行業協會主題年會服務協議編號：__________

甲方：XX行業協會

地址：XX市XX區XX路XX號

乙方：XX會議策劃公司

地址：XX市XX區XX路XX號

合同目的：本合同旨在明確甲方與乙方就行業協會主題年會服務的合作事宜，確保雙方權益，實現年會活動的順利舉辦。

合同背景：鑒于甲方擬舉辦年度主題年會，需委托乙方提供相關服務，雙方經友好協商，達成如下協議。

雙方的責任和義務：

甲方責任和義務：

1.甲方應按照約定的時間、地點和規模舉辦年會，并確保年會活動的順利進行。

2.甲方應向乙方提供舉辦年會所需的必要信息和資料，包括但不限于年會主題、參會人員名單、活動日程等。

3.甲方應配合乙方進行年會現場布置和設備調試，確保現場環境符合活動要求。

4.甲方應確保年會期間的安全保障，包括但不限于消防、醫療等應急措施。

5.甲方應按照約定支付乙方服務費用，并在合同約定的付款期限內完成支付。

6.甲方應遵守國家相關法律法規，確保年會活動內容合法合規。

乙方責任和義務：

1.乙方應根據甲方要求，制定年會服務方案，包括但不限于活動策劃、場地布置、設備租賃、人員安排等。

2.乙方應確保年會服務方案的質量，滿足甲方需求，并按時完成服務。

3.乙方應負責年會現場的管理和協調，確保活動順利進行。

4.乙方應按照甲方要求，提供專業的技術人員和工作人員，確保年會現場設備正常運行。

5.乙方應確保年會期間的安全保障，包括但不限于消防、醫療等應急措施。

6.乙方應按照合同約定，提供發票和開具服務費用清單，并在甲方要求的時間內提交。

7.乙方應遵守國家相關法律法規，確保年會活動內容合法合規。

雙方權利：

1.甲方有權要求乙方按照約定提供高質量的服務，并有權對乙方服務質量進行監督和評估。

2.甲方有權要求乙方在年會期間提供必要的技術支持和人員協助。

3.甲方有權要求乙方在合同履行過程中，及時溝通和反饋相關信息。

雙方義務：

1.雙方應按照合同約定，履行各自的責任和義務，確保合同目的的實現。

2.雙方應保持良好的溝通，及時解決合同履行過程中出現的問題。

3.雙方應遵守國家相關法律法規，確保合同履行合法合規。

合同金額與支付方式：

1.合同總金額：本協議約定的總服務費用為人民幣______元整（￥______）。

2.支付方式：

a.預付款：乙方在簽訂本協議之日起____個工作日內，甲方應向乙方支付總服務費用的______%，即人民幣______元整（￥______）作為預付款。

b.服務進度款：乙方按照以下服務進度完成工作后，甲方應支付相應比例的服務費用：

-50%的服務進度款：乙方完成年會服務方案制定及初步場地布置后，甲方應支付總服務費用的______%，即人民幣______元整（￥______）。

-30%的服務進度款：乙方完成年會現場布置及設備調試后，甲方應支付總服務費用的______%，即人民幣______元整（￥______）。

-20%的服務進度款：年會活動結束后，乙方提交服務總結報告及發票后，甲方應支付剩余總服務費用的______%，即人民幣______元整（￥______）。

c.付款條件：甲方支付上述款項前，應向乙方提供付款通知及合同約定的相關文件，乙方應在收到付款通知后____個工作日內完成收款手續。

d.逾期付款：若甲方未能按時支付上述款項，應向乙方支付______%的逾期付款違約金，并承擔因此產生的所有法律后果。

3.額外費用：本合同總金額中未包含的額外費用，如特殊場地租賃費、特殊物料費等，將由雙方另行協商確定，并在補充協議中予以明確。

4.發票開具：乙方應在收到甲方支付的款項后____個工作日內，向甲方開具符合稅法規定的正規發票。

5.爭議解決：如因財務問題產生爭議，雙方應友好協商解決；協商不成的，任何一方均有權向合同簽訂地人民法院提起訴訟。

違約與爭議解決機制：

1.違約責任：

a.若甲方未按約定支付款項，除應向乙方支付相應比例的違約金外，還應承擔因逾期付款產生的利息損失。

b.若乙方未按約定提供服務質量或未按時完成服務，應向甲方支付合同總金額______%的違約金，并賠償由此給甲方造成的損失。

c.若任何一方違反合同中關于保密的約定，應承擔相應的法律責任，并賠償對方因此遭受的損失。

2.違約賠償：

a.任何違約行為導致的損失，違約方應立即采取措施予以賠償，包括但不限于直接經濟損失、名譽損失等。

b.賠償金額應按照實際損失計算，如無實際損失，違約方應支付約定的違約金。

3.爭議解決：

a.雙方在履行合同過程中發生的爭議，應首先通過友好協商解決。

b.如協商不成，任何一方均有權向合同簽訂地人民法院提起訴訟，或選擇以下仲裁方式解決爭議：

-仲裁機構：雙方同意將爭議提交至XX仲裁委員會進行仲裁。

-仲裁規則：適用《中華人民共和國仲裁法》及XX仲裁委員會的仲裁規則。

-仲裁裁決：仲裁裁決是終局的，對雙方均有約束力。

4.適用法律：

本合同適用中華人民共和國法律，合同條款的解釋和履行均應遵循中華人民共和國法律的規定。

5.管轄法院：

對于因本合同引起的或與本合同有關的任何爭議，雙方同意提交合同簽訂地人民法院管轄。

6.其他：

a.如本合同任何條款無效，不影響其他條款的有效性。

b.本合同未盡事宜，由雙方另行協商解決。任何修改或補充的條款，均應以書面形式進行，并經雙方簽字或蓋章后生效。

附則：

1.生效條件：

本合同自雙方簽字或蓋章之日起生效。本合同的生效以雙方已履行完畢合同約定的所有生效條件為前提，包括但不限于甲方支付預付款、乙方提交服務方案等。

2.有效期：

本合同的有效期為自合同生效之日起至年會活動結束后____個工作日止。合同期滿后，如雙方無異議，本合同自動續期，續期期限由雙方另行協商確定。

3.變更與終止條款：

a.變更：本合同在履行過程中，任何一方如需變更合同內容，應書面通知對方，并經雙方協商一致后簽訂書面變更協議。未經雙方書面同意，任何一方不得單方面變更合同。

b.終止：以下情形下，本合同可終止：

-雙方協商一致，簽訂書面終止協議；

-一方違約，另一方有權依據本合同約定的違約責任條款要求終止合同；

-因不可抗力導致合同無法履行，經雙方確認后可終止合同；

-法律法規或政策變化導致合同無法履行，經雙方確認后可終止合同。

c.終止后的處理：

-合同終止后，雙方應立即停止履行各自的權利和義務。

-乙方應向甲方提交已完成的各項服務清單和結算報告。

-甲方應在收到乙方提交的報告后____個工作日內完成剩余款項的支付。

-雙方應就合同終止后的遺留問題進行協商，并簽訂書面協議予以解決。

4.通知：

雙方應通過以下方式相互通知：

-書面通知：以掛號信或特快專遞方式寄送至對方地址，郵戳日期為送達日期。

-電子郵件通知：以電子郵件方式發送至對方指定的電子郵箱，發送成功后即視為送達。

5.不可抗力：

如發生不可抗力事件，影響合同履行，雙方應立即通知對方，并采取一切可能措施減輕損失。不可抗力事件包括但不限于自然災害、戰爭、政府行為等。

6.爭議解決：

本合同的爭議解決機制參照“違約與爭議解決機制”部分的規定。

7.其他：

本合同的未盡事宜，由雙方友好協商解決。本合同一式兩份，雙方各執一份，具有同等法律效力。

附件：

1.需求文檔：包括甲方對行業協會主題年會的具體需求，如活動主題、參會人員、活動日程、場地要求、設備需求等。

2.設計方案：乙方提交的年會活動設計方案，包括場地布置圖、舞臺設計圖、燈光音響設計圖等。

3.技術規格：乙方提供的年會活動所需設備的詳細技術規格參數，確保設備符合活動要求。

4.合同簽訂雙方的有效證件復印件：包括甲乙雙方的營業執照副本、法人代表身份證明等，以證明雙方的合法身份和資質。

5.年會活動策劃書：乙方編制的詳細活動策劃書，包括活動流程、人員安排、費用預算等。

6.現場管理方案：乙方制定的年會現場管理方案，包括安全保衛、衛生清潔、突發事件應對等。

7.付款憑證：甲方支付預付款和進度款的銀行匯款憑證或轉賬記錄，作為支付證明。

8.服務總結報告：年會活動結束后，乙方提交的服務總結報告，包括活動總結、經驗教訓、改進建議等。

9.任何其他雙方認為需要作為合同附件的文件或材料。

附件作為合同的組成