直至解除勞動合同。2.違法違紀記錄對于發現員工存在違法違紀記錄的，視情節嚴重程度進行處理。情節較輕的，給予警告、批評教育等；情節嚴重的，依法解除勞動合同，并追究相關法律責任。3.其他問題如發現員工在工作經歷、學歷學位等方面存在其他問題，根據具體情況進行相應的處理，如調整崗位、降職降薪等。（三）申訴機制1.員工如對政審結果有異議，可在收到政審結果通知后的[X]個工作日內，向人力資源部門提出書面申訴。2.人力資源部門收到申訴后，應在[X]個工作日內進行復查，并將復查結果反饋給員工。3.如員工對復查結果仍不滿意，可向上級領導提出申訴，上級領導應在[X]個工作日內進行最終裁決。六、檔案安全與保密（一）檔案保管1.設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設施等。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全與完整。（二）查閱權限1.嚴格限制檔案查閱權限，只有經過授權的人員才能查閱員工檔案。2.查閱檔案需填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱內容等，經相關領導審批后方可查閱。3.查閱檔案時，必須在檔案管理人員的監督下進行，不得擅自復印、拍照或帶出檔案保管場所。（三）保密措施1.所有參與檔案政審工作的人員均需簽訂保密協議，承諾對檔案信息嚴格保密。2.禁止在非工作場合談論員工檔案信息，不得向無關人員泄露政審過程中的任何情況。3.如因工作需要對外提供檔案信息，必須經過嚴格的審批程序，并確保信息的安全與保密。七、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對員工檔案政審管理制度的執行情況進行審計監督。2.檢查檔案收集、整理、政審流程是否合規，檔案信息是否真實、完整。3.對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監督1.接受政府相關部門、行業協會等外部機構的監督檢查。2.積極配合外部監督機構的工作，如實提供相關資料和信息。3.根據外部監督意見