字節跳動合同管理制度總則目的本制度旨在規范字節跳動各類合同的管理流程，確保合同簽訂、履行、變更、終止等環節的合法合規性，有效防范法律風險，維護公司的合法權益，保障公司各項業務的順利開展。適用范圍本制度適用于字節跳動及其所屬各部門、子公司、分支機構在經營活動中所涉及的各類合同，包括但不限于業務合作合同、勞動合同、采購合同、銷售合同、租賃合同、技術合同等。基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國家法律法規及相關政策的規定。2.審慎嚴謹原則：在合同簽訂前，應對合同對方的主體資格、資信狀況、履約能力等進行全面審查；合同條款應明確、具體、嚴謹，避免模糊不清或產生歧義。3.利益平衡原則：在維護公司利益的前提下，充分考慮合同對方的合理訴求，尋求雙方利益的平衡點，確保合同的順利履行。4.全程管理原則：對合同的全過程進行跟蹤管理，包括合同起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等環節，及時發現和解決問題，防止風險擴大。合同管理職責分工合同管理部門及職責1.法務部門負責制定和完善公司合同管理制度，并監督制度的執行情況。參與重大合同的談判、起草、審核工作，提供法律專業意見，防范法律風險。負責對合同糾紛進行法律分析，提出處理建議，并代表公司參與訴訟、仲裁等法律事務。定期組織合同管理培訓，提高公司員工的合同法律意識和風險防范能力。2.業務部門負責本部門業務范圍內合同的發起、談判、起草工作。對合同對方的主體資格、資信狀況、履約能力等進行初步調查和了解，并向法務部門提供相關信息。負責合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現的問題，并將相關情況反饋給法務部門。配合法務部門處理合同糾紛，提供相關證據和資料。3.財務部門參與重大合同的審核，從財務角度對合同條款進行審查，確保合同的財務條款符合公司財務管理制度和相關法律法規的要求。負責對合同執行情況進行財務監督，及時核對合同款項的收付情況，發現問題及時與業務部門溝通協調。協助法務部門處理合同糾紛涉及的財務問題，提供相關財務數據和資料。合同承辦人及職責合同承辦人是指具體負責合同簽訂、履行、變更、終止等事宜的公司員工。其主要職責包括：1.按照本制度的規定，負責合同的發起、談判、起草工作。2.對合同對方的主體資格、資信狀況、履約能力等進行調查和了解，并向所在部門負責人和法務部門報告。3.配合法務部門、財務部門等相關部門對合同進行審核，并根據審核意見對合同進行修改完善。4.負責合同的簽訂、履行、變更、終止等事宜，并及時向所在部門負責人和法務部門報告合同執行情況。5.妥善保管合同及相關資料，按照檔案管理規定進行歸檔。6.協助法務部門處理合同糾紛，提供相關證據和資料。合同簽訂管理合同簽訂流程1.合同發起：業務部門根據業務需要，確定合同對方，并由合同承辦人填寫《合同審批表》，詳細說明合同的基本情況、簽訂背景、主要條款等內容，提交所在部門負責人審核。2.部門審核：業務部門負責人對合同的必要性、可行性、合法性等進行審核，并簽署意見。如認為合同存在問題，應提出修改意見，退回合同承辦人進行修改。3.法務審核：合同承辦人將經業務部門負責人審核通過的《合同審批表》及合同草案提交法務部門。法務部門對合同的法律條款進行審查，重點審查合同的主體資格、合同條款的合法性、有效性、完整性等，并提出法律意見。如認為合同存在法律風險，應要求合同承辦人進行修改或補充相關條款。4.財務審核：合同承辦人將經法務部門審核通過的《合同審批表》及合同草案提交財務部門。財務部門從財務角度對合同條款進行審查，重點審查合同的財務條款、付款方式、結算周期、發票開具等內容，并提出財務意見。如認為合同存在財務風險，應要求合同承辦人進行修改或調整相關條款。5.審批決策：合同承辦人將經業務部門負責人、法務部門、財務部門審核通過的《合同審批表》及合同草案提交公司領導審批。公司領導根據合同的性質、金額、風險程度等因素進行審批決策。如審批通過，合同承辦人按照審批意見與合同對方簽訂合同；如審批未通過，合同承辦人應根據審批意見對合同進行修改完善后重新提交審批。6.合同簽訂：合同承辦人在合同簽訂前，應再次核對合同條款與審批意見是否一致。如無異議，方可與合同對方簽訂合同。合同簽訂后，合同承辦人應及時將合同原件交公司檔案室存檔，并將合同副本分發給業務部門、法務部門、財務部門等相關部門。合同簽訂注意事項1.主體資格審查：在簽訂合同前，必須對合同對方的主體資格進行嚴格審查，確保對方具有合法的經營資格和履約能力。審查內容包括對方的營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、法定代表人身份證明等相關證照的真實性、有效性。2.合同條款審查：合同條款應明確、具體、嚴謹，避免模糊不清或產生歧義。重點審查合同的標的、數量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等條款。對于涉及公司重大利益的合同條款，應進行充分的談判和協商，確保公司利益得到有效保障。3.授權委托審查：如合同對方委托代理人簽訂合同，應要求其提供授權委托書，并對授權委托書的真實性、有效性進行審查。授權委托書應明確代理人的代理權限、代理期限等內容。4.合同形式審查：根據合同的性質和金額等因素，確定合同的形式。一般情況下，合同應采用書面形式簽訂。對于金額較小、履行期限較短、內容較為簡單的合同，可以采用簡易合同形式，但應確保合同條款明確、具體，能夠有效約束雙方當事人的行為。合同履行管理合同履行跟蹤1.合同簽訂后，業務部門應指定專人負責合同的履行跟蹤，及時掌握合同的履行情況，確保合同的順利履行。2.合同履行跟蹤人員應定期與合同對方溝通聯系，了解合同的執行進度、質量情況、付款情況等，并將相關情況及時反饋給業務部門負責人和法務部門。3.如發現合同履行過程中出現問題，合同履行跟蹤人員應及時分析原因，并采取有效措施加以解決。對于可能影響合同履行的重大問題，應及時向業務部門負責人和法務部門報告，共同研究解決方案。合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化，需要對合同條款進行變更的，合同承辦人應填寫《合同變更審批表》，詳細說明合同變更的原因、內容、對公司利益的影響等情況，提交所在部門負責人審核。2.部門審核：業務部門負責人對合同變更的必要性、可行性、合法性等進行審核，并簽署意見。如認為合同變更存在問題，應提出修改意見，退回合同承辦人進行修改。3.法務審核：合同承辦人將經業務部門負責人審核通過的《合同變更審批表》及合同變更草案提交法務部門。法務部門對合同變更的法律條款進行審查，重點審查合同變更的合法性、有效性、對公司利益的影響等，并提出法律意見。如認為合同變更存在法律風險，應要求合同承辦人進行修改或補充相關條款。4.財務審核：合同承辦人將經法務部門審核通過的《合同變更審批表》及合同變更草案提交財務部門。財務部門從財務角度對合同變更條款進行審查，重點審查合同變更對財務收支的影響、付款方式、結算周期、發票開具等內容，并提出財務意見。如認為合同變更存在財務風險，應要求合同承辦人進行修改或調整相關條款。5.審批決策：合同承辦人將經業務部門負責人、法務部門、財務部門審核通過的《合同變更審批表》及合同變更草案提交公司領導審批。公司領導根據合同變更的性質、金額、風險程度等因素進行審批決策。如審批通過，合同承辦人按照審批意見與合同對方簽訂合同變更協議；如審批未通過，合同承辦人應根據審批意見對合同變更進行修改完善后重新提交審批。6.合同變更協議簽訂：合同承辦人在合同變更協議簽訂前，應再次核對合同變更條款與審批意見是否一致。如無異議，方可與合同對方簽訂合同變更協議。合同變更協議簽訂后，合同承辦人應及時將合同變更協議原件交公司檔案室存檔，并將合同變更協議副本分發給業務部門、法務部門、財務部門等相關部門。合同終止管理1.合同履行完畢后，合同承辦人應及時填寫《合同終止審批表》，詳細說明合同履行情況、終止原因等內容，提交所在部門負責人審核。2.部門審核：業務部門負責人對合同終止的必要性、合法性等進行審核，并簽署意見。如認為合同終止存在問題，應提出修改意見，退回合同承辦人進行修改。3.法務審核：合同承辦人將經業務部門負責人審核通過的《合同終止審批表》提交法務部門。法務部門對合同終止的法律條款進行審查，重點審查合同終止的合法性、有效性、對公司利益的影響等，并提出法律意見。如認為合同終止存在法律風險，應要求合同承辦人進行修改或補充相關條款。4.財務審核：合同承辦人將經法務部門審核通過的《合同終止審批表》提交財務部門。財務部門對合同終止涉及的財務事項進行審核，重點審查合同款項的收付情況、發票開具情況、財務結算情況等，并提出財務意見。如認為合同終止存在財務風險，應要求合同承辦人進行修改或調整相關條款。5.審批決策：合同承辦人將經業務部門負責人、法務部門、財務部門審核通過的《合同終止審批表》提交公司領導審批。公司領導根據合同終止的性質、金額、風險程度等因素進行審批決策。如審批通過，合同承辦人按照審批意見辦理合同終止手續；如審批未通過，合同承辦人應根據審批意見對合同終止進行修改完善后重新提交審批。6.合同終止手續辦理：合同承辦人按照審批意見辦理合同終止手續，包括與合同對方進行結算、清理合同款項、收回相關文件資料等。合同終止手續辦理完畢后，合同承辦人應及時將合同終止情況報告業務部門負責人和法務部門。合同檔案管理合同檔案的收集與整理1.合同承辦人在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的相關文件資料，包括合同文本、合同審批表、合同變更協議、合同終止審批表、往來信函、會議紀要、財務憑證等，均應作為合同檔案進行收集整理。2.合同承辦人應在合同簽訂后[X]個工作日內，將合同原件及相關資料交公司檔案室存檔。對于合同履行過程中形成的補充協議、變更協議、往來信函等資料，應及時收集整理，并在相關事項處理完畢后[X]個工作日內交公司檔案室存檔。3.公司檔案室應指定專人負責合同檔案的收集與整理工作，對收集到的合同檔案進行分類、編號、裝訂，確保合同檔案的完整性和規范性。合同檔案的保管與查閱1.合同檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜中，并按照檔案管理規定進行分類存放。合同檔案的保管期限應根據國家法律法規及公司相關規定執行，一般情況下，合同檔案的保管期限為[X]年。2.公司員工因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱合同檔案的名稱、原因、查閱范圍等內容，提交所在部門負責人審核。部門負責人審核通過后，報法務部門負責人審批。法務部門負責人審批通過后，由公司檔案室工作人員按照審批意見提供查閱服務。3.查閱合同檔案時，查閱人員應在公司檔案室指定的地點進行查閱，并遵守檔案查閱管理制度的相關規定，不得擅自將合同檔案帶出檔案室，不得在合同檔案上涂改、標記、污損等。如需復印合同檔案的，應經法務部門負責人批準，并按照公司復印管理制度的相關規定辦理復印手續。4.公司外部單位或個人因工作需要查閱合同檔案的，應按照國家法律法規及公司相關規定辦理查閱手續。查閱手續應包括查閱單位或個人的介紹信、查閱人員的身份證明、查閱合同檔案的名稱、原因、查閱范圍等內容，并經公司法務部門審核同意后，報公司領導審批。公司領導審批通過后，由公司檔案室工作人員按照審批意見提供查閱服務。合同糾紛處理合同糾紛的預防1.加強合同管理培訓，提高公司員工的合同法律意識和風險防范能力，避免因合同簽訂、履行過程中的疏忽或失誤導致合同糾紛的發生。2.在合同簽訂前，對合同對方的主體資格、資信狀況、履約能力等進行全面審查，確保合同對方具備簽訂和履行合同的能力和條件。3.在合同履行過程中，加強合同履行跟蹤，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題，避免問題積累導致合同糾紛的發生。4.建立健全合同糾紛預警機制，對可能引發合同糾紛的潛在風險進行及時預警，并采取有效措施加以防范和化解。合同糾紛的處理程序1.合同糾紛發生后，業務部門應及時收集相關證據和資料，并向法務部門報告。法務部門應立即介入合同糾紛的處理，對合同糾紛進行法律分析，提出處理建議。2.根據合同糾紛的性質和具體情況，公司可以選擇與合同對方進行協商解決、申請仲裁或提起訴訟等方式解決合同糾紛。3.如選擇協商解決合同糾紛的，業務部門應與合同對方進行積極溝通協商，尋求雙方都能