審計醫院庫存管理制度一、總則（一）目的為加強醫院庫存管理，規范庫存物資的采購、存儲、使用及盤點等環節，確保醫院物資供應的及時性、準確性和安全性，降低庫存成本，提高醫院經濟效益和社會效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫院各科室、部門涉及的各類庫存物資，包括藥品、醫療器械、衛生材料、辦公用品、后勤物資等。（三）基本原則1.歸口管理原則：醫院設立專門的物資管理部門，對各類庫存物資進行統一歸口管理，明確各部門職責，確保管理工作的有序開展。2.計劃采購原則：根據醫院業務需求和庫存狀況，制定合理的采購計劃，避免盲目采購和積壓浪費。3.質量控制原則：嚴格把控庫存物資的質量，確保所采購物資符合國家相關標準和醫院使用要求。4.安全存儲原則：提供適宜的存儲條件，保證庫存物資的安全完整，防止損壞、變質、丟失等情況發生。5.定期盤點原則：定期對庫存物資進行盤點，及時發現和處理賬實不符等問題，保證賬實一致。二、庫存管理職責分工（一）物資管理部門1.負責制定和完善醫院庫存管理制度，并組織實施。2.匯總各科室物資需求計劃，結合庫存情況，編制年度、季度和月度采購計劃。3.負責庫存物資的采購、驗收、入庫、存儲、發放、盤點等日常管理工作。4.建立庫存物資管理臺賬，及時記錄物資的出入庫情況，定期進行賬實核對。5.分析庫存物資的使用情況和庫存結構，提出優化庫存的建議，降低庫存成本。6.配合醫院內部審計和外部審計工作，提供相關庫存管理資料。（二）使用科室1.根據本科室業務需求，定期提交物資需求計劃，確保計劃準確、合理。2.負責本科室庫存物資的領用、保管和使用，嚴格按照規定的用途使用物資，不得擅自挪用或轉借。3.協助物資管理部門進行庫存盤點工作，提供相關物資使用情況的信息。（三）財務部門1.負責審核物資采購計劃和采購合同，確保采購資金的合理性和合規性。2.對庫存物資的采購、出入庫等業務進行賬務處理，定期與物資管理部門核對賬目。3.參與庫存物資的盤點工作，對盤點結果進行財務審核和分析。4.監督庫存物資管理工作，防范財務風險。（四）審計部門1.定期對醫院庫存管理制度的執行情況進行審計監督，檢查物資采購、存儲、使用等環節的合規性和有效性。2.對庫存物資盤點工作進行監督和抽查，核實盤點結果的真實性和準確性。3.對審計中發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。三、庫存物資采購管理（一）采購計劃制定1.各使用科室應于每月[具體日期]前，根據本科室下月度業務開展情況，填寫物資需求計劃表，詳細列出所需物資的名稱、規格、型號、數量、預計使用時間等信息，提交至物資管理部門。2.物資管理部門匯總各科室物資需求計劃后，結合庫存物資的實際庫存數量、有效期等情況，進行綜合分析和平衡。對于常用物資，參考歷史使用數據和庫存周轉率，確定合理的庫存儲備量；對于特殊物資或臨時需求物資，及時與相關科室溝通確認。3.根據分析結果，物資管理部門編制月度采購計劃，明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、采購時間等內容。采購計劃應經物資管理部門負責人審核后，報分管院領導審批。對于金額較大或涉及特殊采購項目的計劃，還需提交醫院院長辦公會審議通過。（二）供應商選擇與管理1.物資管理部門應建立合格供應商名錄，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式，從名錄中選擇信譽良好、產品質量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商。2.對于新的供應商，物資管理部門應進行資質審核，要求其提供營業執照、生產許可證、產品注冊證、質量檢驗報告等相關證明文件，并實地考察供應商的生產經營狀況、質量管理體系等。審核合格后，將其納入合格供應商名錄。3.定期對供應商進行評估和考核，考核內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據考核結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予適當獎勵，對于不符合要求的供應商及時淘汰，并從合格供應商名錄中刪除。（三）采購合同簽訂1.物資管理部門根據審批后的采購計劃，與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確物資的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款，確保雙方權利和義務清晰明確。2.采購合同簽訂前，應經醫院法務部門或法律顧問審核，確保合同內容符合法律法規要求，避免法律風險。3.采購合同簽訂后，物資管理部門應及時將合同副本分送財務部門、使用科室等相關部門，以便各部門做好相應的準備工作。（四）采購執行與驗收1.物資管理部門按照采購合同約定，及時向供應商下達采購訂單，跟蹤采購進度，確保物資按時、按質、按量到貨。2.物資到貨后，物資管理部門應組織相關人員進行驗收。驗收人員應根據采購合同和相關標準，對物資的名稱、規格、型號、數量、質量、外觀等進行仔細核對，確保物資符合要求。3.對于驗收合格的物資，驗收人員應在驗收單上簽字確認，并及時辦理入庫手續；對于驗收不合格的物資，應及時與供應商聯系，要求其更換或退貨，并做好記錄。四、庫存物資存儲管理（一）倉庫規劃與布局1.根據醫院庫存物資的種類、性質、用途等，合理規劃倉庫布局，設置不同的存儲區域，如藥品庫、醫療器械庫、衛生材料庫、辦公用品庫、后勤物資庫等，并明確各區域的標識。2.按照物資的存儲要求，劃分常溫區、陰涼區、冷藏區等不同溫濕度區域，確保各類物資在適宜的環境下存儲。對于有特殊存儲要求的物資，如易燃易爆物品、有毒有害物品等，應設置專門的存儲場所，并采取相應的安全防護措施。3.倉庫內應合理設置貨架、貨柜等存儲設備，確保物資擺放整齊、有序，便于存取和盤點。同時，應留出必要的通道和空間，保證倉庫內通風良好、光線充足、消防通道暢通。（二）物資入庫管理1.物資到貨后，物資管理部門倉庫管理人員應依據驗收單，對物資的數量、規格、型號、質量等進行再次核對，確認無誤后辦理入庫手續。2.倉庫管理人員按照物資的類別、性質、存儲要求等，將物資存放到相應的存儲區域，并在庫存管理臺賬上詳細記錄物資的入庫日期、名稱、規格、型號、數量、供應商等信息。3.對于貴重物資、易燃易爆物品、有毒有害物品等特殊物資，應實行雙人驗收、雙人保管制度，確保物資安全。（三）物資存儲保管1.倉庫管理人員應定期對庫存物資進行巡查，檢查物資的存儲狀況、質量狀況等，及時發現和處理物資損壞、變質、過期等問題。2.按照物資的特性和存儲要求，采取相應的保管措施。對于易受潮、易霉變的物資，應做好防潮、防霉工作；對于易氧化、易揮發的物資，應密封保存；對于有保質期要求的物資，應建立有效期管理制度，定期檢查物資的有效期，確保在有效期內使用。3.加強倉庫的安全管理，配備必要的消防器材、防盜設備等，確保倉庫安全。倉庫管理人員應熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的防盜知識，嚴禁無關人員進入倉庫。4.建立庫存物資盤點制度，定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點工作由物資管理部門組織實施，財務部門、審計部門等相關部門參與監督。盤點結束后，應編制盤點報告，對盤點結果進行分析和總結，針對存在的問題提出整改措施。（四）物資出庫管理1.使用科室根據實際需求，填寫物資領用申請表，注明物資名稱、規格、型號、數量、用途等信息，經科室負責人簽字后，提交至物資管理部門。2.物資管理部門倉庫管理人員對物資領用申請表進行審核，核實領用物資的合理性和必要性。審核通過后，按照規定的審批流程進行審批，審批通過后辦理物資出庫手續。3.倉庫管理人員根據物資領用申請表，從庫存中取出相應物資，并在庫存管理臺賬上記錄物資的出庫日期、名稱、規格、型號、數量、領用科室等信息。物資發放應遵循“先進先出”的原則，確保物資在有效期內使用。4.對于貴重物資、易燃易爆物品、有毒有害物品等特殊物資的領用，應嚴格按照相關規定進行審批和發放，實行雙人發放制度，確保物資發放安全。五、庫存物資盤點管理（一）盤點計劃制定1.物資管理部門應制定年度庫存物資盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、方式、人員分工等內容。盤點計劃應經物資管理部門負責人審核后，報分管院領導審批。2.年度盤點計劃應涵蓋醫院所有庫存物資，包括藥品、醫療器械、衛生材料、辦公用品、后勤物資等。盤點時間應選擇在業務相對清淡的時期進行，一般每年至少進行一次全面盤點，特殊情況下可根據需要增加盤點次數。3.根據盤點計劃，物資管理部門應組織成立盤點小組，明確小組成員的職責分工。盤點小組應由物資管理部門、財務部門、審計部門等相關人員組成，確保盤點工作的準確性和公正性。（二）盤點實施1.盤點前，盤點小組應制定詳細的盤點方案，明確盤點的具體步驟、方法和要求。同時，對盤點人員進行培訓，使其熟悉盤點流程和方法。2.盤點人員按照盤點方案，對庫存物資進行逐一清點、核對，記錄物資的實際數量、規格、型號、質量狀況等信息。在盤點過程中，應注意賬實核對，對于賬實不符的情況，要詳細記錄差異原因，并及時查明原因。3.對于貴重物資、易燃易爆物品、有毒有害物品等特殊物資，應進行重點盤點，確保盤點結果準確無誤。盤點結束后，盤點人員應在盤點表上簽字確認。（三）盤點結果處理1.盤點結束后，物資管理部門應及時對盤點結果進行匯總、分析，編制盤點報告。盤點報告應包括盤點的基本情況、盤點結果、賬實差異情況及原因分析、整改措施等內容。2.對于賬實相符的物資，應在盤點報告中予以說明；對于賬實不符的物資，應根據差異原因進行分類處理。屬于計量誤差、記錄錯誤等原因造成的差異，應及時調整賬目；屬于物資丟失、損壞、變質等原因造成的差異，應查明責任，按照醫院相關規定進行處理。3.物資管理部門應根據盤點報告中提出的整改措施，及時進行整改，加強庫存管理，防止類似問題再次發生。整改情況應在下次盤點時進行復查，確保庫存管理工作不斷完善。六、庫存物資信息化管理（一）庫存管理系統建設1.醫院應建立完善的庫存物資信息化管理系統，實現庫存物資采購、存儲、使用、盤點等業務的信息化管理。庫存管理系統應與醫院的財務管理系統、HIS系統等進行對接，實現數據共享和信息互通。2.庫存管理系統應具備物資基礎信息管理、采購管理、庫存管理、出入庫管理、盤點管理、報表生成等功能模塊，滿足醫院庫存管理的業務需求。3.物資管理部門應負責庫存管理系統的日常維護和管理，確保系統數據的準確性、完整性和安全性。同時，應定期對系統進行升級和優化，提高系統的運行效率和管理水平。（二）數據錄入與維護1.物資管理部門應安排專人負責庫存管理系統的數據錄入和維護工作，確保系統中物資基礎信息、庫存信息等準確無誤。2.在物資采購入庫、領用出庫、盤點等業務發生后，數據錄入人員應及時在庫存管理系統中錄入相關信息，保證系統數據與實際業務一致。3.定期對庫存管理系統中的數據進行備份，防止數據丟失。同時，應建立數據安全管理制度，加強對系統數據的保密和安全防護，防止數據泄露和非法篡改。（三）信息查詢與分析1.醫院各科室、部門可通過庫存管理系統查詢本部門所需物資的庫存信息、出入庫記錄等，及時了解物資的使用情況和庫存動態。2.物資管理部門和財務部門可利用庫存管理系統提供的數據分析功能，對庫存物資的采購成本、使用情況、庫存結構等進行分析，為醫院決策提供數據支持。3.通過對庫存管理系統數據的分析，及時發現庫存管理中存在的問題，如庫存積壓、短缺等，并采取相應的措施進行調整和優化，提高庫存管理效率和效益。七、監督與考核（一）監督檢查1.醫院審計部門應定期對庫存管理制度的執行情況進行監督檢查，重點檢查物資采購、存儲、使用、盤點等環節的合規性和有效性。2.物資管理部門應定期對本部門庫存管理工作進行自查自糾，及時發現和解決存在的問題。同時，應配合審計部門的監督檢查工作，提供相關資料和信息。3.對于監督檢查中發現的問題，審計部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，責任部門應向審計部門提交整改報告，審計部門對整改情況進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立庫存管理工作考核評價機制，對物資管理部門、使用科室等相關部門的庫存管理工作進行考核評價。考核評價指標包括采購計劃執行率、庫存周轉率、物資損耗率、賬實相符率等。2.考核評價工作由物資管理部門負責組織實施，每年定期進行一