奶茶供應采購管理制度總則1.目的為了規范公司奶茶供應采購管理工作，確保采購的奶茶產品質量合格、供應及時、成本合理，滿足公司員工的需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部奶茶供應采購活動，包括但不限于奶茶原料、成品奶茶的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。質量第一原則：優先選擇質量可靠、口感良好的奶茶產品。成本效益原則：在保證質量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益。采購職責分工1.采購部門負責奶茶供應商的開發、評估、選擇和管理。根據公司需求制定采購計劃，組織實施采購活動。與供應商進行商務談判，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單執行情況，確保按時到貨。2.質量控制部門制定奶茶產品質量標準和檢驗規范。對采購的奶茶原料和成品進行質量檢驗，確保符合質量要求。參與供應商質量評估工作。3.使用部門提出奶茶需求計劃，包括品種、數量、口味等。協助質量控制部門對采購的奶茶產品進行驗收。反饋奶茶產品使用過程中的質量問題和改進建議。供應商管理1.供應商開發采購部門通過多種渠道收集奶茶供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，評估其生產能力、產品質量、價格水平、服務能力等方面。實地考察符合條件的供應商，了解其生產環境、工藝流程、質量管理體系等情況。2.供應商評估建立供應商評估指標體系，包括質量、價格、交貨期、服務等方面。定期對供應商進行評估，評估周期為[具體周期]。根據評估結果對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。3.供應商選擇采購部門根據供應商評估結果，選擇優質供應商作為公司奶茶供應合作伙伴。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。4.供應商管理建立供應商檔案，記錄供應商基本信息、評估結果、采購合同等內容。定期與供應商溝通，了解其生產經營情況，協調解決合作中出現的問題。對表現優秀的供應商給予獎勵，對不符合要求的供應商進行整改或淘汰。采購計劃管理1.需求預測使用部門應根據公司員工人數、消費習慣、季節變化等因素，定期預測奶茶需求數量和品種。采購部門結合需求預測結果，考慮庫存情況，制定采購計劃初稿。2.采購計劃制定采購計劃應包括采購品種、數量、規格、交貨期等內容。采購計劃需經相關部門審核，如質量控制部門、財務部門等，確保計劃的合理性和可行性。根據審核意見對采購計劃進行調整和完善，最終確定采購計劃。3.采購計劃執行采購部門按照采購計劃組織實施采購活動，確保按時、按質、按量完成采購任務。如因特殊情況需要變更采購計劃，應提前向相關部門申請，說明變更原因和影響，并經批準后實施。采購流程管理1.采購申請使用部門根據實際需求填寫采購申請表，注明采購品種、數量、規格、用途等信息。采購申請表需經部門負責人審核簽字后提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對采購內容進行審核，確認是否符合采購計劃和相關規定。對于金額較大或重要的采購項目，需提交公司領導審批。3.采購訂單下達采購部門根據審批通過的采購申請表，向選定的供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購品種、數量、規格、價格、交貨期、交貨地點等內容。4.采購合同簽訂對于金額較大或采購周期較長的采購項目，采購部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括產品質量標準、價格條款、交貨方式、付款方式、違約責任等內容。5.采購跟蹤與催貨采購部門應跟蹤采購訂單執行情況，及時了解供應商的生產進度和發貨情況。如發現供應商可能無法按時交貨，應及時與供應商溝通，要求其采取措施確保按時交貨。對于逾期未交貨的供應商，采購部門應發出催貨通知，督促其盡快交貨。6.到貨驗收采購的奶茶產品到貨后，質量控制部門應按照質量標準和檢驗規范進行驗收。驗收內容包括產品外觀、包裝、數量、質量等方面。如發現產品質量問題或數量不符，應及時與供應商聯系，要求其退換貨或補貨。7.付款結算采購部門根據采購合同和到貨驗收情況，辦理付款結算手續。付款結算應按照公司財務制度執行，確保付款流程合規、準確。采購成本控制1.價格談判采購部門在采購過程中應與供應商進行充分的價格談判，爭取合理的采購價格。了解市場價格動態，對比不同供應商的價格水平，選擇性價比高的產品。2.成本分析定期對采購成本進行分析，找出成本變動的原因和影響因素。根據成本分析結果，提出降低采購成本的措施和建議。3.成本控制措施通過優化采購批量、合理安排采購時間等方式，降低采購成本。與供應商協商爭取更有利的價格條款和付款方式。加強采購過程中的成本管理，杜絕浪費和不合理支出。采購風險管理1.風險識別采購部門應識別采購過程中可能面臨的風險，如供應商違約、質量問題、價格波動、政策法規變化等。2.風險評估對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。3.風險應對措施針對不同的風險制定相應的應對措施，如選擇多家供應商、簽訂質量保證協議、建立價格調整機制、關注政策法規變化等。定期對采購風險進行監控和評估，及時調整風險應對措施。采購檔案管理1.檔案建立采購部門應建立采購檔案，對采購活動中的相關文件和資料進行分類整理和歸檔。采購檔案包括采購申請表、采購訂單、采購合同、到貨驗收單、付款憑證等。2.檔案保管采購檔案應妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。檔案保管期限按照公司檔案管理制度執行。3.檔案查閱因工作需要查閱采購檔案的，應按照公司檔案查閱規定辦理相關手續。查閱人員應愛護檔案，不得擅自涂改、損壞或丟失檔案。監督與考核1.監督檢查公司內部審計部門定期對采購活動進行監督檢查，確保采購行為合規、合法。檢查內容包括采購流程執行情況、供應商管理情況、采購成本控制情況等。2.考核評價建立采購人員考核評價體系，對采購人員的工作業績、工作能力、工作態度等方面進行考核評價。考核評價結果與采購人員的薪酬、晉升等掛