后勤成本控制管理制度一、總則（一）目的為加強公司后勤管理，有效控制后勤成本，提高公司整體運營效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有后勤相關部門及人員，包括但不限于行政部、財務部、采購部、后勤部等。（三）基本原則1.成本效益原則：在保證后勤服務質量的前提下，通過科學管理和有效措施，實現(xiàn)成本的合理控制，以最小的投入獲取最大的效益。2.全面控制原則：對后勤成本的控制貫穿于后勤活動的全過程，包括采購、使用、維護、報廢等各個環(huán)節(jié)。3.全員參與原則：后勤成本控制涉及公司各個部門和全體員工，需要全體人員共同參與，形成全員控制的良好氛圍。4.動態(tài)管理原則：根據公司業(yè)務發(fā)展、市場變化等因素，及時調整后勤成本控制策略和方法，確保制度的有效性和適應性。二、職責分工（一）行政部1.負責制定和完善后勤管理制度，明確各部門及人員在后勤成本控制方面的職責和工作流程。2.統(tǒng)籌協(xié)調公司后勤資源，合理安排各項后勤服務，優(yōu)化資源配置，降低資源浪費。3.負責辦公設備、用品的采購、管理和維護，制定采購計劃，控制采購成本，監(jiān)督使用情況，定期進行盤點和清理。4.負責公司環(huán)境衛(wèi)生、綠化、安全保衛(wèi)等工作的組織和管理，制定相關標準和規(guī)范，控制相應費用支出。5.參與公司固定資產的管理，協(xié)助財務部進行資產清查和核算，確保資產的安全和有效使用。（二）財務部1.負責建立健全后勤成本核算體系，制定成本核算方法和標準，準確核算后勤各項成本費用。2.對后勤成本進行預算管理，編制年度后勤成本預算，分解預算指標，監(jiān)督預算執(zhí)行情況，定期進行預算分析和調整。3.審核后勤費用報銷，嚴格執(zhí)行財務審批制度，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。4.提供后勤成本分析報告，為公司決策層提供成本控制建議和決策依據。（三）采購部1.負責公司后勤物資的采購工作，嚴格按照采購流程進行操作，選擇優(yōu)質供應商，確保采購物資的質量和價格合理。2.建立供應商評估和管理機制，定期對供應商進行考核和評價，與供應商進行談判和協(xié)商，爭取有利的采購條件，降低采購成本。3.收集市場物資價格信息，進行市場調研和分析，為公司采購決策提供參考，及時調整采購策略，應對市場變化。（四）后勤部1.負責公司食堂、宿舍等后勤生活設施的管理和運營，制定相關管理制度和服務標準，提高服務質量，控制運營成本。2.合理安排食堂食材采購，嚴格控制食材采購價格和質量，加強食堂成本核算，降低食堂運營費用。3.負責宿舍設施的維護和管理，定期檢查和維修，延長設施使用壽命，節(jié)約維修費用。（五）其他部門1.各部門應樹立成本控制意識，合理使用本部門的后勤資源，減少浪費，積極配合公司后勤成本控制工作。2.負責本部門辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護，愛護辦公設備和用品，如有損壞及時報修，降低維修成本。三、采購成本控制（一）采購計劃制定1.各部門根據實際工作需要，提前編制月度、季度和年度采購計劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數量、預算金額等信息。2.采購計劃應經部門負責人審核后報行政部匯總，行政部結合公司整體需求和庫存情況進行綜合平衡，編制公司年度采購總計劃，并報財務部備案。（二）供應商選擇與管理1.采購部應建立供應商信息庫，收集供應商的基本資料、產品質量、價格、交貨期、售后服務等信息，對供應商進行分類管理和評估。2.根據采購物資的性質和要求，選擇多家合格供應商進行詢價、比價和議價，優(yōu)先選擇質量可靠、價格合理、信譽良好的供應商。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規(guī)格、數量、價格、交貨期、付款方式、質量保證、售后服務等條款，確保合同的合法性和有效性。4.定期對供應商進行考核和評價，根據考核結果調整供應商合作關系，對于表現(xiàn)不佳的供應商及時進行更換。（三）采購價格控制1.采購部應定期收集市場物資價格信息，分析價格走勢，掌握市場動態(tài)，為采購決策提供參考依據。2.在采購過程中，采購人員應充分利用市場競爭機制，與供應商進行談判和協(xié)商，爭取最優(yōu)惠的采購價格。對于批量采購或長期合作的物資，可通過簽訂框架協(xié)議、集中采購等方式降低采購成本。3.嚴格執(zhí)行采購審批制度，對于采購金額較大或特殊的物資采購，應進行集體決策，確保采購價格的合理性和公正性。（四）采購過程管理1.采購人員應嚴格按照采購流程進行操作，確保采購過程的合規(guī)性和透明度。采購申請、審批、采購訂單、驗收、付款等環(huán)節(jié)應相互制約，防止出現(xiàn)違規(guī)行為。2.加強采購合同管理，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保物資按時、按質、按量供應。3.建立采購檔案管理制度，對采購過程中的相關文件、合同、發(fā)票、驗收報告等資料進行妥善保管，以備查閱和審計。四、辦公費用控制（一）辦公設備及用品管理1.行政部負責制定辦公設備及用品的配備標準和使用規(guī)范，明確各部門的配備數量和使用要求。2.根據各部門需求，統(tǒng)一采購辦公設備及用品，建立采購臺賬，記錄采購時間、名稱、規(guī)格、數量、價格等信息。3.加強辦公設備及用品的領用管理，實行領用登記制度，由使用人簽字確認，明確領用責任。對于價值較高的辦公設備，應建立固定資產卡片，進行資產登記和管理。4.定期對辦公設備及用品進行盤點和清查，確保賬實相符。對于閑置或損壞的設備及用品，及時進行清理和處置，避免浪費。（二）水電費控制1.加強公司水電設施的日常維護和管理，定期檢查水電線路和設備，及時發(fā)現(xiàn)和修復漏水、漏電等問題，降低水電損耗。2.制定水電消耗定額標準，對各部門的水電消耗進行統(tǒng)計和分析，實行定額管理。對于超出定額標準的部門，進行原因分析和考核。3.倡導員工養(yǎng)成節(jié)約水電的良好習慣，如隨手關燈、關電腦、關水龍頭等，加強宣傳教育，提高員工的節(jié)能意識。（三）通訊費控制1.制定公司通訊費用管理制度，明確通訊費用的報銷標準和范圍。對于因工作需要配備手機或其他通訊設備的員工，按照規(guī)定標準給予補貼。2.加強通訊費用的報銷管理，嚴格審核報銷憑證，確保報銷費用的真實性和合理性。對于超出報銷標準的部分，由員工自行承擔。3.鼓勵員工合理使用通訊設備，避免不必要的通訊費用支出。對于因私使用公司通訊設備的情況，應按照規(guī)定收取費用。五、差旅費控制（一）差旅費標準制定1.根據公司業(yè)務需要和實際情況，制定合理的差旅費標準，包括交通、住宿、餐飲等費用標準。差旅費標準應根據不同地區(qū)、不同級別進行分類設定，并定期進行調整。2.明確差旅費的報銷范圍和審批流程，嚴格執(zhí)行財務審批制度。員工出差前應填寫出差申請表，經部門負責人和分管領導審批后，方可出差。（二）出差審批管理1.各部門應嚴格控制員工出差次數和時間，根據工作實際需要安排出差任務。對于不必要的出差應予以拒絕，避免浪費公司資源。2.出差申請表應詳細注明出差事由、目的地、行程安排、預計費用等信息，確保出差任務的合理性和必要性。審批人應認真審核出差申請，對于不符合規(guī)定的申請予以駁回。（三）差旅費報銷管理1.員工出差結束后，應及時辦理差旅費報銷手續(xù)。報銷憑證應真實、合法、有效，包括出差發(fā)票、車票、機票、住宿發(fā)票等。2.財務部門應嚴格按照差旅費標準進行審核報銷，對于超出標準的部分不予報銷。對于弄虛作假、虛報差旅費的行為，一經發(fā)現(xiàn)，將嚴肅處理。3.建立差旅費報銷臺賬，記錄員工每次出差的費用報銷情況，定期進行統(tǒng)計和分析，為公司差旅費管理提供數據支持。六、食堂成本控制（一）食材采購管理1.后勤部應建立食堂食材采購管理制度，選擇優(yōu)質供應商，確保食材的質量安全。與供應商簽訂采購合同，明確食材的品種、規(guī)格、數量、價格、交貨期等條款。2.定期對食材供應商進行評估和考核，根據考核結果調整合作關系。加強對食材采購過程的監(jiān)督，確保采購價格合理、質量可靠。3.建立食材采購詢價機制，每周至少收集一次市場食材價格信息，與供應商進行比價，爭取最優(yōu)惠的采購價格。對于季節(jié)性食材，可提前進行儲備，降低采購成本。（二）食堂運營管理1.制定食堂菜譜，合理搭配食材，注重營養(yǎng)均衡，避免浪費。根據員工人數和就餐情況，合理控制食材用量，減少食材損耗。2.加強食堂成本核算，定期對食堂的食材采購、人工費用、水電費等成本進行統(tǒng)計和分析，找出成本控制的關鍵點，采取有效措施降低成本。3.提高食堂服務質量，加強食堂工作人員的培訓和管理，規(guī)范服務流程，提高員工滿意度。合理安排食堂營業(yè)時間，避免能源浪費。（三）食堂費用報銷管理1.嚴格食堂費用報銷審批制度，報銷憑證應真實、完整、合法，包括食材采購發(fā)票、菜單清單、水電費發(fā)票等。2.財務部門應定期對食堂費用進行審核，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。對于不合理的費用支出，不予報銷。3.建立食堂費用報銷臺賬，記錄食堂每月的費用支出情況，定期進行公示，接受員工監(jiān)督。七、宿舍成本控制（一）宿舍設施管理1.后勤部負責公司宿舍設施的配備和管理，制定宿舍設施配備標準，確保員工基本生活需求得到滿足。2.定期對宿舍設施進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和修復損壞的設施，延長設施使用壽命。對于需要更新或更換的設施，應按照規(guī)定程序進行審批和采購。3.加強宿舍設施的使用管理，制定使用規(guī)范，教育員工愛護設施，避免人為損壞。對于因員工個人原因造成設施損壞的，應照價賠償。（二）水電費控制1.制定宿舍水電費分攤辦法，按照實際使用情況對水電費進行合理分攤。定期抄表統(tǒng)計各宿舍的水電費用量，確保分攤公平合理。2.加強宿舍水電設施的管理，教育員工養(yǎng)成節(jié)約水電的良好習慣，如隨手關燈、關水龍頭等。對于浪費水電的行為進行批評教育，并按照規(guī)定進行處罰。（三）宿舍衛(wèi)生管理1.制定宿舍衛(wèi)生管理制度，明確衛(wèi)生標準和打掃要求。后勤部定期組織對宿舍衛(wèi)生進行檢查和評比，對衛(wèi)生狀況良好的宿舍進行表揚和獎勵，對不達標的宿舍進行督促整改。2.鼓勵員工自行打掃宿舍衛(wèi)生，保持宿舍整潔干凈。對于公共區(qū)域的衛(wèi)生，由后勤部統(tǒng)一安排人員進行打掃，合理控制清潔費用。八、成本核算與分析（一）成本核算1.財務部按照規(guī)定的成本核算方法和標準，對后勤各項成本費用進行準確核算。后勤成本核算應包括采購成本、辦公費用、差旅費、食堂成本、宿舍成本等明細項目。2.建立后勤成本核算臺賬，詳細記錄各項成本費用的發(fā)生情況，確保核算數據的真實性和完整性。（二）成本分析1.定期對后勤成本進行分析，找出成本控制的關鍵點和存在的問題。成本分析應包括成本構成分析、成本變動趨勢分析、成本效益分析等內容。2.根據成本分析結果，提出改進措施和建議，為公司決策層提供成本控制依據。對于成本控制效果顯著的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于成本控制不力的部門和個人，進行督促整改和考核。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司成立后勤成本控制監(jiān)督小組，由行政部、財務部、審計部等相關人員組成，負責對后勤成本控制制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對各部門后勤成本控制工作進行檢查，重點檢查采購計劃執(zhí)行情況、費用報銷審批情況、成本核算準確性等